紙帳票の電子化が進まないことによる弊害とデジタル時代で淘汰される理由について

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    紙帳票の電子化が実務や現場において普及し始めたことで、電子化=ペーパーレス化がこれからの時代に必要不可欠であることが浮かび上がりました。同様にDXの推進が検討段階から進まないことで起こり得る弊害、企業や組織として存続にも影響する可能性も見え始めています。

    今回は、紙帳票の電子化が進まないことによる弊害、電子化が進まないことでデジタル時代で淘汰される理由、そして紙帳票の電子化をすすめるにはどうすべきかについてお話します。


    紙帳票の電子化が進まないことによる弊害

    はじめに紙帳票の電子化が進まないことによる弊害について説明します。

    簡単な事務作業に人的リソースを浪費し続けてしまう

    一昔前であれば、業界や業種問わず、事務員という形でたくさんの人的リソースを確保し、企業活動における事務処理を行っていました。しかし現代においては、IT技術で代替可能なこうした作業に人的リソースを浪費し続けることは、あまり勧められるものではありません。

    例えば、帳票上に氏名・住所・商品・個数・金額という項目があるとして、1件ごとの事務処理は数秒で済むかもしれませんが、それが何百件、何千件ともなれば時間的なコストと人的なコストが必要になります。一方で、たとえばOCRによる紙帳票の電子化を可能にすることで、帳票をスキャナーなどにセットして読み込むだけで、人力の何倍もの早さで事務処理が終わります。この状況を、前者の方が「頑張っている」と評価される時代では、もはやないということです。

    単調な作業の繰り返しが慢性的な人員不足の原因になる可能性も

    単調な作業の繰り返しは離職や退職、転職の原因にもなりがちです。「簡単な仕事だから募集を出せばすぐに人員が確保できる」と考えてしまうことで、人材を大切にできなかったり「簡単な仕事だから安くても良いだろう」となれば、待遇に不満が生まれたりする可能性が高くなります。結果的にいつでも人を雇えるはずが、やりがいがない、環境が悪い、給与が安いことで、離職率が高く、定着率が低いという状況=慢性的な人員不足の原因となるのです。

    日々の事務作業に追われて生産性のある仕事に集中できない

    企業や組織の規模によっては、各種事務作業と主な業務を兼任することもあるでしょう。もちろん、日々の業務の流れの中で負担にならない程度の事務作業であれば問題ありません。しかし、人件費や残業時間の削減が必要となる時代では、個々の従業員に余裕がなくなり、事務作業の負担が主業務を圧迫します。すると、日々の事務作業に追われて生産性のある仕事に集中できなくなります。いつの間にか自分自身が利益や売上に関係しない、ロボットでもできる仕事をしているのだと感じてしまえば、やりがいを失ったようになりますし、何よりも「どこそこの企業はOCRとRPAで何百時間もの事務作業を軽減」と聞けば、心が不安定になってしまうことも無理はないと言えます。


    電子化が進まないことでデジタル時代で淘汰される理由

    次に、電子化が進まないことでデジタル時代で淘汰される理由を説明します。

    電子化・ペーパーレス化すら実現・導入できない技術的知見の不足

    現実問題として、業界や業種問わず電子化やペーパーレス化が進む中、導入できない技術的知見が不足している状況そのものに危機感がないことが問題と言えます。例えば、電子化やペーパーレス化はOCRを導入して紙帳票を電子化することから始まります。昨今のOCRは精度も高く、ユーザーインターフェイスも優れていることから、誰にでも扱いやすくなっています。導入時にありがちな敷居が低いということです。もっと言えば、電子化やペーパーレス化はDXの推進の初歩であり、もっとも簡単な部分と言えます。そのような技術さえ実現や導入できないのは、それらの技術をすぐに導入できる他社との格差でしかありません。結果として、企業や組織としての成長力や競争力に欠けることとなり、生き残れない可能性が高くなります。

    人・時間・お金を浪費し、枯渇するため

    電子化が進まなければ、人・時間・お金を浪費し、いずれ枯渇していまいます。単純に100円の利益を上げるために、一方で電子化によって数秒、一方で人や時間、お金のコストで何倍ものコストが掛かるとすれば、前者の方が各種コストやリソースを浪費していないのは明白です。裏を返せば、OCRとRPAによって何十時間、何百時間の事務作業の軽減ができるということは、OCRとRPAを使わなければ、その分の事務作業が軽減されないということでもあります。これらの問題による格差は、この先もっと大きな差となり、効率的に利益や売上を上げられるかどうか、そのために各種IT技術を柔軟に受け入れられるかどうかが、淘汰されてしまうのかを決める鍵になります。

    本質的な意味での企業や組織の存続から目を背けている

    電子化でもっとも危惧すべきなのが、本質的な意味で企業や組織の存続から目を背けているという部分です。DXの推進においても、デジタルによる変革に適応できなければ、企業や組織としての存続が危ういと示されているのに、それにも関わらず行動しないとうことは、極端な言い方ですが「存続できなくても良い」と黙認しているのと同じです。レガシーシステムの問題を解決できない、働き方改革に対応できない、無理や無駄を排除できず、いつまでもコストを浪費する。これらの状況を改善できないということは、少子高齢化による労働力不足、新しい生活様式やライフサイクルの考え方にも対応できず、古く非効率なアナログの考え方のまま、ひっそりと消えていくしかないということです。

    紙帳票の電子化を進めるにはどうすべきか?

    次に、紙帳票の電子化を進めるにはどうすべきか説明します。

    アナログな作業手順の維持が高コストかつ非効率だと理解する

    まずは前提として、今までの作業手順や業務体制が必ずしも正しいと盲信しないことから始めましょう。そして、アナログな作業手順の維持が高コストかつ非効率だと理解することをおすすめします。むしろ、手間もお金もかかるということは、実際に作業する人間は楽ではないはずです。同様に楽することを悪いことと考えないことも大切であり、効率化や最適化、自動化は楽をしながら、今までと同じだけ利益をあげることだとマインドチェンジすることが大切です。

    OCRを導入して外部からの紙帳票を電子化・ペーパーレス化する

    次の段階では、OCRを導入して外部からの紙帳票を電子化・ペーパーレス化しましょう。請求書や納品書など、様々なフォーマットがあることを把握し、なるべく全体的に電子化できるように模索すべきです。もし、既にOCRを導入しており、それなのに電子化が進んでいないのであれば、別のOCRに切り替えることも検討すべきです。

    社内や組織内の紙帳票をベースとした作業手順、業務プロセスを見直す

    外部からの紙帳票の電子化が進んだら、次に社内や組織内の紙帳票をベースとした作業手順や業務プロセスの見直しを行いましょう。なるべくなら、OCRで紙帳票の情報を電子化したら、その後は電子的な処理のみで業務プロセスが進行される仕組みにするのがおすすめです。


    まとめ:単調かつ膨大な量の事務作業を人力で処理する時代ではないということ

    今回は紙帳票の電子化が進まないことによる弊害、電子化が進まないことでデジタル時代で淘汰される理由、そして紙帳票の電子化をすすめるにはどうすべきかについてお話しました。

    実際にOCR技術は精度が向上しただけでなく「OCRを扱う人」のために最適化や効率化がなされています。そのため、導入の難易度も低く、学習コストもほぼ必要ありません。もし、使いにくい、精度が低い古いOCRが実務で利用できないのであれば、まずはOCRを乗り換えることから始めましょう。

    当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズは、OCRを使う人のために最適化されたユーザーインターフェイスを備えており、より効率的に処理できる工夫や機能を搭載しています。もちろん、認識精度も高く、RPAなど他の技術との相性も優れておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

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