日本の企業においてハンコ文化は業務プロセス・作業手順の中に自然な形で溶け込んでいると言えます。
しかし、当たり前のように思っていたハンコ文化ですが、DXの推進にともない「脱はんこ」という風潮の方がスタンダードになってきたのも事実です。
今回はハンコ文化のメリットとデメリット、そして脱ハンコを実現するために必要なことについてお話します。

ハンコ文化のメリット

はじめにハンコ文化のメリットについて説明します。

上長や関連する部署・部門の承認および確認がしやすい

ハンコ文化のメリットとして上長や関連する部署・部門の承認および確認がしやすいというものがあります。ハンコ文化が長く浸透していた理由であり、ハンコをもらうこと、ハンコで承認や確認することが当たり前になってしまった原因とも言えます。企業や組織の規模によっては書類への捺印や確認の業務が肥大する要因にもなっています。

ハンコひとつで責任区分が明確になり、かつ証拠が残る

日本のハンコ文化におけるハンコは、ハンコひとつで責任区分が明確になること、同時に証拠が残ることがメリットです。極端なことを言えば本人がハンコを押していなくても、本人の責任になってしまうことがあります。しかし、現実問題として日本におけるハンコの効力は強く、社内や組織内以外、例えば顧客との契約においてもハンコの有無は今でも重要視されているため、ハンコを蔑ろにできなくなってしまった要因でもあるでしょう。

ハンコをもらう際にコミュニケーションが生じる

ハンコ文化の日本では、ハンコを押すこと自体が業務プロセスや作業手順に含まれていることから、ハンコをもらう際にコミュニケーションが生じるというメリットがあります。いわゆるテレワークでハンコが問題視されている話題の真逆の部分であり、年齢や世代、役職を越えてコミュニケーションが取れる良い機会とされていたということです。
これらのことから、ハンコ文化のメリットは、今まで当たり前だったからこそメリットとして認識していたようなものであり、DXの推進や働き方改革など、効率化や最適化の観点から見るとメリットと言えないような部分があることが理解できます。

ハンコ文化のデメリット

次にハンコ文化のデメリットについて説明します。

承認や意思決定、契約までのプロセスが遅く、時間的なコストが肥大する

ハンコ文化のデメリットとして、ハンコを押す回数が多ければ多いほど承認や意思決定、契約までのプロセスが遅くなることが挙げられます。結果的にひとつの業務・作業が完結するまでの時間的なコストが肥大し、企業活動全体が遅延してしまうのです。
これらは社内や組織内だけでなく、顧客との契約においても同様であり、遠方に出向いて契約の判をもらわなければならなかったり、せっかく出向いても責任者が出張や不在であったりするなど、双方にとってマイナスでしかないと言えます。

ハンコのために出社やハンコのために業務が遅延など無駄が多い

テレワークが可能な業界や業種であるにも関わらず、ハンコのために出社しなければならない、ハンコのために業務が遅延するなど無駄が多いのもデメリットです。実際にハンコをもらえないだけで先に進められない、担当者が休み・不在でハンコがもらえず交渉に入れないなど、利益や売上に影響するような実務、もしくは関連する業務においても悪影響でしかありません。
しかし、現実問題として脱はんこができていない場合でも、企業や組織における仕組みである以上は厳守しなければならないこと、簡単にはルールを変えることはできないなどの理由で未だにハンコから脱却できないような企業や組織が存在するのも確かです。

実質的、本質的にはハンコによる承認や確認が機能していない

ハンコ文化の最大のデメリットと言えるのが、実質的、本質的にはハンコによる承認や確認が機能していないことです。極端なことを言えば、他人が代わりにハンコを押したり、きちんと書類や帳票をチェックせずに捺印してしまったりすることが現実問題として発生しています。ハンコを押すこと自体が日々の業務の中の流れ作業になっており、確かにハンコは押されているが、ハンコを押す意味が失われているということです。
もちろん、何らかの決済や契約であればしっかりとチェックすることもあるでしょう。きちんと判断した上でハンコを押すかもしれません。しかし、それらは紙の書類や帳票にハンコを押さなくても承認や判断することは決して不可能でありません。
昨今では電子申請なども少しずつ普及しつつあり、政府官公庁、地方自治体、公的機関においてもDXの推進とともに進められています。技術的には電子契約のような形で企業間、BtoBによる契約を可能とするサービスも出てきました。
これらのことから、ハンコ文化によるデメリットはアナログかつ非効率な方法からの脱却や返却ができないことで続いてしまっているだけであり、ハンコ文化そのものを続ける意味を見つけるのは難しいことがわかります。

脱はんこを実現するために必要なこと

次に脱はんこを実現するために必要なことについて解説します。

承認や申請のプロセスの電子化を検討する

今すぐは難しくても、将来的に承認や申請のプロセスの電子化を検討しておきましょう。公的機関の電子申請などは進んでいますので、それらを基準として進めても良いかもしれません。また、技術的には電子契約のような仕組み・サービスの提供や普及も進んでいるので、場合によっては導入を検討しても良いと言えます。同時にBtoCとして顧客やお客様、ユーザーとの取引や契約についても、段階的にオンラインやアプリで行えるようにすることも検討すべきです。ただし、電子化を急ぎすぎてしまうとアナログな方式を好むユーザー層を置き去りにしてしまうことになり、結果的に将来的に得られる利益が目減りする可能性があるので注意してください。

ハンコによる承認や確認を必要とする帳票を精査する

本当にハンコによる承認や確認が必要なのか、社内や組織内の帳票を精査することも重要です。単に流れ作業でハンコを押しているような部分があれば、改善箇所として把握しておきましょう。実際には法的な根拠となるような場面においては、まだまだハンコの効力が強い場合があります。そのため、脱はんこをしたら責任の所在がわからなくなった、誰が責任を持って承認や決済したのかわからないといったようなことになりますので、充分に注意しましょう。
この段階でハンコでなくてもコミュニケーションツールや何らかのシステム的なチェックで代替が可能な部分はオンラインでの申請や承認、決済に切り替えることをおすすめします。

ペーパーレス化・電子化・データ化の基盤を整える

承認や申請のプロセスを電子化するためには、紙の帳票をベースとした事務処理やバックオフィス系業務のペーパーレス化・電子化・データ化を進める必要があります。OCR導入による帳票のデータ化、FAXの電子化やペーパーレス化など、業務に直接影響する部分からDXの推進を行いましょう。
現実問題として紙の帳票をベースとした業務体制から脱却できなければ、脱はんこどころかDXの推進はできません。まずは普段の業務プロセスや作業手順の一部からDXの推進を行うようなイメージを持ち、少しずつ技術を受け入れる体制を確立し、その他の技術も取り込めるような職場環境を構築することを意識してみてください。

まとめ：将来的に承認のプロセスを電子化するためにもペーパーレス化を進めよう

今回はハンコ文化のメリットとデメリット、そして脱ハンコを実現するために必要なことについてお話しました。
日本におけるハンコ文化は「当たり前」だったからこそ、デメリットが注目されずに残ってきた風習と言えます。日本人の気質やハンコ文化が当たり前の世代が現役の段階では、今すぐ、完全になくなることは難しいかもしれませんが、いずれ必要とされなくなるのは明白です。だからこそ、ハンコを必要としない「脱はんこ」に対応できる承認のプロセスの見直しや電子化が必要になります。そのためにも企業活動におけるペーパーレス化・データ化を進めておき、脱はんこが現実的になった時に対処できるようにしておきましょう。
当社が提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズを導入することで、脱はんこ＝承認のプロセスを電子化するための前提となる「紙の帳票やFAXのペーパレス化・データ化が可能」となります。脱はんことともに古く非効率な事務作業から脱却するための準備に役立ちますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。