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OCR帳票設計とは?OCRによる電子化を導入する際のチェックポイント|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

OCR帳票設計とは?OCRによる電子化を導入する際のチェックポイント

AnyForm OCR

2020/08/26

OCR帳票設計とは?OCRによる電子化を導入する際のチェックポイント

OCR帳票設計とは何かお悩みではありませんか。実際問題としてOCRを導入するタイミングでデータをさらに活用するために帳票の見直しに迫られることもあるでしょう。
今回はOCR帳票設計に関する基礎知識やOCRによる電子化を導入する際のチェックポイントをご紹介します。

目次

OCR帳票設計とは

はじめにOCR帳票設計に関する基礎知識をチェックしましょう。

データベースとして活用しやすい情報の集約

OCR帳票設計は利用するOCRソフトやツールの仕様に合わせて、社内や組織内で利用する帳票の項目や枠、表による配置などを設計すること、またはOCRソフトやツールで読み取る座標や位置を設定することを意味します。昨今のOCRソフトは非常に優秀で多少のズレ程度は認識しますが、仕様に合わせたり座標や位置の指定をした方が、より正確に内容を読み取り、エラーにならずにデータ化されます。

分かりやすく言えばOCRによる認識率をさらに高めるために必要な作業がOCR帳票設計であり、業務効率化の第一歩といえる大切な作業と言えるでしょう。また、データベースとして活用しやすい形にまとめることで、必要な項目が帳票ごと、またはデータごとに分類されるので、しっかりと設計することでより効率化の恩恵を得られるようになります。

従来の帳票と大幅な乖離とならないような設計

従来の帳票をカスタマイズしたり、新しい帳票を作成する場合は、従来の帳票と大幅に乖離してしまう配置やデザインとなると、取引先や社内や組織内でうっかりミスやヒューマンエラー、または作業の遅延を招く場合があります。たとえば、今までは名前を書く欄だったのに役職の部分と配置が入れ替わったりした場合、慣れた人ほど記載場所を間違える可能性がありますし、修正されないまま帳票が回ってくれば、確認するための手間ひまがかえってかかることにもなりかねません。

もちろん、新しい帳票に慣れてくれば良いという問題ですし、誰もが注意すれば良いことではありますが、なるべくなら従来の帳票のデザインや配置と変わらない方が、無駄な手間を増やさず、スムーズに導入が進みます。OCR帳票設計のみに気を取られず、実際に書き込む人の慣れや習慣を考慮することも大切です。

業務や作業で必要な書類全般のフォーマットを把握

OCR帳票設計に合わせて新しく帳票を作成するなら、業務や作業で必要な項目、データの種類や分類を把握し、書類全般のフォーマットやデザインをしっかりと確認するようにしましょう。無駄を省いたつもりで必要な情報の項目まで削除してしまい、結局は目視によるチェックや手作業で補わなければならなくなってしまっては意味がありません。

特に部門や部署、本店や支店など敷居を跨ぐような場合で、相互に必要な情報が異なる場合などは、共通のフォーマットですべての部署部門が必要な情報を得られるように高度な帳票設計を行う必要があります。OCR帳票設計のプロトタイプ、またはカスタマイズ後の帳票が完成した段階で横断的なチェックを行い、極力すべての人が自動化・効率化の恩恵を受けられるようにしましょう。より多くの情報を効率よく集められるようにすることで、それを管理し活用する場合の効果も大きくすることができます。

実際にOCRを導入して電子化する際のチェックポイント

次に実際にOCRを導入して電子化する際のチェックポイントをご紹介します。

社内や組織内の書式やフォーマットへの対応

OCRソフトやツールが社内や組織内で必要とする書式やフォーマット、枠組みやデザインに対応しているか、その他にも文字列、手書き文字、チェックやマークなど必要とする項目を網羅しているかチェックしましょう。

もちろん、ほとんどのOCRソフトやツールは対応しているはずですが、必ずしも全てがそうとは限らないので念入りにチェックすることが大切です。

読み取りの精度やAIによる機械学習の有無

OCRの読み取りの精度については、活字や印刷した文字だけでなく、手書きの文字や手書きの数字もきちんと対応するか、どの程度の認識率なのかをチェックしましょう。

また、AIによる機械学習を導入しているOCRの場合、手書きの文字や数字を認識する精度が高くなります。どのような形で認識するのか、どのような技術を取り入れて認識しているのかも合わせてチェックしておくのがおすすめです。

電子化した情報の取り扱い方や管理方法など

OCRで電子化した情報の取り扱い方、管理方法についてもしっかりと下調べしましょう。たとえば、各種データベースとの連携が可能か、RPAなどの自動化ツールと連携して事務作業の自動化が可能となるかなど、OCRソフト単体の機能だけでなく、連携するツールのこともチェックしておくと、将来的に自動化や他のデータベースとの連携、またはマーケティングツールとの連携などがスムーズになります。

帳票設計を簡単に行えるOCRツールの導入がおすすめ

OCR帳票設計やOCRを導入する際のチェックポイントをご説明する中で、どれもが知識として覚えておくべきことではありますが、実はOCRの帳票設計を簡単に行えるソフトとして、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」があります。

ここでは、具体的にどのような形で帳票設計が簡単に行えるのか、また当社のOCRソフト「AnyForm OCR」がおすすめである理由をご紹介します。

様々なフォーマットの帳票を自動で読み込んで認識することが可能

AnyForm OCRは様々なフォーマットの帳票を自動で読み込んで認識、振り分けてデータ化することが可能です。帳票を読み込むごとに読み込み位置を設定したり、どの帳票か選択する必要はありません。また、AnyForm OCRは誰でも簡単にOCR帳票設計が可能です。IT部門ではなく、AnyForm OCRを活用する業務部門の方が設計し、運用している事例も多数ございます。もう1点、帳票設計時のポイントになるのが、出力データレイアウト設計です。OCR結果のデータを受け取る後続システムに合わせて、柔軟に設計が行えることが重要です。

・OCR帳票設計(座標指定方式)

OCR帳票設計は従来型の座標や定義が必要ですが、こちらも簡単な操作のみで設定が可能です。非定型フォーマットの帳票であっても、簡単なマウス操作のみ、または項目の設定のみなので、誰でもOCR帳票設計を行うことが可能です。

・出力データレイアウト設計

出力項目の選択やその順番、あるいは、どのようなタイミングで出力するかなど、OCR結果を取り込む後続システム側に合わせた柔軟な設定が専用画面で簡単に行えます。運用中に項目が追加されたり、レイアウトが変更になった場合でも、自社で簡単に対応できます。

AI OCRオプションを利用すれば認識精度をさらに強化

AI OCRオプションを利用することで、さらに高精度の文字認識が可能となります。ある程度の広いマスや自由な書式の項目に書かれた連続した手書き文字などの認識も可能となり、認識できる書類や帳票の幅が広がります。

企業や組織、または業種や業界によっては手書きの部分も多いため、その時点でOCRの導入に及び腰になりがちですが、AnyForm OCRのAI OCRオプションを利用すれば、難しい手書き文字の認識も可能となり、OCRの導入も決して夢ではなくなります。すなわち、電子化やペーパーレス化が可能になるということです。

連携サービスやツールも多く、組み合わせることで業務効率をアップ

電子化やペーパーレス化だけがOCRの目的ではありません。もちろんそれだけでも大きなメリットがありますが、OCRによって効率的に文字列をデータ化した後、どのようにそれを活用できるかも大切な要素です。

AnyForm OCRでは、連携可能なサービスやツールも豊富で、カスタマイズして組み合わせることで、業務効率の大幅な向上やデータの活用がさらに促進されます。UiPathやAutoジョブ名人、Automateの他にも各種RPAやFAXサーバー、業務システムとの連携も可能です。

業務全体の事務作業の効率化や負担の軽減が実現し、より生産性の高い仕事に人的リソースを向けられるようになります。結果として、企業や組織としての成長力・競争力を高い次元で保つことができるようになります。

まとめ:OCRの帳票設計にお悩みなら「AnyForm OCR」を

今回はOCR帳票設計に関する基礎知識やOCRによる電子化を導入する際のチェックポイントをご紹介しました。

OCRの帳票設計はOCRによる認識率を高めること、また効率的でわかりやすい帳票の設計にもつながります。また、必要なデータや数値、文字列の洗い出しにもつながるので、改めて必要なデータの収集方法を見直したい場合にも役立つでしょう。そして非定型のフォーマットの帳票も読み取って認識可能となれば、確実に事務作業の負担やコストが軽減されます。

OCR帳票設計に関することでお悩みであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」をぜひともご利用ください。誰でも簡単にOCR帳票設計や帳票を作成することが可能であり、スムーズかつシームレスなデータ活用を実現できます。この機会にぜひ、お気軽にご相談ください。

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