データ共有とは何か?紙の帳票やFAXをデータ化する方法と共有に関する注意事項について

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    データ共有は企業活動における業務や作業の中でごく当たり前の仕組みのひとつです。
    そしてDXの推進や働き方改革に伴って、もう一段階上のデータ共有が必要な時代になりました。今までのように紙の帳票をベースとした業務プロセス・作業手順ではなく、電子化・データ化・ペーパーレス化されたデータを共有するのがスタンダードになりつつあるということです。
    今回はデータ共有に関する基礎知識や紙の帳票やFAXをデータ化する方法、そしてデータ共有に関する注意事項についてお話します。


    データ共有に関する基礎知識

    はじめにデータ共有に関する基礎知識について簡単に解説します。

    データ共有とは

    データ共有とはシステムやソフトウェアによって出力された結果、もしくは人力で作成したファイルやデータを必要に応じて、必要な人が扱えるようにすることを指します。単にコピーを配布するようなことではなく、実データ、もしくは実データを参照としたファイルにアクセスして、作業や編集、削除などを行うことを意味します。
    社内や組織内の基幹システムにおけるデータベースやデータの一元管理が進むことで、業務や作業に必要なデータを必要な人が必要な時に得られるようになり、業務スピードの向上、効率化、最適化につながっていきます。

    データ共有と電子化・データ化・ペーパーレス化の関係性

    データ共有はデータとして扱えなければパソコン上で共有できません。例えば、紙の帳票をベースとした業務プロセスの場合、帳票の原紙、もしくは複写やコピーした「物理的な紙」がなければ業務が進まない流れになっていました。
    電子化・データ化・ペーパーレス化が進むことで、物理的な紙は不要となり、パソコンや基幹システム上でデータ共有ができるようになります。紙の帳票の場合ですと、目的の帳票を探す手間、整理整頓する手間、受け渡す手間など手間ばかりですが、パソコンや基幹システムであれば検索すればすぐに見つけることができますし、データの整理整頓も検索して絞り込むだけでまとめることができるので簡単です。同様にネットワーク内でデータ共有できるようにしておけば、受け渡す手間も存在しません。

    データ共有はDXの推進や働き方改革の基盤としても重要

    昨今ではテレワークやリモートワーク、在宅ワークという働き方も浸透してきました。もちろん、業界や業種によって異なる部分ではありますが、家庭環境や社会の情勢に応じて自宅でも働けるのは企業としての強みになります。
    しかし、データ共有がなされておらず、安全に外部から社内ネットワークにアクセスできないような状況ですとテレワークをすることはできません。その他にも紙の帳票による事務作業を続けてしまうということはアナログかつ非効率な働き方でもあり、生産性向上ができず、人的リソースや時間的コストを浪費し続けてしまい、常に余裕がない状況が続いてしまいます。
    電子化・データ化・ペーパーレス化を導入し、業務に必要なデータ共有を可能にすることで、さまざまな余裕が生まれ、余裕が生まれることでDXの推進や働き方改革に着手できるようになるのです。

    紙の帳票やFAXをデータ化する方法

    次に紙の帳票やFAXをデータ化する方法をご紹介します。

    AnyForm OCRで紙の帳票をデータ化する

    AnyForm OCRは当社が提供する帳票データ化ソフトです。AnyForm OCRを導入することで、注文書や納品書など、企業活動における帳票をデータ化できます。OCRの読み取り精度も高くなっており、一昔前のような使い辛さや認識しにくさはありません。
    紙の帳票をベースとした業務プロセスや作業手順では、アナログかつ非効率であればあるほど人的コストと時間的なコストを必要とします。そして、ほとんどの事務作業・バックオフィス系の業務は目視によるチェックや人力によるデータ入力ばかりです。AnyForm OCRを導入することで人的なコストと時間的なコストを削減し、同時に紙の帳票に記載されている情報をデータ化、ペーパレス化することができます。

    AnyForm FAX CTIでFAXの受注業務をペーパーレス化する

    AnyForm FAX CTIは当社が提供するFAX受注システムです。AnyForm FAX CTIを導入することでFAXの受注業務をシステム上で一元管理できるようになり、FAX情報をデータ化、ペーパーレス化できます。
    政府官公庁や公的機関、または一部の民間企業においても「FAXの廃止」が進められていますが、消費者側・ユーザー側・顧客側はまだまだFAXを必要としています。そのため、FAXを廃止・切り捨ててしまうことが必ずしも正解とは言えません。FAXを廃止したことで顧客離れにつながり、将来的に得られたはずの利益を失う結果を招きかねません。
    AnyForm FAX CTIであれば、消費者側・ユーザー側・顧客側に負担を強いることなく、FAX受注業務のペーパレス化が可能となり、顧客離れや将来的に得られる利益を損失することはありません。

    RightFaxで基幹システムから直接FAXを送信する

    RightFaxは当社が提供するFAXサーバーです。RightFaxを利用することで、基幹システムからダイレクトにFAXを送信できるようになります。FAXのために紙に印刷して、FAXで番号を入力、FAXが届いたか確認するなどの手間を限りなくゼロに近づけることが可能です。
    また、RightFaxはFAX送信時の承認フローや相手先FAX番号の自動チェックの機能を備えており、うっかりミスによる誤送信を防ぎます。その他、メール連携、モバイル端末連携、FAX機連携などの機能も備えており、FAXの送信に関する業務や作業の負担が大幅に軽減されます。

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    データ共有に関する注意事項について

    次にデータ共有に関する注意事項について簡単に説明します。

    アクセス制限や権限の割り当てを明確にする必要がある

    OCRやFAXの電子化でデータ化した情報へのアクセス制限や権限の割り当て、同時に責任区分や責任の所在について明確にする必要があります。紙の帳票やFAXの情報をデータ化することで、データ共有が可能になり、データの利便性が高くなるということは、監視および管理を徹底しないとデータに関するリスクや脅威による被害を受ける可能性があるためです。システム的にアクセス制限や権限の割り当てを行うとともに社内規則やルールで文書化しておきましょう。

    データ化された情報が情報漏洩やデータの改ざんの標的になりやすい

    OCRやFAXの電子化でデータ化した情報はサイバー攻撃や内部不正による情報漏洩やデータの改ざんがしやすくなってしまうということを理解しておきましょう。外部からのサイバー攻撃に対するセキュリティを強化するとともに、内部不正をしない・させないような環境作りが求められます。せっかく電子化・データ化・ペーパーレス化によってデータ共有が可能となったのに、結果的に情報漏洩やデータの改ざんなどのセキュリティインシデントを引き起こしてしまってはプラスマイナスゼロどころか、マイナスになってしまうということを覚えておくことが大切です。

    データ共有のために利益や売上の低下や顧客離れを起こしてはいけない

    データ共有のため、効率化や最適化のためとはいえ、ペーパーレス化を急ぎすぎてしまうと、利益や売上の低下、顧客離れを引き起こす恐れがあります。例えば、FAXによる注文を主軸とする優良顧客、定期的かつ継続的に注文をしてくれる個人のお客様など、ペーパーレス化のために犠牲にしてはならないということです。もちろん、FAXの代替となる手段が見つかり、顧客や個人のお客様に段階的にFAXから離れてもらうような場合は別ですが、無理にペーパーレス化を進めて、企業としての信頼を失ったり、将来的に得られる利益を失ったりすることのないよう注意してください。


    まとめ:データ共有の利便性を保ちつつ、顧客対応も疎かにしないことが大事

    今回はデータ共有に関する基礎知識や紙の帳票やFAXをデータ化する方法、そしてデータ共有に関する注意事項についてお話しました。
    データ共有やペーパーレス化は今まで当たり前だった「アナログで非効率な事務作業」をデジタル技術に任せることで、時間的なリソースを増やし、心理的な負担を軽減して「生産性の向上」につなげるのが目的です。

    生産性の向上はDXの推進や働き方改革にもつながっていくことから、データ共有やペーパーレス化によって、働く人がより良い環境を得られること、ムリ・ムダ・ムラのない職場環境が構築できることを理解し、前向きかつ積極的に導入することをおすすめします。
    当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、データ共有のための電子化・ペーパーレス化・データ化を可能する仕組みを備えておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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