【2024年1月改正】電子帳簿保存法が中小企業が抱える課題と対策

INDEX
    2024年1月に施行された改正電子帳簿保存法が多くの中小企業にとって新たな課題となっています。電子帳簿保存法は、企業が電子化された帳簿や書類を保存する際の基準を定めた法律です。株式会社ハンモックが実施した調査結果を基に、改正電子帳簿保存法が中小企業に与える影響とその対応状況について考察します。

    調査結果の概要

    調査名称:電子帳簿保存法の対応に関する実態調査
    調査調査方法:IDEATECHが提供するリサーチPR「リサピー®︎」によるインターネット調査
    調査期間:2024年5月9日〜同年5月13日
    有効回答:中小企業(従業員数100名〜300名)に勤務する経理・財務・総務担当者108名
    ※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。 調査結果から、2024年1月に施行された改正電子帳簿保存法が多くの中小企業にとって新たな課題になっていることが明らかになりました。具体的な対応状況や課題、今後の展望について以下に詳述します。

    電子帳簿保存法の改定後に業務負荷が増加

    調査によれば、約7割の担当者が業務負荷が増加したと感じています。その内訳として、「大幅に増加した」が15.7%、「やや増加した」が51.9%という結果が出ています。業務負荷が増加した主な理由として、以下の点が挙げられます。

    1.電子化作業の増加

    電子帳簿保存法に対応するため、紙の帳簿を電子化する作業が必要となります。この作業には、スキャニングやデータの取り込み、ファイル名の記載、フォルダの振り分けといった工程が含まれます。

    2.保存要件の理解不足

    保存要件を正確に理解し、それを実践するためには、社員の教育が必要です。しかし、調査では「保存要件を理解できている社員が少ない」と回答した担当者が44.4%に上りました。このため、要件を満たすための正確な作業が困難となり、業務負荷が増加しています。

    3.データ管理の煩雑さ

    電子化された帳簿のデータ管理は、従来の紙の帳簿とは異なるスキルと知識を必要とします。調査では「電子化された帳簿のデータ管理の煩雑さ」を課題とする回答が43.5%に達しました。特に、中小企業では専任のITスタッフがいないことが多く、この負担は大きな問題となっています。

    自動化の遅れ

    電子帳簿保存法に対応するための業務を効率化する手段として、作業の自動化が考えられます。しかし、調査によると、約半数の企業がファイル名の記載、保存、フォルダの振り分けといった基本的な作業が自動化されていないと回答しています。「自動化されていない」と回答した担当者は51.9%に上り、「一部自動化されている」との回答が21.3%、「ほとんど自動化されている」が13.0%、そして「全て自動化されている」はわずか4.5%でした。

    業務負荷軽減のための期待される自動化

    自動化が実現すれば、業務負荷は大幅に軽減されると期待されています。具体的な効果として、以下の点が挙げられます。

    1.手間の軽減

    得意先ごとにファイルを保存する手間が軽減されると回答した担当者が50.5%に上りました。これは、手動で行っていたファイルの分類作業が自動化されることで、業務効率が向上するためです。

    2.確認作業の軽減

    誤ったファイル命名や分類の確認作業の軽減が47.6%と高く評価されています。自動化されたシステムは、正確なファイル名の命名と分類を行うため、ヒューマンエラーが減少し、確認作業の負担が軽減されます。

    3.リネーム作業の手間軽減

    電子化されたファイル名のリネーム作業の手間軽減が45.6%とされています。これは、自動で正しいファイル名を付与するシステムの導入により、リネーム作業が不要になるためです。

    自動化に向けた具体的な対策

    中小企業が業務負荷を軽減し、改正電子帳簿保存法に対応するためには、以下の具体的な対策が求められます。

    1.OCRの導入

    調査では、約6割の担当者がOCR(Optical Character Recognition)の導入を検討していると回答しています。OCRを活用することで、紙の帳簿を迅速かつ正確にデジタルデータに変換することが可能となり、電子化作業の効率が大幅に向上します。

    2.教育とトレーニングの強化

    保存要件を理解できている社員の割合を増やすためには、教育とトレーニングが不可欠です。定期的な研修や勉強会を通じて、社員が最新の要件と技術を理解し、実践できるようにすることが重要です。

    3.専用システムの導入

    電子帳簿保存に特化した専用システムを導入することで、データ管理の煩雑さを解消できます。これにより、データの正確な保存と迅速な検索が可能となり、業務の効率化が図れます。

    4.プロセスの見直し

    現行の業務フローを見直し、不要な手間や重複作業を排除することも重要です。プロセスの簡素化と最適化により、業務負荷を軽減し、効率的な業務運営を実現できます。

    まとめ

    改正電子帳簿保存法の施行により、中小企業は新たな課題に直面しています。業務負荷の増加、保存要件の理解不足、データ管理の煩雑さなど、多くの問題が浮き彫りとなっています。しかし、これらの課題を克服するためには、自動化やOCRの導入、社員教育の強化、専用システムの活用など、具体的な対策を講じることが必要です。
    今後、中小企業が電子帳簿保存法に対応するためには、効率的な業務フローの構築と、業務負荷を軽減するための技術的な支援が不可欠です。高認識制度を誇るAI OCR「DX OCR」は、多種多様なドキュメントを高精度でデータ化し、基幹システムと連携することで、業務の効率化を実現します。こうした技術を活用し、業務負荷を軽減することで、中小企業はより効率的で生産性の高い業務運営を目指すことができるでしょう。

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