OCRを導入するメリットとしてよく挙げられるもの

まずはOCRを導入するメリットとしてよく挙げられるものをご紹介します。

事務作業における負担の軽減や生産性の向上

OCRによって入力系の事務作業の負担が軽減されることで、何よりリソースの確保が期待できます。それにより、結果として人材をより生産性の高い仕事に割り振ることが可能となり、組織として生産性の向上を見込めるというメリットにつながります。

現在でもかなりの企業や組織で電子化やペーパーレス化が進んでいるとはいえ、すべての顧客や取引先がペーパーレス化や電子化に対応していないという状況であるのも事実でしょう。だからこそ、率先してOCRを導入し、業界や業種問わずに電子化やペーパーレス化を推進、OCRの普及や一般化に貢献し、その先駆となることで有利な点が出てきます。

電子化及びペーパーレス化によるデータの一元管理

OCRによって紙ベースの書類が電子化及びペーパーレス化し、データベース化することで、データの一元管理が可能となることも大きなメリットと言えます。特にデータの一元管理に関しては、DXの推進にも含まれる「データの横断的な活用」にも通ずる部分であり、紙ベースのまま取引や企業活動を続けていては、いずれ限界が訪れることも示唆されているという状況です。同時に紙の書類に含まれる情報の蓄積が可能となれば、情報資産として価値を持つデータベースの構築、すなわちビックデータを取得できることもメリットと言えるでしょう。

また、官民問わず一部のデータを公開して有効活用する段階に入っています。それぞれの持つ情報を電子化しながら公開し、それをお互いが活用できる環境を整えることが、これからの企業や組織の集合体として担うべき側面を持つことも意識すべきと言えます。

各種マーケティングツールやRPAなどの自動化ツールとの連携

OCRは光学文字認識技術であり、読み取った情報をデータ化・データベース化するのが目的の技術と言えます。しかし、各種マーケティングツールやRPAなどの自動化ツールと連携することで、企業や組織における効率化や最適化の推進が可能になるというメリットもあります。

特にOCRとRPAの組み合わせだけでも時間的なコストを大幅に削減してくれることもあり、業界や業種問わず柔軟に受け入れることで時間的なコストの削減＝金銭的なコストの削減という恩恵を享受できます。同じくOCRやRPA、またはAIやビックデータなどの技術を活用することで、より企業や組織として継続的に情報資産の活用が可能になるということ、将来的な展望も明るくなるというのもメリットと言えるでしょう。

OCRを導入しないことのデメリットとは

次にOCRを導入しないことのデメリットをご説明します。

貴重な人材を生産性のある仕事に集中させられない

OCRを導入せず、人力による手入力の必要なアナログな方法を残したままでは、貴重な人材を生産性のある仕事に集中させられないというデメリットがあります。少子高齢化の波は着実に各業界や業種に影響を及ぼしており、非効率的な作業を社内に抱えたままでは人材の確保も難しい時代です。せっかく入社してくれたのに、他の企業や組織であれば自動化されている非効率的な作業を任せてしまっては、離職の種を内包していると言っても過言ではありません。

これからの時代は限られたリソースをどれだけ生産性のある仕事に向けられるかが鍵となりります。アナログな方法を真っ向から否定するつもりはありませんが、それが非効率であることを理解しないまま時代に取り残されることは、避けていただきたいというのが本当のところです。

うっかりミスやヒューマンエラーに悩みつづけることに

OCRの読み取り精度が低いと勘違いして、手入力や目視によるチェックを続けていた場合、うっかりミスやヒューマンエラーに悩みつづけるというデメリットもあります。特に人為的なミスについては、ミスをする方もミスを注意する方もあまり良い気分ではありませんし、何より業務や作業を遅延させ、場合によっては顧客や取引先に迷惑を及ぼすこともあるので、極力回避する必要があります。

もちろんOCRによってすべてが解決するわけではありませんが、以前と比べてその認識精度は格段に向上していますし、OCRツールに最初は一部からでも入力作業を任せることができれば、うっかりミスやヒューマンエラーによる複合的なネガティブな悪循環を減らすことにもつながります。

紙ベースの書類をいつまでも蓄積できない

OCRを導入しなければ紙ベースの書類の情報を有用なデータとして蓄積できないのもデメリットと言えます。特に紙の書類については無限に貯められるものではありませんから、一定期間で廃棄する必要も出てきます。同時に自然災害等によって損失する可能性も少なからず存在しているでしょう。

いつまでも紙の書類の情報を蓄積できないということは、将来的なコストが増え続けていることも示唆しています。例えば、OCRではなく、目視によるチェックや手入力で電子化している場合、OCRやRPAを導入した場合と比べて人的なコストの浪費が発生している、今後も発生しつづける、ということになります。有限なスペースを紙の書類で埋めてしまうのか。あるいは貴重な人材・時間をアナログな作業のために浪費してしまうのか。それよりも、OCRを活用して、それを他のツールと組み合わせて、簡単に解決する。それにより、人と時間を守ることができるなら、やはりそうするべきと言えるでしょう。

OCRを基軸としたツールやサービスをスムーズに使えない

OCRを導入しないことにより、RPAや各種マーケティングツールやサービスをスムーズに使えないこともデメリットと言えるでしょう。特にOCRとRPAは相性が良く、OCRによってデータ化した情報をRPAで自動化する流れが昨今では重要視されています。これらのツールをOCRを導入せず使おうとするということは、やはり前段階のデータ化及び電子化を目視によるチェックや手動で行わなければならないということです。

もちろん、すべてのデータや情報が紙ベースの書類を経由するとは限りませんが、他のデータやデータベースと連携するために一手間も二手間も必要なのは事実です。また、実務レベルの担当者が「これ、自動化できるんじゃないか」と思った時も余計な作業が増えるために声が上がらないことも考えられます。OCRを導入していればスムーズに導入できるツールやサービスがあることも理解しておくべきと言えます。

情報資産の共有や活用する段階まで進めない

データを手入力や目視によるチェックで電子化する場合、情報資産として蓄積できたとしてもデータの紐付けや関連付けまで行うのは難しいでしょう。またデータの一元管理が可能かと問われればやはり難しいと言わざるを得ません。

すなわち、情報資産を蓄積できても、共有や活用する段階に進めないというデメリットが存在するということです。その他にも基幹システムや業務システムの老朽化に伴うブラックボックス化や属人化など、レガシーシステムの課題も解決できないままであれば、目の前の作業に追われるまま、気が付けば企業や組織として時代に取り残される段階が訪れることになってしまう可能性すらあるのです。

まとめ：OCRは導入しないデメリットが多すぎることを理解しよう

今回はOCRを導入するメリットとOCRを導入しないことのデメリットについてご紹介しました。

OCRを導入しないという選択肢はデメリットが多すぎることが伝わったのではないでしょうか。しかし、どのOCRツールを導入すれば良いのか、将来的に長く使えるOCRツールがどれなのかわからずお悩みの場合もあるでしょう。

当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、今回お話したようなデメリットをすべて解決できるような機能を備えております。もちろん、RPAツールとの連携や各種マーケティングツールやデータベース、サービスとの連携も可能です。

どのOCRツールを使えば良いかわからない、または既存のOCRツールから乗り換えたとお考えであれば、ぜひともこの機会に「AnyForm OCR」の利用を検討してみてください。