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OCRによるペーパーレス化の導入が慢性的なリソース不足を解決する理由|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

OCRによるペーパーレス化の導入が慢性的なリソース不足を解決する理由

AnyForm OCR

2020/08/26

OCRによるペーパーレス化の導入が慢性的なリソース不足を解決する理由

OCRによるペーパーレス化によって、慢性的なリソース不足を解決できる可能性があることをご存知でしょうか。また、実際問題として膨大な事務作業をアナログな方法で続けていては、リソース不足以前に企業競争力で負けてしまう可能性がある点も留意しなくてはなりません。
今回はOCRによるペーパーレス化の導入が慢性的なリソース不足を解決する理由をご紹介します。

目次

なぜ、慢性的なリソース不足になるのか

はじめに、なぜ、慢性的なリソース不足になるのか根本的な部分をいくつか挙げてみます。

職場環境や作業手順に問題がある

慢性的なリソース不足の原因が単に人手不足であるなら、職場環境や作業手順に問題があるかもしれません。特に一部の人では作業可能なことであっても、必ずしも万人が同じことを続けられるかは別の話だということを理解する必要があります。

また、人間関係やハラスメントに類する問題がないかもチェックしましょう。業界や業種による部分はありますが、何らかの形で問題があることを前提、または問題があることを認めることが、慢性的なリソース不足及び人員不足を解決する第一歩となります。

人手不足のまま過剰な作業量を処理させている

人手不足のまま残った人員に過剰な作業量を処理させていることも懸念しなくてはなりません。その状態で新しく人材を投入したとしても、教える手間や時間がない、教えられる側も余裕のない状態で習わねばならず、満足な教育を受けられないまま実作業に入ることでその作業量に打ちのめされ、また周囲に少なからず混乱を引き起こすことも考えられます。

作業負担の面で慢性的な人手不足に陥っているような組織では、引き継ぎもそこそこに新しく入ったばかりの人が作業の主力を担わねばならない場合もあり、いきなりの作業負担に尻込みしてしまう、という悪循環が起こっている場合が少なくありません。

単に人材を投入するだけでなく、余裕をもって実作業に入ってもらうためにはしっかりと教育期間も設ける必要があり、やはり従業員に重くのしかかる作業負担をいかに軽減するかがこの場合のリソース不足解消の鍵となるでしょう。

ネガティブな循環を繰り返している

上でも述べましたが、慢性的なリソース不足及び人員不足はネガティブな循環を繰り返している場合によく起こります。人が足りないから忙しい。教える手間を考えるとなかなか新しいを入れづらい。満足な教育も受けられないまま実作業に入るため結果としてすぐに辞めてしまう。

単調な作業の繰り返しであったり、生産性があるとは言えない作業を長く続ける環境におかれると、いかに熱意のある従業員であっても次第にその熱をそがれ、嫌気がさすことにもなります。嫌気がさした状態で作業を続ければミスも増え、戻しが発生してさらに作業が増えるといった悪循環がどんどん深まります。

まずはこれらの悪循環を断ち切ることがリソース不足の解消には肝要で、そのための手段としてのペーパーレス化について、次にご説明します。

慢性的なリソース不足をOCRによるペーパーレス化が解決する理由

慢性的なリソース不足をOCRによるペーパーレス化によってどのように解決できるのでしょうか。

作業負担や心理的疲労の軽減が可能となるため

OCRによるペーパーレス化とRPAなどのツールを組み合わせることよって、まずは事務作業の一部だけでも機械に任せられる環境を整えていきましょう。単調な定型業務から開放されるだけでもリソースにやや余裕が生じます。

OCRを起点として他の部分についても自動化の流れができ、従業員の作業負担や心理的疲労の軽減にもつながります。同時に一つの拠点で自動化したものを他の拠点でも共有することで、お互いがお互いのリソースの確保につながるという一体感を持つことも意識してみてください。これだけでも職場環境を改善するポジティブな材料となります。

目視によるチェックや手入力によるうっかりミスやヒューマンエラーの軽減

うっかりミスやヒューマンエラーは誰にでも起こり得ることです。しかし、慢性的なリソース不足によって職場の雰囲気が悪くなっていると、お互いに心の余裕がなく、小さなミスの影響が大きく出たり、それに対する反応が感情的になってしまうこともあります。OCRによるペーパーレス化やRPAで自動化することで、人力による作業量そのものを軽減し、単純な人的ミスの発生率を抑えることにつながります。

人はミスをするものであるという余裕のある雰囲気が組織内に醸成されることにより、ミスをカバーしあえる環境が整い、そうした心の余裕がさらにミスの発生を減らし、作業の質を高めるという好循環へとつながります。

効率的かつ最適化された作業手順の構築につながる

OCRの情報を元にRPAで自動化させるためには作業手順を見直す必要があります。言い換えれば、効率的かつ最適化された作業手順を構築するきっかけになるということです。特に古い体質の企業や組織においては、アナログな手法を変えるきっかけがないまま非効率的な作業手順を継続していることが少なくありません。

無駄なものは無駄と割り切り、業務において、または売上や利益において大切な部分を基準に新しい作業手順の構築を考えることが大切です。もちろん今はまだそんな余裕がないという段階かもしれません。しかしであればこそ、作業手順の効率化=次のステップへ移行するためにも、OCR及びRPAによる自動化を推進することが大切です。

RPAによって定形業務の自動化も導入可能となる

そもそもRPAなどの自動化ツールはOCRによって電子化及びペーパーレス化された情報を元に自動化を構築する方が効率的です。言い換えれば、RPAで自動化するために人力の作業を増やしてはいけないということです。OCRの導入とRPAによる自動化が切っても切り離せない部分であると理解しましょう。

また、OCRによるペーパーレス化もRPAによる自動化も、実務で使う担当者が慣れれば慣れるほど最適化しやすくなります。それらのノウハウは共有しやすいものですし、少しずつ改善することでさらに効率化することも可能です。実際問題として利益が確保できているけれど慢性的なリソース不足や人員不足の場合は、誰かが無理をして回してしまっているのが原因でもあります。もちろん、頑張っている人が悪いのではなく、経営側が「このままでも良い」と判断してしまうことが問題です。

将来的に企業や組織の長い存続・発展を望むのであれば、職場環境の改善は必須であり、そのためにOCRやRPA、またはAIなどの技術を積極的に取り入れること、または取り入れる体制や意識を持つことが大切だということです。

生産性のある仕事をするためのリソースが確保される

ある程度、事務作業やその他の業務が自動化されてくることで、生産性のある仕事をするためのリソースが確保されます。リソースが確保されれば心の余裕、気持ちの余裕も出てくることから、新しいアイデアや企画、商品やサービスに結びつくこともあるでしょう。

余裕のある職場環境であれば、社内の雰囲気や社員間の連携も良くなりますし、新しい人への教育体制が整い、しっかりとした研修を積んだ状態で実務に入ることで、業務理解が高まり、ひいては離職率の低減にも効果が生まれます。社内の風通しが良くなれば、社外へもそれは伝わり、顧客や取引先へも好印象をもたらすことになるでしょう。

ネガティブな循環からポジティブな循環に変化する

これまでご説明した流れの中で特に意識したいのが、ネガティブな循環をポジティブな循環に変化させようとする努力です。同時に、古い考え方やアナログの作業方法のままでは耐えられない時代が来ることは想定しておかなくてはなりません。

人が人を大切にできる環境、企業や組織として人を大切にする職場となるような工夫や取り組みを行うことをおすすめします。

膨大な事務作業をこなすことが褒められる時代ではないということ

昨今においては膨大な事務作業をこなすことが褒められる時代ではないということを理解しなくてはなりません。むしろ、貴重な人材やリソースを自動化できる作業に割り当てるということは、企業や組織として時代に取り残されていることを自覚しなくてはならない段階と言えます。

当社が提供する「AnyForm OCR」であれば、OCRによる読み取りとRPAを活用しながら、大抵の事務作業を自動化することが可能となります。また、扱いやすく覚えやすいインターフェイスを備えておりますので、OCR技術をごく当たり前の技術として受け入れやすいという特徴もあります。早い段階で実務レベルで導入から運用できる仕組みやRPAツールや各種マーケティングツールとの連携も備えておりますので、ぜひともこの機会にお問い合わせ、ご相談ください。

まとめ:慢性的なリソース不足をOCRによるペーパーレス化を起点に根本から解決しよう

今回はOCRによるペーパーレス化の導入が慢性的なリソース不足を解決する理由と題してお話させていただきました。

OCRによるペーパーレス化はそのものだけでは慢性的なリソース不足をすべて解決するものではありませんが、少なくとも膨大な入力業務や単調な事務作業の一部を低減することが可能です。同時にRPAによる自動化を組み込むことができれば、OCRで読み込んだデータをRPAが自動で作業してくれるようになり、リソースが少しずつ確保されます。まずは自社の作業環境を見直して、改善する方向に意識を向けることが重要です。

前述しました「AnyForm OCR」であれば、慢性的なリソース不足の場合でも少しずつ作業負担を軽減しながら、業務プロセスの改善やRPAによる自動化を導入するきっかけを作ることができます。コストパフォーマンスにすぐれ、カスタマイズ性も高いため貴社のニーズにぴったりと適応させることができます。ぜひ前向きに利用をご検討ください。

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