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電子帳簿保存法とは、国税庁が管轄する法律で、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存する際のルールを定めたものです。
法律の目的は、ペーパーレス化を進めて経理業務の生産性を向上させることにありますが、度重なる改正で制度が複雑化し、わかりにくいと感じる事業者も少なくありません。

本記事では、電子帳簿保存法の基本から、2024年からの義務化で求められる要件、具体的な対応方法までをわかりやすく解説します。

まず結論：2024年から全事業者が対応必須なのは「電子取引データ」の保存です

2024年1月からの電子帳簿保存法改正により、すべての法人および個人事業主は「電子取引」で授受した取引データ（請求書や領収書など）を、電子データのまま保存することが義務化されました。
重要なのは、紙で受け取った書類や自社で作成した帳簿まで、すべてを電子化する必要はないという点です。
今回の義務化は、あくまで電子的にやり取りしたデータに限られます。

最新の情報を元に、義務の範囲を正しく理解することが最初のステップです。

電子帳簿保存法の3つの保存区分とは？義務と任意を正しく理解しよう

電子帳簿保存法は、データの種類によって「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」という3つの区分に分けられています。
このうち、2024年から完全義務化されたのは「電子取引データ保存」のみで、他の2つは事業者の任意対応です。

インボイス制度の開始に伴い、適格請求書を電子データでやり取りする機会も増えるため、この3つの区分の違いと、どれが義務でどれが任意なのかを正確に把握することが重要です。

【任意】電子帳簿等保存：会計ソフトなどで作成した帳簿や書類をデータで保存すること

会計ソフトなどを使って自社で作成した国税関係帳簿（総勘定元帳、仕訳帳など）や決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）を、印刷せずデータのまま保存する方法です。
これは任意対応であり、従来通り紙に印刷して保存することもできます。

一定の要件を満たした「優良な電子帳簿」として保存し、税務署に届け出を行うと、万が一申告漏れがあった際に過少申告加算税が軽減されるといった税制上のメリットを受けられます。
弥生会計などの主要な会計ソフトは、この優良な電子帳簿の保存要件に対応しています。

【任意】スキャナ保存：紙で受け取った請求書などをスキャンして画像で保存すること

取引先から受け取った紙の請求書や手書きの領収書などを、スキャナーで読み取ったり、スマートフォンで撮影したりして画像データとして保存する制度です。
スキャナ保存も任意であり、義務ではありません。
そのため、従来通り紙の書類をファイリングして保存し続けることも認められています。

スキャナ保存を導入するメリットは、原本である紙の書類を破棄できるため、オフィスのペーパーレス化が進み、書類の保管スペース削減や管理業務の効率化につながる点です。

【義務】電子取引データ保存：メールやWebで授受した請求書などをデータのまま保存すること

メールの添付ファイル（PDF）で受け取った請求書、ECサイトからダウンロードした領収書、クラウドサービス上で発行された注文書など、電子的に授受した取引データを、紙に印刷せずデータのまま保存することです。
これが唯一、すべての事業者に対して義務化されている項目です。
これらのデータを紙に印刷して保存する方法は、2024年1月以降は原則として認められません。

経費精算などで扱うデータも対象となるため、全社的なルール整備が必要になります。

【義務】電子取引データの具体的な保存要件と満たすための方法

電子取引データは、法人税法により原則として7年間（欠損金の繰越控除を受ける場合は10年間）の保存が義務付けられています。
2022年、2023年の改正を経て定められた現在のルールでは、データをただ保存するだけでなく、定められた保存要件を満たさなければなりません。

この要件は、大きく分けて「真実性の確保」と「可視性の確保」の2つです。
これらの要件を理解し、自社に合った方法で対応策を講じる必要があります。

要件①「真実性の確保」：データが改ざんされていないことを証明する措置

保存されたデータが真正であり、後から改ざんされていないことを証明するための措置として、以下のいずれかの方法を実施する必要があります。
1. タイムスタンプが付与されたデータを受領する
2. データ受領後、速やかにタイムスタンプを付与する
3. データの訂正や削除が記録される、または禁止されているシステムを利用する
4. データの訂正・削除に関して厳格なルールを定めた「事務処理規程」を策定し、遵守する

これらの方法のうち、「事務処理規程の策定・遵守」は、電子帳簿保存法においてタイムスタンプが不要となる要件の一つとされています。多くの企業にとって、追加コストを抑えながら改ざん防止措置を講じる現実的な選択肢となり得ます。ただし、事務処理規程のみでの運用は、運用上のリスクや負担が増える可能性も指摘されており、他の方法との併用が推奨される場合もあります。事務処理規程の策定・運用にあたっては、業務実態に即した厳格なルールを定めることが重要です。

要件②「可視性の確保」：誰もが必要なデータをすぐに見つけられる状態にする措置

税務調査などの際に、保存されたデータをすぐに見つけて確認できるようにするための要件です。
具体的には、電子計算機処理システムの概要書を備え付け、保存場所にパソコンやディスプレイ、プリンターなどを設置し、速やかに出力できるようにしておく必要があります。
さらに、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の3項目でデータを検索できる状態にしなくてはなりません。

この検索要件は、図などで示されることもありますが、売上高などの条件によっては一部または全部が免除される緩和措置も設けられています。

【実践編】検索機能を確保するための具体的なファイル名の付け方ルール

高価な専用システムを導入しなくても、ファイル名の付け方を工夫することで検索要件を満たすことが可能です。
例えば、「20241031_株式会社サンプル_150000.pdf」のように、「取引年月日_取引先名_取引金額」という命名規則を設けてデータを保存します。
このルールを社内で統一すれば、パソコンの検索機能を使って必要なデータをすぐに見つけ出すことができます。

この方法は、後の仕訳作業や管理業務の効率化にもつながるため、自社の業務フローに合わせた分かりやすいルールを策定することが重要です。

【コストをかけずに対応】専用システムなしで保存要件を満たす方法

コストをかけずに0円で電子帳簿保存法に対応する最も現実的な方法は、「事務処理規程の策定」と「ファイル名のルール化および索引簿の作成」を組み合わせることです。
まず、国税庁のホームページで公開されている事務処理規程のひな形を利用して自社の規程を作成し、「真実性の確保」を満たします。

次に、ファイル名を統一し、Excelなどで索引簿を作成することで「可視性の確保」に対応します。
これにより、専用の有料システムを導入することなく、無料で法令要件を満たす運用が可能となります。

【2024年最新情報】対応が間に合わない場合の猶予（宥恕）措置とは

2024年1月1日から電子取引データの電子保存が義務化されましたが、システム導入が間に合わない、経理担当者の人手が足りないなど、やむを得ない事情がある事業者に対しては猶予措置が設けられています。
これは過去の2年や5年といった期間限定の措置とは異なり、要件を満たす限り適用される恒久的なルールです。
この措置の適用を受ければ、検索要件などの複雑な対応が免除され、電子取引データを単に保存しておくだけで良いとされています。

猶予措置を受けるために満たすべき2つの条件

猶予措置の適用を受けるためには、事前の申請は不要ですが、以下の2つの条件を両方満たしている必要があります。
1.保存要件に従ってデータを保存することができなかったことについて、所轄税務署長が「相当の理由」があると認めること。

2.税務調査の際に、税務職員から求められた電子取引データをダウンロードできる状態にしており、かつ、そのデータをプリントアウトした書面の提示・提出にも応じられること。
これらの条件を満たしていれば、検索要件などを満たしていなくても問題視されることはありません。

電子帳簿保存法に関するよくある質問

電子帳簿保存法への対応については、多くの事業者が様々な疑問を持っています。
国税庁のウェブサイトやQ&A、各種団体がYouTubeなどで公開している解説動画も参考になりますが、ここでは特に多く寄せられる代表的な質問とその回答を紹介します。

今まで通り紙で受け取った請求書や領収書は、紙のまま保存しても良いですか？

はい、問題ありません。
紙で受け取った請求書や領収書は、これまで通り紙のままファイリングして保存することが認められています。
今回の法改正で電子データでの保存が義務化されたのは、あくまでメールやWebサイトなどを通じてデータで受け取った取引情報のみです。

高価な会計システムや専用ソフトを導入しないと対応できませんか？

いいえ、必ずしも専用システムの導入は必要ありません。
国税庁がウェブサイトで公開している事務処理規程のひな形を活用し、ファイル名の付け方を工夫するなどの手作業で対応すれば、費用をかけずに0円で法要件を満たすことも可能です。

電子取引のデータをルール通りに保存しなかった場合の罰則はありますか？

保存要件を満たさなかったこと自体に直接科される罰則はありません。
しかし、青色申告の承認が取り消される可能性があります。
また、保存すべきデータの隠蔽や仮装などの不正行為が発覚した場合は、通常の重加算税にさらに10%が加重される厳しい措置が設けられています。

まとめ

電子帳簿保存法への対応は、まず電子取引データの保存義務を正しく理解することから始まります。すべての経理書類を電子化する必要はなく、義務の対象は限定的です。猶予措置も設けられていますが、法令への対応は企業の信頼性にも関わります。

自社の取引量や業務フローに合わせて、コストをかけない手作業での対応か、効率化を見据えたシステム導入かを選択することが重要です。

例えば、AI技術を活用した弊社製品のDX OCRを導入すれば、紙書類のデータ化と検索要件への対応を同時に効率化できます。経理業務のデジタル化に向けた第一歩として、自社に最適な手法で着実に取り組むことが求められます。

関連サイト：あらゆる国税関係書類をかんたんデータ化＆電子保存｜帳票設計不要のAI-OCR｜DX OCR

投稿者ハンモック編集部

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