FAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法とは

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    DXの推進による電子化、デジタル化、ペーパーレス化が進む中、一番の課題となる紙ベースの帳票がFAXです。
    実際、FAXを受け取る側として、FAXを送る側である顧客や取引先に対して今すぐにペーパーレス化やデジタル化を促すのはネガティブな要因となることを考えると、導入するにしても慎重に進めなくてはなりません。
    今回はFAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法についてご紹介します。


    FAXによる受注業務の課題や問題

    はじめにFAXによる受注業務の課題や問題を把握しておきましょう。

    FAXによる受注業務を行うための金銭的コスト

    FAXによる受注業務を行うための金銭的コストとは、FAX用紙やコピー用紙、トナー代、規模によっては複数台のFAXやコピー機のコスト、受信や送信した紙の帳票の保管場所及び廃棄に関するコストなどが挙げられます。
    普段、業務する中で当たり前になっているようなFAXはこれだけのコストが発生しており、どれもがペーパーレス化することでコストが不要になります。

    FAXによる受注業務を行うための人的及び時間的なコスト

    FAXの受注業務においては人員を確保するためのコストが必要となります。規模によってはオペレーターを多数用意しなければならなかったり、人員不足であればその他の業務と兼務しなければならないこともあるでしょう。
    人的なコストと時間的なコストが必要ということは、人的リソースと時間的リソースを失い続けるということでもあります。リソースがなければ生産性のある仕事に従事できず、より良い仕事をするためのモチベーションを確保できない可能性も高まります。

    FAXによる受注業務にありがちなヒューマンエラーやうっかりミス

    FAXによる受注業務では、様々な手間があり、うっかりミスやヒューマンエラーの原因となっています。例えば、FAXを受け取った、見た、渡したなどの単純作業であっても、受け取っていない、見ていない、渡していないというミスがおきがちです。その他にも誤って他の取引先に送信した。または違う部門や部署、担当に渡してしまったなども挙げられます。
    FAXで受注業務をしているということは、記載されている内容のほとんどは売上や利益に直結するものです。誤ってシュレッダーにかけてしまった、捨ててしまったなどの重大なミスがあれば、企業や組織としての信用を失う結果にもなります。

    紙ベースであるFAXは閲覧や検索がしにくい

    FAXによる受注業務は紙ベースで作業が進みます。FAXを送信するために印刷、FAXを受信するために印刷が必要であり、そのどれもが紙のままのため閲覧や検索がしにくいのが現実と言えます。電子的に管理されていないため、過去の情報を調べるためには倉庫に行かなければならなかったり、整理整頓されているとしても膨大な資料の中から探さなければならないという労力が必要になります。
    もちろん、今までの企業や組織における業務効率化や最適化の結果である可能性はあるにせよ、IT技術が進んだ現代であれば余計な手間暇とコストを抱え続けているような状況でしかありません。コストが膨らめば売上や利益が目減りする他、従業員のコストカットなど別の部分でネガティブな影響として現れる可能性が否めないのも事実です。

    FAXによる受注業務を改善及び効率化する方法

    次にFAXによる受注業務を改善及び効率化する方法をご紹介します。

    FAXに対応した受注システムの導入

    FAXの受注業務の課題や問題を解決するには、FAXに対応した受注システムの導入が一番の近道です。電子化及びデジタル化しにくいとされるFAXの受注業務をシステム的に管理できるようになり、ペーパーレス化の実現が可能になります。FAX受注システムでは顧客や取引先、または個人消費者に負担を掛けずに済むため、売上や利益を少なくしたり、信頼及び信用を失ったりすることが避けられます。

    FAX受注システムにあわせた作業手順や業務体制の再構築

    FAX受注システムを導入したら、システムに合わせて作業手順や業務体制の再構築を行いましょう。可能な限り社内や組織内はペーパーレス化を目標とすることが望ましいです。同時に段階的にFAXを廃止するのか、それとも廃止しないのかを検討することも大切です。
    昨今では世代に関係なく、スマートフォンやタブレットを所持している人が増えています。例えば、スマートフォンアプリによる受注、物販や小売であればECサイトの構築、もしくは会員制サイトを作成してオンラインでの受注に移行するなど、当面の間、FAXを残す方向でも早い段階で廃止する場合でも対応できるような計画を練っておくのがおすすめです。


    FAX受注システムによる具体的な改善効果

    次にFAX受注システムによる具体的な改善効果をご説明します。

    FAX実機での受注業務をペーパーレス化による改善効果

    FAX受注システムではFAX実機を必要としないため、FAXによる受注業務のペーパーレス化を可能とします。

    ・FAX実機、コピー機、スキャナなどのコスト
    ・FAX用紙、トナー、コピー用紙など紙のコスト
    ・各種用紙を保管するための場所や手間暇
    ・受信や送信した用紙の紛失
    ・受信や送信したFAXの閲覧や検索の手間

    上記のような形で物理的に作業に関係するコストが一気に削減できるようになります。その他にも貴重な人材をFAXの専用オペレーターにせずに済むこと、または兼務でFAX業務をしなくて済むようになることから、人的リソースの確保も期待できるでしょう。
    同時にFAXに関する作業も含めて、生産性のない仕事に従事し続けることは離職率の増加につながってしまいます。毎日、決まった定型業務だけを続けさせてしまうことで、ストレスが溜まってしまったり、「誰にでもできることをやらされている」と考えてしまったり、「やりがいのある仕事を与えられない」と感じてしまったりすることもあります。FAXの受注業務をFAX受注システムに置き換えることで、離職率の低下、働きやすい環境の整備、生産性のある仕事に従事しやすくなることも期待できるでしょう。

    FAXによる受注のほとんどの課題や問題の解決

    FAX受注システムでは、受け取ったFAXのデータ化が可能であり、部署や部門、もしくは担当者ごとに振り分けすることが可能になるため、渡した、渡してない、受け取った、受け取ってないというような無駄なやりとりを削減できます。同時に受け取ったFAXの内容をデータですぐに確認できること、閲覧や検索なども容易になることから、今まで必要だった手間暇から開放されます。
    FAX受注システムを導入することで物理的なコストとともに人的リソースや労力などのコストが削減可能であることから、FAXによる受注における課題や問題のほとんどを解決できることがわかります。逆に言えば、FAXによる受注業務において、今のところこれだけのコストと労力が必要になっているということでもあります。ITやICT技術を導入することによる恩恵を受けないまま、古いやり方を続けなければならない理由は存在しないということです。

    FAX業務のペーパーレス化が現実的でない場合の対処法

    次にFAX業務のペーパーレス化が現実的でない場合の対処法を解説します。

    FAX受注業務を丸ごとアウトソーシングする

    FAXの受注業務における利益の比率が大きいにも関わらず、オペーレターが確保できないことで、取引先や顧客に迷惑が掛かっているような状況に陥ることがあります。FAXの電子化やペーパーレス化する余裕がないことで、採用や雇用、教育や育成のコストが浪費されている状況とも言えます。
    改善する余裕も時間もない!というのであれば、FAX受注業務を丸ごとアウトソーシングすることで、ネガティブな状況から脱却することを視野に入れてみてください。。FAXの受注業務による利益を失わず、人材不足によるボトルネックも解消され、アウトソーシング先を経由してペーパーレス化も実現できるので大変おすすめです。

    バックオフィス系業務全般、もしくは一部をアウトソーシングする

    FAX受注業務はなるべく自社対応したいという場合、他のバックオフィス系業務のアウトソーシングを検討してみましょう。例えば、繁忙期など臨時で雇うオペレーターの確保は難しくなくても、常駐的に働く従業員が確保できない場合におすすめです。
    現実問題として、FAX受注業務が主な利益・収益源ですと、他の事務系の作業も煩雑で膨大な量になるため、「FAXの受注はスムーズだが、事後の処理がボトルネックになる」という状況に陥ってしまうこともあります。FAX受注業務で処理した情報を、アウトソーシングによってデータ化、ペーパーレス化することができるため、DX推進を前向きに進めたい場合にも向いています。

    雇用や採用、教育や育成する時間や余裕を作る

    アウトソーシングの利点は「低コストで同じ結果を得られること」と言えます。単に従業員の給与などの金銭的な部分だけでなく、雇用して育成し、実務の第一線で働くための時間的かつ学習的な部分のコストが不要になるのが理由です。
    同時に、そもそも雇用がうまくいかない、教育や育成の基盤がない状態ですと、いくら人が入ってきても定着しませんし、成長することもありません。まずはアウトソーシングに任せて雇用や採用、教育や育成をする時間や余裕を作り、職場環境の改善と社員教育の基盤を構築することを視野に入れると良いでしょう。

    DXの推進となる技術の選定や導入を計画、実行する

    アウトソーシングに任せることを決定したら、次は社内や組織内の効率化や最適化につながるDX推進に必要な技術の選定を行いましょう。単に検討するだけでなく、具体的に導入を計画し、実行することが大切です。
    FAX受注業務が主な利益や売上という場合、デジタル化の波に乗り遅れていることがあります。そのため、IT格差が生じてしまうことで、同業他社やライバル企業と利益や売上の面でも格差が開いてしまいます。
    同業他社やライバル企業がどのような技術を受け入れているのか、もしくは業界や業種問わず、FAXを主体とした企業がどのような形でDX推進をしているのかチェックし、実務で運用できるよう前向きに進めて行きましょう。

    業務標準化や業務平準化で事業活動全体を再構築する

    DX推進となる技術の導入が具体性を帯びてきたら、ボトルネック、もしくは属人化している部門や部署、担当の作業量や業務内容を精査し、業務標準化や業務平準化によって解消しましょう。
    業務標準化や業務平準化は小さく始めて、徐々に事業活動全体に広げていくとスムーズです。同時に、DX推進の技術が導入されることを想定し、実務担当者とヒアリング、相談、導入テストを行うことをおすすめします。


    FAX業務をアウトソーシングした後の内製化や自社対応に戻す流れ

    次にFAX業務をアウトソーシングした後の内製化や自社対応に戻す流れを解説します。

    創出した時間を無駄にせず、ペーパーレス化への対応に注力する

    アウトソーシングに任せることで創出した時間は非常に大切です。時間を無駄にすることなく、ペーパーレス化への対応に注力しましょう。特にFAXを主体とした業務の流れの場合、日々の作業量が多すぎることで、ペーパーレス化が現実的でないと感じてしまいます。
    時間と心の余裕が生まれ、実務はアウトソーシングに任せているというアドバンテージを最大限に活用し、今までの作業手順をどのようにデジタル化すべきか、実務に落とし込むためにしっかりと精査し、実践していきましょう。
    また、「OCRによるデータ化」「FAXの電子化」だけに注目するのではなく、その他のペーパーレス化の技術についても、いくつか目星を付けておくことをおすすめします。公式サイトを会員制サイトにしてオンラインによる受注を可能にしたり、アプリを開発して気軽に注文できるようにしたりと、創意工夫してみてください。

    アウトソーシングした作業・業務のペーパーレス化を優先する

    基本的にはアウトソーシングした作業・業務のペーパーレス化を優先するのがおすすめです。社内や組織内に戻すタイミングで、ペーパーレス化に切り替えることで、前後の部門や部署に負担をかけることがないのが理由です。
    また、業務標準化や業務平準化と同様に、ペーパーレス化も小さく始めて、徐々に範囲を広げていくというイメージを持ちましょう。まずはFAX受注業務の部分なのか、受注業務の前後のバックオフィス系業務をペーパーレス化するのが先かなど、優先順位を明確にすることが大切です。

    ペーパーレス化によって実現できるDX推進に注力する

    FAXによる受注業務の課題はペーパーレス化をして解決、と終わりにしてはいけません。むしろ、ペーパーレス化がDX推進の始まりであることを理解し、前後の業務や作業において、さらに導入できる技術がないか調査し、精査しましょう。
    ペーパーレス化とともに自動化を検討してみたり、オンライン化やアプリ化など、他の受注につながる導線や収益源の創出を現実的なものにしたりと、デジタル化によって一元管理できるという利点を最大限に有効活用してください。

    最適化や効率化が進んだ部門・部署・担当で内製化、自社対応に戻す

    ペーパレス化やその他のDX推進で最適化や効率化が進んだら、自社対応に戻す段階に入りましょう。この場合も小さな範囲から始めて、徐々に広げていくことをおすすめします。実際に実務での運用段階に入ると、導入テストや想定した作業手順でひずみが生じることが考えられます。
    実データや実務でしっかりと対応できるかどうか、同時に現場の担当者が新しいやり方による実務経験を積む時間や猶予を考えておくことで「DXの推進に失敗してしまう可能性を低く」できます。
    自社対応に戻すタイミングで急激に作業量が増えてしまうと、業務に支障が出たり、顧客やユーザーに迷惑を掛けたりする可能性も考えられますので、無理せず、段階的に進めていくと良いでしょう。

    従業員の負担が増えすぎるようであれば、再びアウトソーシングの利用を

    ペーパーレス化やDXの推進は「時間や労力の負担、浪費を削減する」ことにつながる技術および仕組みです。しかし、業界や業種によっては、変化に伴う負担や疲労に従業員が耐えきれないこともあります。
    新しい技術や業務手順に慣れるまでの時間が足りなかったり、前提となる雇用や採用、教育や育成が追いついていなかったりする可能性が高いので、再びアウトソーシングを利用し、改善するための時間を作ることをおすすめします。同時に「経営陣や管理職がDXの推進に疲れてしまう」ことも考えられます。現場で働く実務担当者だけでなく、管理する側の負担が多い場合も、一定期間アウトソーシングに任せてみても良いでしょう。


    まとめ:FAXによる受注業務の課題の解決に「AnyForm FAX CTI」がおすすめ!

    今回はFAXによる受注業務の課題や問題の改善及び効率化する方法についてご紹介しました。
    実際問題としてFAXによる業務のペーパーレス化は各企業においてもネックとなっているのは事実です。それは、取引先や顧客との間にあるIT格差によるものが原因であり、FAXでなければならない理由はないけれど、置き換えることができないという企業や組織もあるためです。そのため、顧客や取引先の環境がどのような場合であっても、対応できるようにするのがFAX受注システムと言えます。
    FAX受注システムを導入してみたい、または既存のFAX受注システムではうまく効率化や改善につながらなかったとお悩みであれば、当社が提供する「AnyForm FAX CTI」をおすすめします。今回ご紹介したような課題や問題の解決だけでなく、FAX業務のペーパーレス化、DX推進のための基盤の構築にも役立ちます。FAXに関する業務さえペーパーレス化できれば、その他の業務も含めて全体のペーパーレス化の実現が可能だとお考えの場合に向いています。また、FAX受注業務やバックオフィス系全般のアウトソーシングも承っておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
    最後までお読みいただきありがとうございました。
    この記事がFAXによる受注業務の課題や問題にお悩みの方、改善や効率化する具体案を知りたかった方のお役に立てれば幸いです。

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