日本語のOCRの読み取り精度が低いという誤解を解いてデータ入力業務の削減を!

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    日本語はOCRでは読み取れない。もし、そうお考えであれば、それは思い込みであり誤解です。
    ペーパーレスへの移行が遅れているとしたら、既にOCRによってデータ入力業務の削減や電子化によるビックデータの蓄積を導入している企業や組織と比べた場合、DXの推進が遅れているという事実を受け入れなくてはなりません。
    今回は日本語のOCRの読み取り精度が低いという誤解を解いて、データ入力業務の削減や電子化、DXを推進するための考え方についてご紹介します。

    日本語のOCR読み取り精度が低いという誤解

    はじめに日本語のOCR読み取り精度が低いという誤解となった原因や要因についてチェックしておきましょう。

    日本語のOCRの読み取り精度が低かった時代もある

    日本語のOCRの読み取り精度が低かった時代があるのも事実です。しかし、昨今では印刷された文字列や画像データからの読み取り、手書き文字の読み取りなど日本語のOCRの読み取り精度は格段に向上しています。また、スマートフォンのアプリやフリーソフトを利用して「OCRは日本語を読み取れない」と考える方もいらっしゃると思います。また、Pythonなどを利用したOCRを試したけれど実務に耐えないという経験をお持ちの場合もあるでしょう。無料のものには限界はありますし、もしくは技術的リソースが足りなければ精度が低くなると感じてしまうのも当然のことです。

    古いOCRを使い続けていても精度は上がらない

    もし、現時点で過去に導入した古いOCRのソフトウェアやデバイスを使い続けているのであれば、精度が低いままであるのは当然です。OCR技術の向上に伴って新しく開発されたツールやソフトウェア、またはデバイスを利用しなければ、いつまでも「OCRは日本語を読み取れない」という思い込みをしてしまうのも仕方がないことと言えます。

    現在のOCRの読み取り精度は向上していることを知らない

    業務に携わる現場の担当者においても、OCRを必要としないまま業務を行っている場合も多く、OCRの読み取り精度が向上していることを知らない可能性も高いです。同時に管理職や経営陣においても、紙ベースの帳票処理、伝票処理、目視によるチェックや手動によるデータ入力作業の何が悪いのか疑念を抱かない場合もあります。その他にも、無理にOCRを導入して不要なコストが増えたら困るという勘違いや、思い違いをしていることも実際問題として存在しているでしょう。


    日本語をしっかりと読み取れるOCRを導入すべき理由

    次に、日本語をしっかりと読み取れるOCRを導入すべき理由についてご説明します。

    データ入力業務と紙ベースの帳票の管理コストの削減

    日本語をしっかりと読み取れるOCRを導入することで、データ入力業務の大幅な削減が期待できます。並行してオンラインによるサービス提供を行うことで、データの一元管理と将来的な完全なペーパーレス化も視野に入るでしょう。

    同時に、紙ベースの帳票に必要な管理コストの削減も期待できます。紙そのもののコスト、保管や廃棄の手間暇、保管スペースを確保するためのコストなど、紙の帳票を処理するための時間的なコストの削減が可能になります。

    紙ベースの帳票の電子化によるIT資産の蓄積=ビックデータの構築

    日本語をしっかりと読み取れるOCRによって、紙ベースの帳票を電子化することでIT資産の蓄積=ビックデータの構築が可能になります。今まで当たり前のように廃棄してきた帳票に記載されていたデータを蓄積することで、新しいビジネスの創出、マーケティング施策や業務体制の改善などが期待できます。

    そもそも、紙のままでは検索、共有、活用、再利用といったデジタル化しなければできないことが全て不可能なままです。電子化によってデジタルデータに変換できなければ、紙の中に眠っている情報から得られるかもしれない利益を失い続けている状態とも言えます。

    日本全体のDXの推進に貢献できる

    DXの推進に興味がある、またはDXを推進している企業や組織が増えれば増えるほど、日本全体のDXが推進されます。現在では各種窓口において、タブレットに手書きする形で紙に書き込むということも少しずつ少なくなっています。クレジットカードを利用する際も専用端末にサインを書き込むことでレシートなどによる処理を省いているケースも増えておきました。

    今現在においては紙が標準であり、電子化するためにOCRによる読み取り、目視によるチェックと手動のデータ入力でカバーしているとしても、将来的には最初から紙に書かない時代が訪れるのは確かです。だからこそ、一部の企業や組織が紙に固執してしまうことで、日本全体のDXが推進されにくくなります。政府官公庁とともに民間がDXの推進をすることは、企業や組織においても将来的な利益となる可能性が高いです。これらのことからも早い段階でペーパーレス化するための「準備」をしておくことで、日本全体のDXの推進に貢献できることがわかります。

    日本語のOCRの精度に疑念や不満がある方におすすめしたいこと

    次に、日本語のOCRの精度に疑念や不満がある方におすすめしたいことをご説明します。

    OCRに関する古い知識や経験は捨てよう

    まずはOCRに関する古い知識や経験は一旦捨ててください。固定観念にとらわれたままではDXの推進はできません。同時に、紙ベースの帳票でなければならないという考えも改め、段階的なペーパーレス化を目指しましょう。実際に業務を行う中で自分自身がどのような帳票を利用しているのか、本当に必要な帳票であっても電子化できないかなど、データ入力作業の削減とともに効率化や最適化することを考えることが大切です。

    古いOCRツールやデバイスから乗り換えよう

    もし、現時点においても日本語の読み取り精度が低いOCRツールやソフトウェア、デバイスを利用しているのであれば、早急に乗り換えることを検討しましょう。昨今では未だにWindows7どころかWindowsXPを利用している企業や組織が存在していますが、今後のデジタル改革の波に乗り遅れた場合、それらのデバイスでは対応しきれず淘汰される可能性があることも覚えておくべきです。

    また、段階的にFAXが廃止できるような仕組みも検討すべきです。どうしても顧客やユーザーとのやりとりがFAXになってしまう場合はやりとりをメール等で行うか、または最新のOCRを導入することでFAXを電子化することも可能です。可能な限り業務上の文字列を電子化すること、IT資産及び情報資産を蓄積することを意識してみてください。

    DXの推進について理解を深めよう

    DXの推進というキーワード、昨今ではニュースをチェックする中でも頻繁に聞こえてくるようになりました。DXの推進とはデジタル改革を進めることを意味しており、古い業務体制やシステム及びツールでは対応できない時代に対処するのが目的です。ITに疎い、ITが苦手という問題ではなく、最低限の技術的リソースを確保すること、最新の技術を受け入れる体制が整わなければ「非効率な業務体制の古い企業や組織」として存続が危ぶまれてしまいます。

    実際に2020年の新型コロナウイルスの影響でITを活用できた企業と活用できない企業とでは、いわゆるIT格差による弊害が起きています。物販や小売であればECに対応できたブランドはECで売上を伸ばし、ECに対応できずに店頭販売のみのブランドは売上が激減するという結果を招きました。DXの推進はIT技術によって豊かで利便性の高い社会の構築を目指すものであるということを理解しながら、毛嫌いせずにITを受け入れる体制と整えましょう。

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    OCRの導入によって削減できる部分の再確認

    次にOCRの導入によって削減できる部分の再確認について解説します。

    紙の帳票の電子化に伴う時間的なコスト

    紙の帳票の電子化に伴う時間的なコストはOCRの導入で削減できる部分です。特に人力で紙の帳票に記載されている情報を電子化する場合、項目や枚数によっては膨大な時間を必要とします。もちろん、今までであればごく当たり前の作業手順であり、事務処理として自然な流れだったのも確かです。 OCRであれば、紙の帳票が必要となる部分を前もって帳票設計で指定しておき、スキャナで取り込むことで電子化できることを考えると、目視によるチェックと人力でのデータ入力とは雲泥の差があることは明白です。1枚、2枚の帳票であれば差を感じにくいかもしれませんが、100枚、200枚〜ともなれば、必要となる時間と短縮される時間の差が大きいことが再確認できるでしょう。

    紙の帳票の電子化に伴う人的リソース

    紙の帳票の電子化に伴う時間的なコストとともに、人的なリソースもOCRの導入で削減できる部分です。紙の帳票の枚数が多ければ多いほど、または時間的に余裕がなく、すぐに処理しなければならないほどOCRの効果が実感できます。 例えば、注文書、発注書、納品書などの処理の他、請求書の処理なども含めて、企業や組織として紙の帳票が発生する部分の事務処理が大幅に削減されるとなれば、各部署・各部門において人的リソースが解放されるということです。人員不足や労働力不足の解消として、新しい人材の雇用や育成も必要ですが、既に働いてくれている従業員のリソースを解放できるという点も再確認しておくべき部分と言えます。

    過度な作業負担による離職や退職を解消するための雇用に関するコスト

    事務系の作業やバックオフィス系の業務は時に過度な作業負担や属人化による作業量の集中による弊害が発生します。弊害とは事務処理の負担に耐えきれず、退職してしまったり、常に人員不足が解消されなかったりするようなことが挙げられます。 どちらもOCRを導入し、負担を軽減すれば解決できる問題ですが、アナログな事務処理を続けてしまう場合は雇用を増やすしかありません。雇用を増やすといっても簡単なことではなく、採用のためのコスト、人的リソースも必要となります。逆に言えば、事務処理の負担が軽減され、働きやすい環境、長く勤めたくなる環境を構築できれば、これらのコストも少なくなるということです。

    顧客やユーザー、取引先とのやりとりに要する時間的なコスト

    OCRの導入によって、紙の帳票の電子化がスムーズになれば、顧客やユーザー、取引先とのやりとりに要する時間的なコストも削減されます。事務処理の速度が向上することで、対外的なやりとりもスムーズになるのが理由であり、顧客やユーザー、取引先を待たせることが少なくなります。 実際に窓口や受付業務においても、必要となる部分は手書きのチェックのみ、記入するのは氏名やサインのみなど、その他の部分はOCRで読み取って電子化し、プリンタで出力するような作業手順はごく当たり前になっています。OCRで読み取らない場合、その場で目視によるチェックと人力データ入力が必要となり、お客様を待たせてしまうことを考えると、OCRによる読み取りによって、その他の業務においてもスピーディかつスムーズとなれば、時間的コストの短縮や削減につながることが理解できます。

    決裁や承認など社内や組織内の帳票処理に要する時間的なコスト

    事務系の作業やバックオフィス系の業務は時として作業量が過密になり、業務プロセス上のボトルネックを引き起こします。そのため、決裁や承認などのタイミングに遅れが生じてしまい、利益や売上となるタイミングまでの時間も多く必要となります。 OCRを導入することで、作業量が過密かつ膨大な場合においても、業務プロセス上のボトルネックおよび遅延が発生しなくなり、結果として利益や売上となるタイミングまでの時間も削減・短縮されます。企業や組織における利益や売上という最終的な目標までの時間が短縮されるということは、利益や売上を生み出しやすい体質につながり、より働きやすい環境への投資もしやすくなるでしょう。

    既にOCRを導入してIT化・電子化・デジタル化している企業や組織との差

    次に既にOCRを導入してIT化・電子化・デジタル化している企業や組織との差をご紹介します。

    DXを推進するためのシステム的な基盤が整っているかどうか

    OCRが注目される理由、もしくは普及が進んでいる理由でもありますが、紙の帳票の電子化はDXの推進のスタートラインにある技術であり、大本の基盤となる技術と言えます。そのため、まずは紙の帳票のDXの推進をしなければ、その他のDXの推進ができにくくなり、格差が広がっていきます。 実際にビックデータの構築と活用、AIや機械学習、RPAによる自動化や各種マーケティングツールおよびMAとの連携は各種情報の電子化・デジタル化・データ化が最前提となっています。これらの技術を利用したいと考えたタイミングで、それぞれデータ入力をするということは現実的にあり得ないことを考えると、まずはOCRを導入すべき、導入しなければならないことがわかります。

    DXを推進するための従業員の技術的知見や経験の有無

    OCRの技術ひとつであったとしても、DXを推進するための従業員の技術的知見や経験の有無という格差が生まれることも留意しておかなくてはなりません。既に事務やバックオフィスだけでなく、その他の実務や現場においてもOCRを導入して、従業員が誰でもOCRを利用し、活用できている状況と、アナログな事務処理から脱却できていない状況で差があるのは当然です。 また、OCRは使い慣れてくると、誰でも紙の帳票が電子化できることから、事務処理のスピードによる差が生じません。そのため、属人化しにくく、業務の標準化がしやすい状況に変化していきます。誰もが忙しい時にサポートや助け合いが可能となり、新しい人が入ったとしても、すぐに教えて使いこなせるようになるののも利点です。

    生産性の向上や企業や組織としての成長の伸び代

    企業や組織における事務処理の負担は長い間、悩みの種であり課題や問題として業務改善の主体となる部分でした。OCRによって事務処理の負担が軽減できるということは、これらん悩み・課題・問題の解消となり、時間的な猶予・余裕を生み出します。 結果的に生産性のある仕事に集中、コアな業務への作業の割り振り、人的リソースの解放による従業員の心の余裕など、企業や組織としての成長の伸び代が生まれるということでもあります。 逆に言えば、従業員にも企業や組織としても余裕がなければ、成長することは難しいです。古い体制や考え方、アナログで非効率なやり方から、さらに脱却できなくなってしまいます。だからこそ、OCRの導入や普及が進んでいるといっても過言ではなく、実際に年間数百時間、数千時間もの時間の短縮・削減効果を得られているケースも少なくないということも知っておくべきです。

    利益や売上につながるまでのスピードにも影響

    前述したようにOCRを導入し、事務処理に要する時間が短縮・削減されることで、利益や売上につながるまでのスピードにも格差が発生します。いつまでも事務処理に時間や人員を割いていては、最終的な目標である利益や売上を手に入れるまでの時間さえも遅れが生じるということです。 極端なことを言えば、1日で100円稼げる企業と、1日で200円稼げる企業では、それだけでも倍の差が生まれます。ほぼ同じ商品、ほぼ同じ作業をしているはずなのに、利益や売上になるまでの時間が間延びしてしまうことで、圧倒的に差が生まれてしまうということも理解しておくべきと言えます。

    顧客満足度や従業員満足度、商品やサービスの質などブランドとしての格差

    業務プロセスのスピードの向上、従業員全体の時間的な余裕は顧客満足度や従業員満足度にも影響します。どちらも、商品やサービスの質に影響する部分であり、ブランドとしての格差となる部分です。 ブランドとしての格差=差別化でもあり、その差が顧客・ユーザー・取引先の獲得に影響することを考えると、直接的に利益や売上にも差が生じてしまうということです。OCRの導入の有無、DXの推進の進捗状況、従業員の技術的知見や経験の差が最終的に大きな格差になるということを忘れないことが大切です。

    まとめ:日本語のOCRの読み取りにお困りなら「AnyForm OCR」がおすすめ!

    今回は日本語のOCRの読み取り精度が低いという誤解の原因や要因、日本語をしっかりと読み取れるOCRを導入すべき理由、日本語のOCRの精度に疑念や不満がある方におすすめしたいことをご説明しました。

    もし、DXを推進することの意味を理解し、日本語の読み取り精度が高いOCRをお探しであれば、当社が提供する「AnyForm OCR」をおすすめします。ほとんどの帳票の読み取りが可能であり、バックオフィスだけでなく現場ベースでも扱いやすいUIを備えております。もちろん、日本語の読み取りに関しても高い精度ですので、データ入力の削減とともに帳票の電子化に役立ちます。古いOCRのシステムや他社OCR製品からの乗り換えにも対応いたしますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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