デジタル化やDXに対する誤った認識を持ったままでいると、DXが表面的にのみ推進されてしまい、本質的な効率化や最適化が実現されないケースが多々見受けられます。
書類や帳票をデジタル化するために人力の事務作業が増え、結局最後は紙で印刷しなければならず、「デジタル化でかえって非効率」になってしまうような状況です。
今回は、デジタル化とはそもそも何か、DXにおける「デジタル」の本質的な意味やメリットについてご紹介します。

デジタル化やDXの誤ったイメージやありがちな勘違い

はじめに、デジタル化やDX(デジタル・トランスフォーメーション)の誤ったイメージやありがちな勘違いについて見ておきましょう。

単にペーパーレスにするだけで情報をデータとして扱えていない

単に紙ベースの帳票からエクセルに転記するだけ、もしくは基幹システムや業務端末に打ち込むけれどデータの一元管理や共有はできていないようなケースも、見た目的には「電子化」されていることになり、ペーパーレス化に成功していると勘違いされる場合があります。
いわゆる「パソコンに取り込めばOK」のような勘違いが発生しているということです。その他、OCRによって紙ベースの帳票を画像に変換し、結局目視によるチェックおよび手入力しているようなケースも、OCR本来の「文字を認識してデータ化する」という利便性を使いこなせていないため、正しいペーパーレス化とは言えません。

データの横断的な共有や共同作業に向かない

もちろん、目視によるチェックや手入力による電子化も、ある意味ペーパーレス化しているとは言えますが、昨今における情報資産やビックデータの側面から見ると、横断的なデータの活用・再利用・共有に向かないため、DXの推進につながるとは言えません。場所や時間を問わずデータ資源の横断的な共有や共同作業には向かず、結局は特定の部署でのみデータが使われ、再利用されなくなってしまいます。
ビックデータや情報資源は新しいビジネスや商品、マーケティング展開を創出できる可能性を秘めており、データそのものが利益を生む可能性が高いことを考えると、率直に言って非常に「もったいない」ことがわかります。

結局、データの入出力を目視によるチェックや手入力で行っている

デジタル化やペーパーレス化など、本来は資源の削減とともに、紙の帳票による作業をゼロベースにすることが目的と言えます。ひとつの請求書や注文書を処理するために人力だと5分、10分かかるとして、OCRであれば1分で済むとすれば、OCRを利用することで今日からでも本質的な効率化を実現できます。
業界や業種による差異はあるにせよ、未だに紙に依存した業務体制、作業手順から脱却できていないのも「誤ったデジタル化」を招いている原因です。一時的・形式的に電子化できていればOKというのではなく、業務や作業における工程や手順も含めて電子的に行えるようにする、リソースのロスを減らすのがデジタル化であり、ペーパーレス化と言えます。

本質的な意味でのデジタルとは何か

次に、本質的な意味でのデジタル化とは何かを簡単に説明します。

DXにおけるデジタルの本質的な意味

DXにおけるデジタルの本質的な意味とは、デジタル技術を活用することで効率化や最適化、利便性の向上や無駄の排除を行うことです。利便性の向上や無駄の排除とは決して人件費削減だけのためではなく、現在の従業員や人材の持つ「有限の時間」を有効に使ってもらうことが目的です。
一昔前であれば人力でなければ対応できなかったような事務作業も、現在ではOCRやAI、RPAを使うことで対応できるようになりました。これらはあくまで一例ですが、組み合わせて使うことで膨大かつ煩雑な事務作業が一気に削減され、人的資源や人的リソースを他に分配することができるようになります。

デジタル化とは、活用や再利用できるようデータを蓄積することでもある

デジタル化とは単にパソコンやシステムに情報を取り込むことではなく、取り込んだ情報を活用や再利用、もしくは共有できるようにデータを蓄積することでもあります。
例えば、特定の担当者のパソコン上でエクセルに打ち込んだデータやファイルがあったとして、他の人はそのデータを活用することはできません。一元管理されていない状況であるため、電子化・デジタル化されていたとしても、他のシステムやソフトウエアから参照できなかったり、必要な時に取り出せなかったりします。
昨今では情報資産という考え方、もしくはビックデータの蓄積という形で、今まで紙ベースで廃棄されてきたような情報の再利用や再活用が進んでいます。ひとつひとつのデータに意味がなくても、蓄積されたものを組み合わせることで利益を生むということを理解しておかなくてはなりません。

デジタル化するための作業そのものを自動化および最適化すること

デジタル化するための作業そのものを自動化および最適化することを、まずは知っておきましょう。紙の帳票はOCRで読み込んで、データ化したものは項目ごとに分類され一元管理される仕組みが理想的です。
エクセルに手入力、そのデータをメールで送信、メールで受け取ったエクセルを目視でチェックして基幹システムに手入力、手入力したデータを印刷して承認やチェックをしてもらう等、ところどころでデジタル技術は使っているけれど、一元的なペーパーレス化が進んでいないような状況はタブーと言えます。
OCRで取り込んだ情報はシステム上で処理され、データが活用されるポイントまで自動で送り届けられるようにすることこそ、本当の意味でのデジタル化や自動化、最適化と言えるでしょう。

デジタル化やDXの推進のメリット

次に、デジタル化やDXの推進のメリットをご説明します。

システムに任せられる作業や業務を人間が行わずに済む

デジタル化やDXの推進のメリットは作業や業務を人間が行わずに済むことです。

・毎日繰り返し行う必要があること
・同じ作業を何度も繰り返すこと
・誰が作業しても同じ結果になること
・作業量が膨大で常に対応に追われること
・作業するために人的資源と時間的な資源を浪費すること

上記はあくまでも一例ですが、どれかに属するか、いくつか重なってしまうような作業は、デジタル化によって効率化や最適化すべきと言えます。同時にこれらの要素はすべて事務作業に共通するものでもあります。
こうした業務や作業をシステムに任せることで、人間の時間を確保すること、人間にしかできないことをするための時間を確保することこそ、生産性の向上につながります。

古くて非効率な作業手順や業務体制から脱却できる

デジタル化やDXの推進によって業務や作業の一部を簡略化や省略できるようになるということは、古くて非効率な作業手順や業務体制から脱却することができます。非効率なこと、無駄なことがわかっていても慣習で続けていたというような作業から開放されるということです。
DXの成功事例の中には銀行や不動産業など、膨大な数の書類や帳票を取り扱う業種において大幅に事務作業を削減し、人力では到底対応しきれないスピードによる処理ができるようになったケースもあります。人的資源が確保されることでサービスの向上や従業員のストレスの緩和、心の余裕や時間の余裕が生まれたという結果も出ています。ライフワークバランスの改善にもつながることを考えると、DXの推進が広範囲においてポジティブな影響を与えていることがわかります。

幅広い範囲のコストの削減と最適化や効率化が可視化される

デジタル化やDXの推進は効果測定しやすいため、適用した範囲のコストがどれくらい削減されたのかを計測することができます。すなわち、DXの推進によって、お金・時間・人のコストがどれだけ削減できて、余裕が生まれるのかわかるということです。
DXの推進によって最適化や効率化が可視化されることが可能になれば、どこにコストをかけるべきか、適切な人員配置をどうするべきかなどの経営判断もしやすくなります。本質的な意味での無理や無駄の排除とともに、効率的かつ最大限の利益を生むための企業努力がしやすくなるのが最大のメリットと言えるかもしれません。

焦らず、着実にデジタル化を実現するためにどうすべきか

次に焦らず、着実にデジタル化を実現するためにどうすべきか解説します。

IT技術やデジタル化を「嫌がらないこと」からはじめよう

IT技術の導入やデジタル化は「職場環境に変化」をもたらします。そのため、変化を望まない、変化を嫌うことで進まなくなってしまうのです。同様に一昔前であれば「頑張り」や「やる気」「気合」などと称した、根性論や精神論と頭数で仕事を進めていた名残りが残っていると、IT技術やデジタル化を望まず、「人」に負担をさせることで解決してしまうこともあります。
昨今においては、過度な残業、負担の偏り、属人化などが問題視されており、人に負担が大きい職場環境で働きつづける人は減っています。言い換えれば、従業員を酷使しているような環境では、人は残らないということです。そのため、IT技術やデジタル化で負担を減らすこと、業務標準化や業務平準化、ナレッジマネジメントを導入し、働きやすく、長く勤めたいと思ってもらえる環境の構築が必須だと理解して進めましょう。

IT技術やデジタル化が「人員削減のためではない」ことを周知する

IT技術の導入やデジタル化が嫌がられる原因に「人員が削減されるかもしれない」というものがあります。実際に一昔前であれば、事務員として大量の人員を必要としていた作業や職種が少なくなったのも事実です。しかし、企業や組織を構築するのは人であり、従業員でもあります。
また、業界や業種によっては若い人が来ない、かつ少子高齢化による労働人口不足のことを考えると、人員を削減するよりも、人員を確保し続けるためにIT技術やデジタル化が必須でもあります。人が足りなくても、IT技術やデジタル化で仕事が回るようにすることが重要であると周知し、理解を深めておくと良いでしょう。

IT技術やデジタル化をしないことよる「IT格差」を理解する

IT技術やデジタル化をしないことで「IT格差」が生じます。極端な事例で言えば、ガラケーからスマホに移行しない人や世代がいます。もちろん個人の自由であるとしても、ITやデジタルの利便性を得られていないのは、IT格差でしかありません。IT格差によって、必ずしも損をしているとは限りませんが、タップひとつで注文や予約、キャッシュレス決済、音楽や動画、ゲームを自由に楽しめるなど、ガラケーではできないことの方が多いのも事実です。
企業や組織においても同様であり、IT技術やデジタル化をしないことで、利便性を損ねたままではIT格差が生じます。例えば、ペーパーレス化によって、紙の帳票による作業よりもスピーディになること、紙資源の購入や管理のコストが削減できること、データ化によって情報資産が蓄積されることなどが挙げられます。要・不要という観点ではなく、必要最低限の技術として受け入れるべきと考え、前向きなった方が持続的な企業および組織に成長できるでしょう。

経営陣や管理者における「デジタル化への投資」の必要性への理解を深める

IT技術の導入やデジタル化は時間・人・お金の投資が必須です。古い考え方を持つ経営陣や管理者の場合、これらに投資することに必要性を感じられないこともあるでしょう。しかし、デジタル化への投資を行わなかったことで、企業や組織が維持存続できなければ元も子もありません。
実際に大手有名企業においても、DX推進に多額の投資を行った上で、職場環境を改善し続けて、商品やサービスに反映させて、ようやく利益や売上の増加、顧客獲得につなげているという事実もあります。同じように企業や組織として成長し続けるためにも、デジタル化への投資が必要であると理解を深めることが大切です。

小さくはじめて、徐々に範囲を拡大することが大事

IT技術の導入やデジタル化は、小さくはじめて、徐々に範囲を拡大することが大事です。まずは特定の部門や部署、または一人の担当の部分からデジタル化を進める。そして効率化や最適化につながると判断できたら、範囲を拡大していくのです。
経営陣や管理者の「鶴の一声」「トップダウン」で始めることも時には大事ですが、現場の声を聞きつつ、ひずみや無理が生じないようにすることを意識してみてください。同様にひとつのIT技術やデジタル化が馴染んできたら、次のIT技術やデジタル化を進めるという流れを作り、ペーパーレス化、自動化、生産性の向上というような段階的に進めることも視野に入れておくと良いでしょう。

デジタル化するための余裕がない場合は「アウトソーシング」を検討しよう

次にデジタル化するための余裕がない場合は「アウトソーシング」を検討すべき理由について解説します。

そもそもデジタル化する余裕がない環境では難しい

デジタル化は効率化や最適化につながるとは言っても、実務で運用できる段階にするためには、人と時間の余裕が必要です。「余裕がない」ことがデジタル化が進まない要因でもあり、余裕を作るための改善もできないというジレンマが生じている場合も多いでしょう。
また、今の時代は「より働きやすい環境に転職する人」も増えてきました。余裕がない環境自体が離職率を高めてしまい、結果的に人も時間も余裕がない状況から抜け出せないのです。
そして状況から脱却するために効果的なのが、アウトソーシングです。アウトソーシングは人も時間も余裕がないというニーズに応えた仕組みを備えているため、コストに見合ったリターンが得られる現実的な選択肢と言えます

アウトソーシングで時間と人の余裕を作り出す

アウトソーシングによって、一部の業務、または部門や部署の労力や負担が開放される、すなわち時間と人の余裕が生まれます。改善できない要因が排除されることで、職場環境の改善に注力できるということです。同様にデジタル化に向けて注力することで、本質的な意味でのDX推進もできるようになるでしょう。
また、デジタル化によってIT格差が狭められるようになれば、同業他社やライバル企業に利益や売上を奪われてしまうことも少なくなります。アウトソーシングによって時間と人の余裕を作ること、デジタル化することの両方が企業や組織として成長し、利益や売上を作る要因になるということです。

デジタル化やデジタル化に基づいた作業手順や業務の流れを構築

アウトソーシングによって自社対応や内製のデジタル化を進めたら、次はデジタル化に基づいた作業手順や業務の流れを構築しましょう。少しずつ改善や最適化、効率化が進むようになった段階で事業活動全体の枠組みを精査し、全体の最適化や効率化を目指すのがおすすめです。
デジタル化によって、最適化や効率化が進むと、さらに人と時間の余裕が生まれます。次の段階としては生産性の向上、より良い職場環境への成長、顧客満足度や従業員満足度の向上に注力しても良いでしょう。
本質的なデジタル化で得られる最大の利点が、成長できる企業や組織になれること、利益や売上の追求がしやすくなることだと覚えておいてください。

アウトソーシングによって「デジタル化したデータ」を手に入れられる

社内や組織内でデジタル化が進まない場合でも、アウトソーシングサービスに任せることで、デジタル化したデータを手に入れることができます。前項のデジタル化に基づいた作業手順や業務の流れの再構築が可能という意味です。
デジタル化したデータは、その他のDX推進に関する技術に役立てることができるため、デジタル化の部分はアウトソーシング、その先の自動化やペーパーレス化を先に進めることも視野に入るでしょう。コストが見合えば、バックオフィス系業務はそのまアウトソーシングにしておくという選択肢もあります。デジタル化を複雑に考えすぎず、柔軟かつ状況に応じて判断し、現実的で即効性の高い方法を選ぶことが大切です。

少子高齢化による人材不足、労働力不足の解消を視野に

アウトソーシングによってデジタル化や職場環境が改善すれば、商品やサービスの質も上がり、マーケティングにも注力できるようになります。同業他社やライバル企業との差別化にもなるため、市場における立ち位置も確立しやすくなり、求人を出した際も反応が良くなる可能性が高いです。
デジタル化による負担の軽減とともに、より良い職場環境を追求することが、少子高齢化による人材不足、労働力不足にも対応できるという意味でもあります。まさに本質的な意味でのDX推進が実現している状況でもあり、デジタルに投資することによる正しいリターンを得られていると言えるでしょう。デジタル化が何のためにあるのか理解し、何のために投資するのかを知ることから始めて、現実的かつ実現可能な選択肢を選ぶことをおすすめします。

まとめ：DXの推進は単純なデジタル化だけではないということを理解しよう

今回はデジタル化とは何か、DXにおけるデジタルの本質的な意味やメリットについてご紹介しました。
デジタル化やDXの推進が単純なデジタル化だけではないということが伝わったのではないでしょうか。もし現時点において本質的な意味でのデジタル化ができていない、もしくはペーパーレス化なども結局は人力に頼っているというような状況であれば、ぜひとも当社の提供する「AnyForm OCR」のご利用をおすすめします。DXの推進に必要不可欠であるペーパーレス化に役立つだけでなく、データの一元管理も可能、OCRの精度も高く、何よりも事務作業の軽減につながります。その他、バックオフィス系業務やFAX受注業務のアウトソーシングにも対応できますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。