FAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法とは

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    DXの推進による電子化、デジタル化、ペーパーレス化が進む中、一番の課題となる紙ベースの帳票がFAXです。
    実際、FAXを受け取る側として、FAXを送る側である顧客や取引先に対して今すぐにペーパーレス化やデジタル化を促すのはネガティブな要因となることを考えると、導入するにしても慎重に進めなくてはなりません。
    今回はFAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法についてご紹介します。

    FAXによる受注業務の課題や問題

    はじめにFAXによる受注業務の課題や問題を把握しておきましょう。

    FAXによる受注業務を行うための金銭的コスト

    FAXによる受注業務を行うための金銭的コストとは、FAX用紙やコピー用紙、トナー代、規模によっては複数台のFAXやコピー機のコスト、受信や送信した紙の帳票の保管場所及び廃棄に関するコストなどが挙げられます。

    普段、業務する中で当たり前になっているようなFAXはこれだけのコストが発生しており、どれもがペーパーレス化することでコストが不要になります。

    FAXによる受注業務を行うための人的及び時間的なコスト

    FAXの受注業務においては人員を確保するためのコストが必要となります。規模によってはオペレーターを多数用意しなければならなかったり、人員不足であればその他の業務と兼務しなければならないこともあるでしょう。

    人的なコストと時間的なコストが必要ということは、人的リソースと時間的リソースを失い続けるということでもあります。リソースがなければ生産性のある仕事に従事できず、より良い仕事をするためのモチベーションを確保できない可能性も高まります。

    FAXによる受注業務にありがちなヒューマンエラーやうっかりミス

    FAXによる受注業務では、様々な手間があり、うっかりミスやヒューマンエラーの原因となっています。例えば、FAXを受け取った、見た、渡したなどの単純作業であっても、受け取っていない、見ていない、渡していないというミスがおきがちです。その他にも誤って他の取引先に送信した。または違う部門や部署、担当に渡してしまったなども挙げられます。

    FAXで受注業務をしているということは、記載されている内容のほとんどは売上や利益に直結するものです。誤ってシュレッダーにかけてしまった、捨ててしまったなどの重大なミスがあれば、企業や組織としての信用を失う結果にもなります。

    紙ベースであるFAXは閲覧や検索がしにくい

    FAXによる受注業務は紙ベースで作業が進みます。FAXを送信するために印刷、FAXを受信するために印刷が必要であり、そのどれもが紙のままのため閲覧や検索がしにくいのが現実と言えます。電子的に管理されていないため、過去の情報を調べるためには倉庫に行かなければならなかったり、整理整頓されているとしても膨大な資料の中から探さなければならないという労力が必要になります。

    もちろん、今までの企業や組織における業務効率化や最適化の結果である可能性はあるにせよ、IT技術が進んだ現代であれば余計な手間暇とコストを抱え続けているような状況でしかありません。コストが膨らめば売上や利益が目減りする他、従業員のコストカットなど別の部分でネガティブな影響として現れる可能性が否めないのも事実です。

    FAXによる受注業務を改善及び効率化する方法

    次にFAXによる受注業務を改善及び効率化する方法をご紹介します。

    FAXに対応した受注システムの導入

    FAXの受注業務の課題や問題を解決するにはFAXに対応した受注システムの導入が一番の近道です。電子化及びデジタル化しにくいとされるFAXの受注業務をシステム的に管理できるようになり、ペーパーレス化の実現が可能になります。FAX受注システムでは顧客や取引先、または個人消費者に負担を掛けずに済むため、売上や利益を少なくしたり、信頼及び信用を失ったりすることが避けられます。

    FAX受注システムにあわせた作業手順や業務体制の再構築

    FAX受注システムを導入したら、システムに合わせて作業手順や業務体制の再構築を行いましょう。可能な限り社内や組織内はペーパーレス化を目標とすることが望ましいです。同時に段階的にFAXを廃止するのか、それとも廃止しないのかを検討することも大切です。

    昨今では世代に関係なく、スマートフォンやタブレットを所持している人が増えています。例えば、スマートフォンアプリによる受注、物販や小売であればECサイトの構築、もしくは会員制サイトを作成してオンラインでの受注に移行するなど、当面の間、FAXを残す方向でも早い段階で廃止する場合でも対応できるような計画を練っておくのがおすすめです。

    FAX受注システムによる具体的な改善効果

    次にFAX受注システムによる具体的な改善効果をご説明します。

    FAX実機での受注業務をペーパーレス化による改善効果

    FAX受注システムではFAX実機を必要としないため、FAXによる受注業務のペーパーレス化を可能とします。

    ・FAX実機、コピー機、スキャナなどのコスト

    ・FAX用紙、トナー、コピー用紙など紙のコスト

    ・各種用紙を保管するための場所や手間暇

    ・受信や送信した用紙の紛失

    ・受信や送信したFAXの閲覧や検索の手間

    上記のような形で物理的に作業に関係するコストが一気に削減できるようになります。その他にも貴重な人材をFAXの専用オペレーターにせずに済むこと、または兼務でFAX業務をしなくて済むようになることから、人的リソースの確保も期待できるでしょう。

    同時にFAXに関する作業も含めて、生産性のない仕事に従事し続けることは離職率の増加につながってしまいます。毎日、決まった定型業務だけを続けさせてしまうことで、ストレスが溜まってしまったり、「誰にでもできることをやらされている」と考えてしまったり、「やりがいのある仕事を与えられない」と感じてしまったりすることもあります。FAXの受注業務をFAX受注システムに置き換えることで、離職率の低下、働きやすい環境の整備、生産性のある仕事に従事しやすくなることも期待できるでしょう。

    FAXによる受注のほとんどの課題や問題の解決

    FAX受注システムでは、受け取ったFAXのデータ化が可能であり、部署や部門、もしくは担当者ごとに振り分けすることが可能になるため、渡した、渡してない、受け取った、受け取ってないというような無駄なやりとりを削減できます。同時に受け取ったFAXの内容をデータですぐに確認できること、閲覧や検索なども容易になることから、今まで必要だった手間暇から開放されます。

    FAX受注システムを導入することで物理的なコストとともに人的リソースや労力などのコストが削減可能であることから、FAXによる受注における課題や問題のほとんどを解決できることがわかります。逆に言えば、FAXによる受注業務において、今のところこれだけのコストと労力が必要になっているということでもあります。ITやICT技術を導入することによる恩恵を受けないまま、古いやり方を続けなければならない理由は存在しないということです。

    まとめ:FAXによる受注業務の課題の解決に「AnyForm FAX CTI」がおすすめ!

    今回はFAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法についてご紹介しました。

    実際問題としてFAXによる業務のペーパーレス化は各企業においてもネックとなっているのは事実です。それは、取引先や顧客との間にあるIT格差によるものが原因であり、FAXでなければならない理由はないけれど、置き換えることができないという企業や組織もあるためです。そのため、顧客や取引先の環境がどのような場合であっても、対応できるようにするのがFAX受注システムと言えます。

    FAX受注システムを導入してみたい、または既存のFAX受注システムではうまく効率化や改善につながらなかったとお悩みであれば、当社が提供する「AnyForm FAX CTI」をおすすめします。今回ご紹介したような課題や問題の解決だけでなく、FAX業務のペーパーレス化、DX推進のための基盤の構築にも役立ちます。FAXに関する業務さえペーパーレス化できれば、その他の業務も含めて全体のペーパーレス化の実現が可能となりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

    最後までお読みいただきありがとうございました。

    この記事がFAXによる受注業務の課題や問題にお悩みの方、改善や効率化する具体案を知りたかった方のお役に立てれば幸いです。

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