デジタル化とは?DXにおける「デジタル」の本質的な意味やメリットについて

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    デジタル化やDXに対する誤った認識を持ったままでいると、DXが表面的にのみ推進されてしまい、本質的な効率化や最適化が実現されないケースが多々見受けられます。

    書類や帳票をデジタル化するために人力の事務作業が増え、結局最後は紙で印刷しなければならず、「デジタル化でかえって非効率」になってしまうような状況です。

    今回は、デジタル化とはそもそも何か、DXにおける「デジタル」の本質的な意味やメリットについてご紹介します。

    デジタル化やDXの誤ったイメージやありがちな勘違い

    はじめに、デジタル化やDX(デジタル・トランスフォーメーション)の誤ったイメージやありがちな勘違いについて見ておきましょう。

    単にペーパーレスにするだけで情報をデータとして扱えていない

    単に紙ベースの帳票からエクセルに転記するだけ、もしくは基幹システムや業務端末に打ち込むけれどデータの一元管理や共有はできていないようなケースも、見た目的には「電子化」されていることになり、ペーパーレス化に成功していると勘違いされる場合があります。

    いわゆる「パソコンに取り込めばOK」のような勘違いが発生しているということです。その他、OCRによって紙ベースの帳票を画像に変換し、結局目視によるチェックおよび手入力しているようなケースも、OCR本来の「文字を認識してデータ化する」という利便性を使いこなせていないため、正しいペーパーレス化とは言えません。

    データの横断的な共有や共同作業に向かない

    もちろん、目視によるチェックや手入力による電子化も、ある意味ペーパーレス化しているとは言えますが、昨今における情報資産やビックデータの側面から見ると、横断的なデータの活用・再利用・共有に向かないため、DXの推進につながるとは言えません。場所や時間を問わずデータ資源の横断的な共有や共同作業には向かず、結局は特定の部署でのみデータが使われ、再利用されなくなってしまいます。

    ビックデータや情報資源は新しいビジネスや商品、マーケティング展開を創出できる可能性を秘めており、データそのものが利益を生む可能性が高いことを考えると、率直に言って非常に「もったいない」ことがわかります。

    結局、データの入出力を目視によるチェックや手入力で行っている

    デジタル化やペーパーレス化など、本来は資源の削減とともに、紙の帳票による作業をゼロベースにすることが目的と言えます。ひとつの請求書や注文書を処理するために人力だと5分、10分かかるとして、OCRであれば1分で済むとすれば、OCRを利用することで今日からもで本質的な効率化を実現できます。

    業界や業種による差異はあるにせよ、未だに紙に依存した業務体制、作業手順から脱却できていないのも「誤ったデジタル化」を招いている原因です。一時的・形式的に電子化できていればOKというのではなく、業務や作業における工程や手順も含めて電子的に行えるようにする、リソースのロスを減らすのがデジタル化であり、ペーパーレス化と言えます。

    本質的な意味でのデジタルとは何か

    次に、本質的な意味でのデジタル化とは何かを簡単に説明します。

    DXにおけるデジタルの本質的な意味

    DXにおけるデジタルの本質的な意味とは、デジタル技術を活用することで効率化や最適化、利便性の向上や無駄の排除を行うことです。利便性の向上や無駄の排除とは決して人件費削減だけのためではなく、現在の従業員や人材の持つ「有限の時間」を有効に使ってもらうことが目的です。

    一昔前であれば人力でなければ対応できなかったような事務作業も、現在ではOCRやAI、RPAを使うことで対応できるようになりました。これらはあくまで一例ですが、組み合わせて使うことで膨大かつ煩雑な事務作業が一気に削減され、人的資源や人的リソースを他に分配することができるようになります。

    デジタル化とは、活用や再利用できるようデータを蓄積することでもある

    デジタル化とは単にパソコンやシステムに情報を取り込むことではなく、取り込んだ情報を活用や再利用、もしくは共有できるようにデータを蓄積することでもあります。

    例えば、特定の担当者のパソコン上でエクセルに打ち込んだデータやファイルがあったとして、他の人はそのデータを活用することはできません。一元管理されていない状況であるため、電子化・デジタル化されていたとしても、他のシステムやソフトウエアから参照できなかったり、必要な時に取り出せなかったりします。

    昨今では情報資産という考え方、もしくはビックデータの蓄積という形で、今まで紙ベースで廃棄されてきたような情報の再利用や再活用が進んでいます。ひとつひとつのデータに意味がなくても、蓄積されたものを組み合わせることで利益を生むということを理解しておかなくてはなりません。

    デジタル化するための作業そのものを自動化および最適化すること

    デジタル化するための作業そのものを自動化および最適化することを、まずは知っておきましょう。紙の帳票はOCRで読み込んで、データ化したものは項目ごとに分類され一元管理される仕組みが理想的です。

    エクセルに手入力、そのデータをメールで送信、メールで受け取ったエクセルを目視でチェックして基幹システムに手入力、手入力したデータを印刷して承認やチェックをしてもらう等、ところどころでデジタル技術は使っているけれど、一元的なペーパーレス化が進んでいないような状況はタブーと言えます。

    OCRで取り込んだ情報はシステム上で処理され、データが活用されるポイントまで自動で送り届けられるようにすることこそ、本当の意味でのデジタル化や自動化、最適化と言えるでしょう。

    デジタル化やDXの推進のメリット

    次に、デジタル化やDXの推進のメリットをご説明します。

    システムに任せられる作業や業務を人間が行わずに済む

    デジタル化やDXの推進のメリットは作業や業務を人間が行わずに済むことです。

    ・毎日繰り返し行う必要があること
    ・同じ作業を何度も繰り返すこと
    ・誰が作業しても同じ結果になること
    ・作業量が膨大で常に対応に追われること
    ・作業するために人的資源と時間的な資源を浪費すること

    上記はあくまでも一例ですが、どれかに属するか、いくつか重なってしまうような作業は、デジタル化によって効率化や最適化すべきと言えます。同時にこれらの要素はすべて事務作業に共通するものでもあります。

    こうした業務や作業をシステムに任せることで、人間の時間を確保すること、人間にしかできないことをするための時間を確保することこそ、生産性の向上につながります。

    古くて非効率な作業手順や業務体制から脱却できる

    デジタル化やDXの推進によって業務や作業の一部を簡略化や省略できるようになるということは、古くて非効率な作業手順や業務体制から脱却することができます。非効率なこと、無駄なことがわかっていても慣習で続けていたというような作業から開放されるということです。

    DXの成功事例の中には銀行や不動産業など、膨大な数の書類や帳票を取り扱う業種において大幅に事務作業を削減し、人力では到底対応しきれないスピードによる処理ができるようになったケースもあります。人的資源が確保されることでサービスの向上や従業員のストレスの緩和、心の余裕や時間の余裕が生まれたという結果も出ています。ライフワークバランスの改善にもつながることを考えると、DXの推進が広範囲においてポジティブな影響を与えていることがわかります。

    幅広い範囲のコストの削減と最適化や効率化が可視化される

    デジタル化やDXの推進は効果測定しやすいため、適用した範囲のコストがどれくらい削減されたのかを計測することができます。すなわち、DXの推進によって、お金・時間・人のコストがどれだけ削減できて、余裕が生まれるのかわかるということです。

    DXの推進によって最適化や効率化が可視化されることが可能になれば、どこにコストをかけるべきか、適切な人員配置をどうするべきかなどの経営判断もしやすくなります。本質的な意味での無理や無駄の排除とともに、効率的かつ最大限の利益を生むための企業努力がしやすくなるのが最大のメリットと言えるかもしれません。

    まとめ:DXの推進は単純なデジタル化だけではないということを理解しよう

    今回はデジタル化とは何か、DXにおけるデジタルの本質的な意味やメリットについてご紹介しました。

    デジタル化やDXの推進が単純なデジタル化だけではないということが伝わったのではないでしょうか。もし現時点において本質的な意味でのデジタル化ができていない、もしくはペーパーレス化なども結局は人力に頼っているというような状況であれば、ぜひとも当社の提供する「AnyForm OCR」のご利用をおすすめします。DXの推進に必要不可欠であるペーパーレス化に役立つだけでなく、データの一元管理も可能、OCRの精度も高く、何よりも事務作業の軽減につながりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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