電子データとは何か?アナログな紙の事務作業から脱却すべき理由と具体的な方法について

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    政府官公庁や地方自治体、公的機関においてもDXの推進が掲げられ、FAXやハンコの廃止などに注目が集まっています。
    民間の企業や組織としても、いつまでもアナログかつ非効率な紙の事務作業に拘っていては、同業他社に遅れを取るだけでなく、企業や組織としての成長が停滞する要因になりかねません。
    今回は電子データに関する基礎知識やアナログな紙の事務作業から脱却すべき理由、そしてアナログな紙の事務作業から脱却するための具体的な方法についてお話します。


    電子データに関する基礎知識

    はじめに電子データに関する基礎知識について簡単に説明します。

    電子データとは何か

    電子データとはパソコンやスマートフォン、タブレットなどのコンピューターで取りこめるデータを指します。電子データは0と1の集まりであり、一定の規則に沿って並ぶことで様々な情報を保存・再現できます。電子データにはファイル形式があり、プログラムとして実行可能な「.exe」やExcelであれば「.xlsx」、Wordであれば「.docx」写真であれば「.jpeg」といった形で拡張子によって判別できます。
    昨今では電子データによる各種申請も進みつつあり、将来的には企業や組織として公的機関および地方自治体とのやり取りは主に電子データになることも考えられます。既に海外では官民一体となって電子的な処理や申請が進んでいる国も存在しており、電子データを用いた電子化・ペーパーレス化は現実のものとなっています。

    データ化・電子化・ペーパーレス化が業務に及ぼす影響

    そもそも、データ化・電子化・ペーパーレス化とは、今まで紙の帳票や書類によって管理されていた情報をコンピューターで扱えるようにすることを意味します。言い換えれば、データ化や電子化、ペーパーレス化は事務作業を電子的に行うようにすることだと言えます。

    データ化・電子化・ペーパーレス化で得られるポジティブな効果
    ・事務作業の効率化や最適化
    ・時間的なコストの圧縮
    ・事務作業における負担の軽減
    ・うっかりミスやヒューマンエラー、ケアレスミスの低減

    DXの推進(デジタルトランスフォーメーション)について

    DXの推進は適応する範囲や業務によって異なるものの、データ化・電子化・ペーパーレス化の部分においては事務やバックオフィス系の仕事を奪うようなものではなく、むしろ事務やバックオフィス系の業務に携わる方の業務スピードの改善や効率化を進めるためのものと言えます。
    また、少子高齢化や人口の多い現役世代の退職、多様化する働き方や生き方が存在する現代において、人材を確保しつつ、生産性の向上を推進するためにもDXの推進は必要不可欠とされています。
    機械に任せればミスなく、一瞬で終わるような作業は機械に任せること、貴重な人的リソースは生産性のある仕事に集中させて、無理や無駄のない職場環境を整えるべき時代が訪れているということです。


    アナログな紙の事務作業から脱却すべき理由

    次にアナログな紙の事務作業から脱却すべき理由について解説します。

    ペーパーレス化の技術の浸透・普及が進んでいるため

    一昔前であれば、紙に手書き、目視によるチェック、紙からパソコンに転記、プリンタから印刷など紙をベースとした業務が当たり前だったと言えます。それぞれに確認のハンコを押したり、証人のプロセスを踏むこと自体が「仕事」とされた時代であり、実際に今でもそのような形で業務プロセスが形成されている企業や組織もまだまだ珍しくありません。
    しかし、現代においてはペーパーレス化の技術が進化し、ペーパーレス化が浸透・普及が進んでいる段階です。先進的な企業や組織であれば、完全なペーパーレス化を実現しているケースもあります。企業や組織における活動をペーパーレス化することで、業務スピードが早くなり、無駄な作業をしない、無理をさせないような環境を構築するのは決して難しいことではありません。

    一元的な情報管理がしにくい

    紙の帳票や書類は一元的な管理がしにくい側面があります。また、電子データと違ってメタデータやプロパティ情報のすべてを印刷する訳ではないため、あくまでも印刷された情報でしかなく、電子データと比べて圧倒的に情報量が少ないです。
    電子データであれば、一元的な情報管理とともに、関連する情報の紐付け、メタデータやプロパティ情報による検索や処理の効率化など、目視によるチェックや人力による処理ではできないような最適化や効率化を可能とします。そのため、紙の帳票や書類によって事務作業を行っている場合と電子データで事務作業を行っている場合では、時間的なコストや人的資源のためのコストに大きな差が出てしまいます。

    アナログかつ非効率な事務作業に対応するためのリソースやコストの削減

    例えば、OCRやFAXの電子化、RPAなどを活用できる事務作業があり、機械と人間で勝負をしたら、圧倒的に機械の方が早く正確に処理できるのは明白です。そして、アナログかつ非効率な事務作業に対応するためには人的リソース、時間的なコストを多く必要とします。
    電子データを基軸として事務作業のDX推進を行うことで、人的リソースの確保、コストの削減につながり、貴重な人材を有効活用できるようになります。同様に生産性の向上につながるようになれば、結果として従業員の働き方や生き方に対して柔軟に対応できるのもメリットです。機械に任せることで人間が楽をすること、時間的にも肉体的にも、心理的にも余裕を生み出すことが可能となるのです。

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    アナログな紙の事務作業から脱却するための具体的な方法

    次にアナログな紙の事務作業から脱却するための具体的な方法をご紹介します。

    OCRで紙の帳票の電子化

    紙の帳票から転記、紙の帳票に手書きなどの作業から脱却するために、まずはOCRで紙の帳票を電子化しましょう。OCRによって帳票に記載されている情報を電子データとしてデータベースに取りこめるようになるだけでも、事務作業の負担は大幅に軽減されます。
    優秀なOCRでも最終的な確認として目視でチェックする必要はありますが、紙の帳票を1枚1枚人力で処理するよりは確実に処理が早くなります。実際に金融業界、不動産業界において、年間何百時間もの作業時間の軽減につながっているケースも珍しくないこと、RPAと組み合わせることでさらに時間の圧縮や短縮が可能になることもOCRを導入すべきと言えます。

    FAXも電子データで送受信を行う

    FAXも電子データで送受信することができます。FAXの難点である送られてきて印刷された紙の注文書、申込書などの処理が不要となり、ディスプレイ上で事務作業ができるようになります。基幹システムと連携できる仕組みを備えているものを選ぶことで、取り込んだデータを直接基幹システムで認識、その後の処理を基幹システム上で進めることが可能です。
    企業や組織としてはペーパーレス化を進めたいと思っていても、業界や業種によってはFAXによる注文、申し込みの割合が多く、利益や売上のことを考えるといきなりFAXの廃止が難しいこともあります。FAXを電子データで送受信を行えるようになれば、顧客やお客さまを置き去りにすることなく、利益や売上も失わずに電子化、ペーパーレス化が進められるということです。

    段階的に「紙に書く」という工程を減らしていくことが大事

    電子データによる一元管理、DXの推進は大切ですが、いきなりアナログな紙の事務作業から完全に脱却する必要はありません。なぜなら、顧客やお客さまに迷惑を掛けるだけでなく、業界や業種、または部門や部署によっては調整が難しい場合もあるからです。同様に完全なペーパーレス化を実現することが可能な時代ではありますが、紙やFAXによる注文や申し込みが廃止になることで利益を損ねるようなことがあってはなりません。
    段階的に顧客が紙に書く、従業員が紙の上で作業をするという工程を減らしていきながら、利益や売上を損ねないようにすること、無理にペーパーレス化を進めて、かえって業務スピードが遅延・停滞しないよう注意することを意識することが大切です。


    まとめ:アナログな紙の事務作業からの脱却に前向きに取り組もう!

    今回は電子データに関する基礎知識やアナログな紙の事務作業から脱却すべき理由、そしてアナログな紙の事務作業から脱却するための具体的な方法についてお話しました。
    アナログな紙の事務作業からの脱却とは「IT技術を用いて人間が楽をすること」と言えます。同業他社がペーパーレス化や業務の電子化を進めている中、アナログな方法に固執していては、企業や組織としての成長を妨げるだけでなく、利益や売上に到達するまでのスピードに遅れを取るということを理解しましょう。
    当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、OCRによって紙の帳票を電子化、FAXも電子データで送受信を行うことが可能になります。その他にも基幹システムやRPA、外部ツールやオンラインサービスとの連携もしやすくなっておりますので、ぜひとのこの機会にご相談、お問い合わせください。

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