地方自治体や一部の民間企業において電子決裁・電子申請・電子契約などの技術の導入および検討が進んでいます。
まだまだ紙による決裁・申請・契約が主流である日本ですが、将来的にはオンラインかつ電子的な処理がごく自然な形になるのは明白です。
今回は、電子決裁に関する基礎知識や地方自治体における電子決裁の現状、そして電子決裁による民間企業への影響についてお話します。

電子決裁に関する基礎知識

はじめに電子決裁に関する基礎知識ついて簡単に説明します。

電子決裁とは

電子決裁とは紙の帳票を用いた申請・承認・許可・決裁などの流れを電子化する技術を指します。ペーパーレス化による紙資源の削減や電子化によるスピーディな決裁ができるようになることから、公的機関や民間企業においても導入や普及が進みつつある技術です。
実際にデジタル庁の創設に伴い、公的機関・地方自治体においても加速度的にDXの推進が行われ始めました。まだまだ初動のスピードは早いとは言えませんが、実務や現場で対応しやすい環境が整えば、規模によらず急速に普及する可能性は非常に高いと言えます。

電子決裁が必要とされる背景

電子決裁が必要とされる背景にはDXの推進や働き方改革、そして生産性の向上などが挙げられます。いわゆる一昔前のアナログかつ非効率なやり方から脱却することでもあり、電子決裁が進めば決裁に要していた時間的なコストや無駄が削減されたり、オンラインで申請や承認ができるようになることで時間や場所を問わずスムーズなやりとりが可能となります。
労働人口の減少が進みつつあり、現役世代の引退が進めば進むほど、業界や業種問わず人材不足、人員不足による影響が深刻化します。そのため、紙の帳票による業務の遅延や作業の停滞など、電子化すれば解決できる問題はどんどん解決しなければならないことから、電子決裁やオンラインによる申請が必要とされています。

電子決裁を導入および利用する際の注意点

電子決裁を導入および利用する際の注意点として、電子化した情報や処理はデータの改ざんや情報漏洩など、サイバー攻撃の標的、もしくは内部不正の対象になってしまうことがあります。
そのため、電子化によって利便性が高まると同時に、悪意のある第三者に狙われることを予測しておく必要があります。企業や組織として、さらにセキュリティを強化すること、新しい技術を取り入れるタイミングで、その技術の脆弱性や弱点を理解し、安心・安全に技術のメリットとなる部分を享受し、デメリットとなる部分を極力排除するよう努めなくてはならないということです。

地方自治体における電子決裁の現状

次に地方自治体における電子決裁の現状を解説します。

2021年6月中旬時点の対応状況

参考元：地方公共団体におけるテレワーク推進のための手引き - 総務省
https://www.soumu.go.jp/main_content/000746987.pdf

上記参考元のURL（2021/04/25）のPDF資料内にある調査「テレワークに利用可能なツール（令和 2 年・複数回答）」によりますと、電子決裁について都道府県ベースで66％、政令市で88.2％、101人以上の市区町村で26.6％、100人以下の市区町村で7.9％という結果が出ています。
都道府県ベースで電子決裁自体の認知や導入を検討しているのが約7割、政令市で約90％であることを考えると電子決裁が当たり前になるのもそう遠くないように見受けられます。その反面、政令市以外の部分では極端に数字が下がっていることもあり、まだまだ地方自治体の細部にまでは浸透していない、または対応しきれていないことが推測できます。

直近での電子決裁に関する指標や提示されている情報

参考元：各府省における内部手続の見直し事例
https://www.cas.go.jp/jp/seisaku/ryohi_kaikei/kanjikai_dai4/siryou3-3.pdf

上記参考元のURL（2020/06/22）のPDF資料によりますと、各府省におけるさまざまな申請において、「電子決裁やメール等の活用により押印や書面を要しない措置を講じていただきたい」と明確に示されています。決裁に関連する項目においても同じような文言が盛り込まれていることから、電子決裁の導入に関する検討が明確であることがわかります。
政府官公庁や公的機関、地方自治体においても実地テストや導入テストが進み、実務での利用が本格化する可能性が非常に高いことを示しています。そのため、進捗状況によっては申請や決裁に関して民間企業や組織としても対応できるよう前もって準備しておくべきと言えるでしょう。

デジタル庁の活動状況や予定されている今後の展開

参考元：デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針
https://www.kantei.go.jp/jp/headline/tokushu/digital.html

上記参考元のURL（2020/12/25）の掲載PDF資料「デジタル社会の実現に向けた改革の基本方針の概要」によれば、基本的な方針は定まっているものの、具体的にどのような技術をいついつまでに導入し普及させるといった指針は示されていません。
ニュースや報道などでは「ハンコの廃止」や「FAXの廃止」が伝わってくるものの、民間企業や組織に直接的に影響するような施策は2021年6月中旬現在では明確には伝わっていないと言えます。
もちろんまだデジタル庁自体が準備段階であるため当然とは言えますが、今後のデジタル庁に関する情報発信や各省庁から発表される情報に目を向けておき、具体的な進捗状況を把握しておくことは企業や組織として必須だと覚えておきましょう。

電子決裁による民間企業への影響

次に電子決裁による民間企業への影響を解説します。

納税や各種申請がオンラインで済むようになる

電子決裁の民間企業や組織への影響として、納税や各種申請がオンラインかつペーパレスで済むようになります。電子的、データ的な管理が可能となるため、社内や組織内においても申請書類や申請に要するデータの管理がしやすくなるでしょう。
また、紙の帳票による申請とは違い、物理的な紙を必要としない分、期限等はあるにせよ時間や場所にとらわれずに申請ができるのも利便性が高いと言えます。同時にペーパーレス化が当たり前になれば、紙の帳票の管理や廃棄など、物理的な個人情報の管理をせずに済むことも大きなメリットです。

必要となる機器や知識、セキュリティ基盤がないと対応できない

電子決裁はオンラインかつペーパーレスの技術を利用するため、必要となる機器や知識、セキュリティ基盤がないと対応できないため、民間企業や組織として準備しなくてはなりません。OCRによるペーパーレス化、FAXの電子化など、今すぐにでも導入できる技術はどんどん前向きに導入を検討すべきです。
政府官公庁や公的機関、地方自治体が電子決裁を実現したタイミングでこれに対応しきれなければ、電子決裁による利便性や恩恵を享受できなくなってしまいます。そのため、現時点で企業や組織の活動で活用できる技術を受け入れて、電子決裁も含めた新しい技術の受け皿を構築しておく必要があります。

マイナンバーカードの取得など浸透まで手間に感じる場合も

電子決裁や電子申請によってはマイナンバーカードが必要となる可能性もあるため、マイナンバーカード自体の普及状況も影響してくると言えます。マイナンバーカードの取得自体は難しいものではありませんが、マイナンバーカードを安心・安全に取り扱うための技術や知識、ノウハウがゼロの状態から始まるため、浸透するまで、慣れるまで手間に感じることもあるでしょう。
また、現時点においても、マイナンバーカードを活用しきれていないような申請手順が存在することもあり、申請される側である地方自治体などの電子決裁への対応自体が浸透するのも時間が掛かる可能性があります。とはいえ、ある程度のことは予測しておき、可能な範囲でマイナンバーカードの知識や理解を深めておくこと、OCRによるペーパーレス化やFAXの電子化など、導入しやすい技術から導入しておくべきということは覚えておきましょう。

まとめ：電子決裁に対応するためにペーパーレス化を推進しておくことが大事

今回は電子決裁に関する基礎知識や地方自治体における電子決裁の現状、そして電子決裁による民間企業への影響についてお話しました。
電子決裁が当たり前の時代がまもなく訪れることを考えると、企業や組織としても対応するための基盤を整えるべきと言えます。ペーパーレス化やデータ化、電子化を少しずつ取り入れながら、新しい技術に慣れていくことをおすすめします。
当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、電子決裁の基盤となるペーパレス化・データ化・電子化がスムーズに実現できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。