FAXを廃止するか、それともデジタル化するかお悩みではありませんか。FAXにおけるデジタル化も含めて、効率化を進めたいのであれば、どのような技術・サービスがあるのか把握し、選定した上で導入しましょう。
今回はFAXをデジタル化する際の判断基準、そしてFAXのデジタル化および効率化に役立つ技術およびサービスについてお話します。

FAXをデジタル化する際の判断基準

はじめにFAXをデジタル化する際の判断基準について解説します。

FAXを好む顧客やユーザーの数

FAXのデジタル化を検討する際、まずはFAXを好む顧客やユーザーの数を把握しましょう。例えば、顧客やユーザー数が50未満、かつそれぞれが月に1回程度であれば、「今すぐに」FAXのデジタル化を進めなくても良いかもしれません。
同時に「FAXのみ」または「他の手段もOK」といった形でアンケートを取るなどして、具体的な数字を算出し、アプリや公式サイトによる受発注、メールでの注文が可能な顧客を洗い出すことで、本当に今すぐFAXのデジタル化が必要か判断しやすくなります。

FAXによる利益や売上などの数字

FAXを介した利益や売上などの数字も大切です。極端なことを言えば、利益や売上の数％、もしくは1％以下であれば、FAXのデジタル化に要する手間や維持費用の方が高くつく可能性もあります。
逆に、FAXを介した利益や売上が10％以上、もしくは50％以上など過半数となる場合は、FAXのデジタル化を早めることをおすすめします。FAXのデジタル化によって、利益や売上に到達するまでの時間が大幅に短縮されるのが理由です。
同様に金額的には小さい、FAXを介した利益や売上が主な収益源ではない場合、顧客ごとに他の方法を薦めたり、個別の対応したりすることでFAXそのものの廃止も視野にいれておくと良いでしょう。

FAXで対応している業務の範囲

FAXで対応している業務の範囲は広いが、処理数が少ない、同じく業務の範囲は狭いが、やはり処理する枚数が少ない場合は、無理やりFAXのデジタル化を推し進めなくても良いかもしれません。
逆に、業務の範囲が広い、または狭くても、処理枚数が多い場合はFAXのデジタル化を早急に進めるべきです。視点を変えて説明しますと、FAXによる事務処理はあるものの、目視によるチェックと人力での入力作業に困っていないのであれば、他のDX推進に注力した方が効率化や最適化が進むということです。

FAXで対応する業務に要する労力および時間

FAXで対応する業務に人も時間も多く必要とする場合、やはり早急にFAXのデジタル化を進めるべきです。特にバックオフィス系の業務や事務系の作業など、FAXに要する労力や時間を浪費し過ぎてしまい、ボトルネックになっている可能性があります。
FAXのデジタル化や電子化を行えば、入力作業も削減され、かつ処理に要する時間も大幅に軽減できます。もちろん、前述した顧客やユーザーの数、利益や売上に対するパーセンテージ、対応している範囲などの判断基準です。その上で「人員不足やボトルネック、属人化となっているか」という視点で考えた場合に、人的資源と金銭的なコストを浪費しているかどうかを重視することも大切だと覚えておきましょう。

FAX以外の部分でIT化やデジタル化が進んでいるかどうか

FAXのデジタル化を検討している場合、DXの推進、ペーパーレス化、オンライン化など、他のIT化やデジタル化を進めていることもあるでしょう。もし、FAXの事務処理に要する労力や時間に負担を感じていないのであれば、他の部分の最適化や効率化を進めてからでも遅くはありません。
例えば、FAX以外の紙の帳票上にある情報の入力業務、日々蓄積され、処理しきれない書類などをOCRによってデジタル化を進めたり、アプリや公式サイトなど、オンラインによる受発注や申し込みに注力したりするなど「今、どこに力を入れれば、もっとも効率的か」と考えることが大切です。

FAXのデジタル化および効率化に役立つ技術およびサービス

次にFAXのデジタル化および効率化に役立つ技術およびサービスをご紹介します。

OCRによるFAX用紙の読み込みによるデジタル化

FAXのデジタル化は、印刷されたFAX用紙をOCRでスキャンし、読み込むことでデジタル化できます。FAX以外の印字された帳票や書類が多い場合に、一括で処理を進められるため非常に効率的です。
文字認識の精度が高いOCRであれば、スキャン後の目視によるチェックも短時間で済みますし、部門や部署内に関連する帳票であれば、業務標準化もしやすくなります。

FAXを印刷せず、そのままデジタルデータとして取りこめる技術

FAXで受信したデータをそのままデジタルデータとして取り込み、項目毎に仕分けをして、データベースに取り込む技術もあります。送信の際もそのまま電子的に送信できるため、わざわざ印刷して、FAXにセットし、FAX番号を入力してという手間と時間が削減できます。
また、FAXをそのまま電子化・デジタル化できる技術は、ペーパーレス化の推進にも役立ちます。もちろん、いきなりFAXも含めて紙資源をゼロにする形の完全なるペーパーレス化は難しいですが、FAX、紙の帳票、そして部門や部署を広げていくスタート地点として、先に導入しておくことは有意義であるのは間違いないでしょう。

FAXの電子化・デジタル化と基幹システムを連携できる技術

前項の技術に加えて、基幹システムと連携できる技術があります。FAXのデータを受信したら、そのまま基幹システムのデータベースに項目毎に割り振られるため、手間や時間が大幅に削減できます。
FAXの受発注業務に伴う事務処理が削減できること、時間や労力も減り、無駄な残業や無理をさせることが少なくなるでしょう。特に忙しすぎて人員不足の場合、人は入ってくるが離職してしまう職場環境に効果的であり、頭数や人数に頼りすぎないバックオフィス環境が整います。

FAXの受発注業務のアウトソーシング

FAXの受発注業務が多く、人員も時間も必要とする場合は、FAXの受発注業務そのものをアウトソーシングするのもおすすめです。特に人員不足かつFAXの受発注業務が利益の大半を占める場合ですと、新人が入ってきても業務を止めてまで教育することができないため、離職率が高くなってしまいます。
結果的に人員が定着せず、処理が遅れる＝ボトルネックとなり、利益や売上に到達する時間も間延びしてしまうのです。アウトソーシングであれば、雇用や採用、教育のタイムラグや労力もないため、すぐに処理を任せることが可能となり、必要な結果をデータで受け取る形でデジタル化できます。

バックオフィス系業務全般のアウトソーシング

FAXを介した業務だけでなく、バックオフィス系業務全般の人材が不足しており、かつ教育が足りないためにボトルネックになっているのであれば、ひとまずバックオフィス系全般をアウトソーシングすることも検討しましょう。
特に「改善するための時間がない」ような状況ですと、既存の従業員が限界を迎えたタイミングで、ノウハウを持つ人間がいない状態になり、ボトルネックどころか業務が停止する恐れがあります。一時的および一定期間アウトソーシングに任せて、バックオフィスや事務の体制を整え直す時間と余裕を作り出すという視点を持ってみてください。

まとめ：デジタル化とアウトソーシングの両面から効率化を模索しよう

今回はFAXをデジタル化する際の判断基準、そしてFAXのデジタル化および効率化に役立つ技術およびサービスについてお話しました。
FAXによる業務はデジタル化や自動化、連携だけでなく、アウトソーシングによって効率化を進めることができます。作業量や対応する範囲、利益や売上の幅に合わせて、何が最適か模索してみてください。
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