企業や組織におけるアナログからデジタルへの移行はDXの推進や働き方改革、生産性の向上などさまざまな事柄に影響があり、既にデジタルへ移行できた企業や組織も増えてきたことを考えると、出遅れてはならないと焦ることもあるでしょう。
しかし、アナログからデジタルと言われても、具体的なことはわからないし、何よりも今までの業務プロセスや作業手順で問題なく進められているとなれば、デジタルへの移行に必要性を感じられないのも当然です。
今回はアナログからデジタルに移行する際の課題や問題、デジタル化に関する課題や問題が解決できない場合の未来について、そしてアナログからデジタルへの移行に悩んだ時に実践すべきことについてお話します。

アナログからデジタルに移行する際の課題や問題

はじめにアナログからデジタルに移行する際の課題や問題について簡単に説明します。

デジタルに移行できる部分と移行できない部分がある

企業や組織における業務や作業において、デジタルに移行できる部分とできない部分があるため、アナログからデジタルに「移行できない」と考えてしまうことがあります。例えば、ペーパーレス化をしたいが、いきなり全ての紙の帳票による事務処理をペーパーレス化するのが難しく感じられるため、現実的ではないと考えてしまうのです。
その他にもFAXの廃止という形でペーパーレス化を考えてしまうことで、FAXの廃止によるデメリットが先行してしまい、結果としてペーパーレス化そのものを進められなくなってしまいます。結局、これらのデジタル化できる部分とできない部分が重なり合ってしまうことで、デジタル化自体が進まなくなるのです。

業界や業種によってデジタル化すること自体に向き・不向きがある

業界や業種によってデジタル化すること自体に向き・不向きがあるのも課題や問題と言えます。単純にテレワークを導入できる業界や業種もあれば、直接の顧客対応や対面での業務を必要とする業界や業種もあるということです。
そのため、「うちの業界ではデジタル化は無理だろう」と大雑把に考えてしまい、アナログからデジタルに移行できる部分もそのまま放置されてしまうのです。また、業界や業種的にIT技術を必要としない、昔からIT技術と縁遠い場合はデジタル化自体に興味を持てないこともあるでしょう。

デジタル化できるのに、デジタル化しないケースがある

企業や組織の体質的にデジタル化できるものをデジタル化しないケースも課題や問題と言えます。実際問題として業務プロセスが順調に動いており、作業手順通りに仕事をしていれば売上や利益になるとすれば、あえてコストをかけてまでデジタル化する必要がないと考えるのは当然と言えます。
しかし、DXの推進や働き方改革も含めて、現時点というよりも近い将来における労働力不足への対処や生産性の向上という視点において、デジタル化は必要とされています。言い換えれば、現時点でアナログのままで大丈夫だからデジタル化しなくても良いということではないのです。

デジタル化に関する課題や問題が解決できない場合の未来について

次にデジタル化に関する課題や問題が解決できない場合の未来について解説します。

同業他社やライバル企業との競争力に欠け、コストを浪費する

同業他社やライバル企業のデジタル化が進めば、企業としての競争力に欠けることになります。同時に人的・時間的・金銭的なコストを浪費し続けることで、企業としての体力も消耗し、いずれ枯渇する可能性が高まります。
実際にデジタル化によって年間数百時間もの事務作業に要する時間を削減している場合と今まで通りに時間と人員を要する場合とでは雲泥の差があることは明白です。

新しい技術を導入しにくくなり、かつ新しい働き方にも対応できない

デジタル化は新しい技術を導入する受け皿の構築にも必須であると言えます。そのため、デジタル化が進まなければ、新しい働き方にも対応できません。
例えば、従業員の産休や育休のタイミングやその前後で、時短かつテレワークに対応している企業とそうでない企業であれば、前者に勤めたいと考えるのが普通です。同時に時短やテレワークに対応したことで、優秀な人材や長く勤めてくれた人材を逃しにくくなります。
その他にもペーパーレス化や電子化が進まなければ、テレワーク自体ができない可能性が高いですし、今後、当たり前になるとされる電子決裁・電子申請などに対応しにくくなる可能性も決してゼロではありません。

DXの推進が実現できないこと自体が企業や組織としての存続を危うくする

DXとはデジタルトランスフォーメーションの略称であり、デジタルの変革を意味する言葉です。日本としても国を挙げてDXの推進に取り組んでいるのは、デジタルの変革に乗り遅れてしまえば国としての成長が停滞することを危惧しているからと言えます。
企業や組織としても同様であり、DXの推進が実現できないこと自体、近い将来、企業や組織としての存続を危うくします。事実、2020年初頭に発生した新型コロナウィルス感染症（COVID-19）の影響により、テレワークができるか否かで従業員の安全性が確保できるかどうかがわかれました。飲食業においてはアプリやオンラインでの注文や宅配に対応できたか、アパレル業界や小売業であれば、ECに対応できたかどうかで利益の差が出ています。実際に利益や売上を確保できず、事業を畳むことになったケースもニュースや報道で流れてくることを考えると、決して他人ごとではないと考える必要があります。

アナログからデジタルへの移行に悩んだ時に実践すべきこと

次にアナログからデジタルへの移行に悩んだ時に実践すべきことをご紹介します。

簡単な作業からデジタルへ移行する

アナログからデジタルへ移行する際は、極端に考えることを避けることです。まずは簡単な作業からデジタルに移行するのがおすすめです。考え方としては、業務のすべてをデジタル化するというよりもデジタル化しやすい部分をデジタル化すること、導入テストや運用テストを行って実際に時間の短縮、労力の削減になるかをチェックすることが大切です。

OCRやFAXの電子化など既に同業他社が導入できている技術を受け入れてみる

事務作業はデジタル化と相性が良いため、OCRによる入力作業の削減と紙の帳票のペーパーレス化、またはFAXの電子化など、既に実現している技術、実務や現場で利用されている技術を受け入れてみると良いでしょう。
特に同業他社が既にOCRやFAXの電子化を導入しているのであれば、最低でもそれらの技術は導入すべきと言えます。それだけでも極端に企業競争力の差が開くことはありませんし、同時に新しいデジタル技術の導入できる受け皿の構築にもつながります。

デジタル化に関連する技術を積極的に調べて導入を検討してみることも大事

アナログからデジタルに移行する技術は世の中にたくさんあります。DXの推進を停滞させないためにも、デジタル化に関連する技術の導入を積極的に検討してみることも大事です。逆に言えば、デジタル技術に関する知見を増やさず、導入の検討どころかDXの推進に完全に背を向けていては、いずれ企業や組織として限界が来るということを理解しておきましょう。
極端なことを言えば、現代において東京から大阪へ歩いていく人はいません。新幹線や飛行機を利用することで、圧倒的に時間の短縮になりますし、何よりも労力を必要としないからです。
企業や組織における業務や作業も同様であり、時間の短縮や労力の削減ができる技術を積極的に受け入れることが重要であり、既にそういった技術を導入している企業や組織が新しい技術を受け入れることで、どんどん成長・進化しているということを知っておいてください。

まとめ：アナログの非効率な部分から目を背けないことを意識しよう

今回はアナログからデジタルに移行する際の課題や問題、デジタル化に関する課題や問題が解決できない場合の未来について、そしてアナログからデジタルへの移行に悩んだ時に実践すべきことについてお話しました。
アナログなやり方で困っていない場合においても、デジタルに移行することで事務作業やバックオフィス系業務の負担が減り、日々の業務に余裕が生まれるのは間違いありません。デジタルへの移行に伴う変化に対して、不必要に不安を感じることなく、OCRによるペーパーレス化やFAXの電子化などの技術の導入を前向きに検討することをおすすめします。
当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、事務作業やバックオフィス系業務をアナログからデジタルへの移行もスムーズになりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。