帳票の電子化やペーパーレス化を行う上でメリットだけでなくデメリットも把握した上で検討したいとお悩みではないでしょうか。メリット以上にデメリットが出てしまうことを懸念するのは正しい認識と言えます。
今回は安心して帳票を電子化するためにも、帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットをご紹介します。

なぜ、帳票を電子化する必要があるのか

初めになぜ帳票を電子化する必要があるのかを抑えておきましょう。

DXを推進し競争力を維持する

2025年の崖に向けて国を挙げてDXの推進が行われています。政府の公的機関においても電子化やペーパーレス化を進めており、民間においても同様に様々な帳票のデータ化が進められている段階です。このような状況において自社のみが帳票の電子化を行わなかった場合、今すぐではないにせよ将来的に外部とのデータのやりとりが困難になること、また、これまで通り紙ベースの書類や帳票の処理に追われることで、リソースの適切な振り分けができず、競争力の低下を招く可能性が考えられます。
もちろん、現時点で対応できていない企業や組織も存在しますし、電子化やペーパーレス化を必要としない場合も考えられるでしょう。しかし、これからの時代の標準となるデータに対応しない姿勢や体制のままであれば、企業や組織としての成長力が失われたり、市場におけるポジションやシェアに影響することも留意しておかなくてはなりません。
予想されるそれらのネガティブな状態を打破するためにも、帳票を電子化することが大前提となることがわかります。

情報資産として紙ベースの情報を活用するため

DXの推進においてはデータの横断的な活用として、部門や部署、場所を越えて共有や有効活用できる環境を整えることが必要とされています。しかし、紙ベースの書類や帳票のままでは、共有や活用、またデータとしての整理や分析を行うことさえ難しい状態です。実際に海外の事例においても、官民で様々なデータの共有や公開を行うことで、シームレスかつスムーズに環境問題の改善や新しい技術の創出、または既存の技術の強化などが行われています。
また、企業活動において生じる紙ベースの帳票や書類から利益が生まれる可能性があることを考えると、紙ベースの帳票や書類を電子化することは企業としての財産を掘り起こすことにもつながります。これから先もデータを有効活用できる形にしておくためにも、帳票の電子化、ペーパーレス化が必要なことが理解できるでしょう。

業務の効率化や自動化による生産性の確保

業界や業種に依らず、少子高齢化や人手不足など人材そのものの不足が問題となっていることから、自動化できる部分は自動化して、人的なリソースを増やす＝生産性の確保、が急務となっています。
帳票の電子化は事務作業の負担を大幅に削減できる他、自動化との相性も良いため単調な作業を自動化することに向いています。例えば、毎日の決まった仕事、数字の変化のみの作業など、本来人間でなくても構わないけれど、大切な業務であることから事務員を確保して対応していた部分を自動化することが可能です。
電子化やペーパーレス化が何を解決するために必要なのか、それは単に業務効率化や自動化だけでなく、時間的な余裕や人的なリソースの確保、ひいては生産性の向上に直結するものであると考えると、電子化・自動化を導入することはこれからの時代の常識であると言えるのではないでしょうか。

帳票を電子化やペーパーレス化することのメリット

次に帳票を電子化やペーパーレス化することのメリットをご説明します。

紙資源や人件費に関するコストや手間暇の削減

帳票の電子化が標準になれば、用紙の購入や印刷、管理、廃棄までのコストや手間の削減につながります。また、人力による入力業務やデータの仕分けが少なくなり、入力に要する時間的コストも削減されます。人的なコストの削減につながることで、結果として人的リソースの確保と、様々な費用面のコストが派生的に削減されます。

電子的な管理によるセキュリティ性の確保

電子的な管理によって可能となるセキュリティ性の確保もメリットの一つと言えます。もちろん、電子化によるリスクもあるため一長一短ではありますが、データの共有や活用が可能になるという圧倒的なメリットを考慮すると、電子化しながら適切なセキュリティ対策を講じることがベストな選択と言えるでしょう。
電子化によって、言うまでもなく物理的なスペースの削減も可能になります。クラウドストレージや外部サーバーを活用することで、セキュリティ性を確保しながらスペースの確保と保管費用を軽減できます。帳票の電子化やペーパーレス化のタイミングでセキュリティ性を見直すきっかけとなる場合も多く、紙による情報の受け渡し、またはUSBメモリやCD、DVDなど物理的なデバイスを用いてデータを渡すようなこともルールとしてNGにすれば、すべてがオンライン上で完結するようになり、安全性の向上が期待できます。

データベース化や一元化で情報資産が新たな利益や価値を生む

企業や組織によっては、紙ベースのままの情報よりもデータベース化・一元化することによって活用の幅が広がり、蓄積された情報資産が新たな利益や価値を生む可能性もあります。
紙ベースの書類や帳票の場合、社内や組織内でどのようなデータが蓄積されているのか、完全に把握するのは難しいと言えるでしょう。言い換えれば、貴重で有用なデータが日の目を見ず埋もれている可能性が高いということです。データベース化や一元化で情報の検索や閲覧がスムーズに行えるようになれば、それを活用する営業支援ツールなどとの組み合わせによって、新たな価値や可能性を生み出すことも期待できます。

帳票を電子化・ペーパーレス化することのデメリット

最後に帳票を電子化やペーパーレス化することのデメリットをご説明します。

導入や運用につまずく可能性があること

帳票の電子化は導入するツールやサービスによってサポート対応が異なったり、実務で運用できるレベルまで利用できなかったりする可能性があります。もちろんそれはツールやソフトウェア関連すべてに言えることではありますが、しっかりとしたサポートがないと帳票の電子化の恩恵を享受できないまま、コストによる利益の圧迫を感じることになります。

OCRのツールによってコストパフォーマンスが異なること

OCRのツールによってコストパフォーマンスが大きく異なる場合があり、求めていた機能や連携などをチェックしないまま導入してしまうと、かえって手間が増えたり、余計なコストがかかることになりかねません。特にツールやソフトとの連携回りが弱い場合は、自動化やデータの統合が上手くいかず、データの活用どころか電子化による自動化もできない可能性もあります。

情報資産の管理が適切でないとデータの活用が難しい

帳票を電子化したけれど、立場や役職、部門や部署、担当や様々な人間関係が影響して情報資産を活かしきれないということは充分に考えられます。特に古い体質で企業や組織を守ってきた場合は、情報そのものが財産の根幹である場合も多く、それに付随する形ですべての情報に関してロックが厳重にかかり、社内や組織内であってもオープンな形で公開することを阻む要因となることが少なくありません。情報資産という考え方が希薄で、適切な権限の割り振りが行われず、データの活用が普及しづらくなります。

帳票の電子化・ペーパーレス化が現実的でないと感じる場合の対処法

続いて、帳票の電子化・ペーパーレス化が現実的でないと感じる場合の対処法についてお話します。

OCRを導入していないなら、まずは導入テストやトライアルを行う

帳票の電子化やペーパーレス化が現実的でないと感じるのは、OCRの性能を体感していないことが原因と言えます。OCRを導入していない、または古いOCRを利用しているのであれば、新しいOCRのソフトウェアの導入テストやトライアルを行いましょう。実際にOCRを体感してみると、手動・人力によるデータ入力がどれほど大変だったのか、すぐに実感することができます。

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帳票処理に関する仕事がなくなるという誤解を正しておく

「AIに仕事を奪われる」的な考え方と同様に、OCRを導入することで帳票処理に関する仕事がなくなるという誤解があります。実際にはデータ入力部分の事務処理の負担は削減できますが、OCRを導入するだけで仕事がなくなるようなことはありません。実際問題として電話や対面による顧客対応も必要ですし、メールやメッセージの場合も人間でなければ細やかな対応はできないからです。むしろ、単調な事務処理から開放されることで、顧客対応に集中する時間も増えること、その他の生産性のある仕事に従事できることなど、働く側にもメリットがあることを覚えておくべきです。

ムリ・ムラ・ムダの概念や考え方について改めて見直す

バックオフィス、事務、オフィスワークとして事務処理をしていると、なぜか数をたくさんこなすこと、人よりも量をこなすこと、非効率でも手数を増やすことが「やりがい」や「評価」につながるという誤解を生みます。しかし、これからの時代はムリ・ムラ・ムダを少しでも減らすこと、すなわち「楽」をすることが必要になります。一人の人間に仕事が偏るのはムラであり、一人の人間が頑張りすぎるのはムリです。同様に非効率なことをするのはムダであることを考えると、古いやり方に固執して、頑張っているつもりの時代を卒業すべきと言えます。

必ずしも一度に全ての帳票を電子化しなくても良いということ

電子化やペーパーレス化は必ずしも一度に全ての帳票を電子化しなくても良いということも知っておきましょう。いきなり全部の帳票を電子化するというよりも、段階的に少しずつ電子化・ペーパーレス化するのが一般的な流れと言えます。いきなり仕事がなくなることもなければ、いきなりすべての作業手順が変更になるようなことはありません。実際に電子化やペーパーレス化する際も、基本的には元の作業手順や業務プロセスを参考に、なるべく大幅に流れが変わらないように導入する形です。電子化やペーパーレス化という言葉だけで、現実的でないと諦めたり、避けたりする必要はないということです。

金銭的なコスト、人員的なコストで無理と感じる場合

金銭的なコストや人員的なコストで現実的でない、無理と感じることもあるでしょう。実際問題として2025年の崖問題の期限が近づく中、DXの推進に対する予算をとらず、電子化やペーパーレス化に前向きでない時点で非常に危険です。必要な設備投資をする余裕がない、またはレガシーシステムも含めて、古いやり方から脱却できないこと自体がこれから先の時代を乗り越えられない要因です。既に電子化やペーパーレス化を済ませた企業や組織は次の段階に進んでいます。新たな技術をどんどん受け入れて、デジタル変革の波に乗り遅れないためです。むしろ、DXの推進や働き方改革のことを考えると、優先すべきコストは何なのかを改めて精査することをおすすめします。

帳票の電子化・ペーパーレス化に前向きな場合の導入手順

次に帳票の電子化・ペーパーレス化に前向きな場合の導入手順についてお話します。

OCRに必要なハードウェアとソフトウェアを準備する

帳票の電子化やペーパーレス化に前向きであれば、すぐにでもOCRに必要なハードウェアとソフトウェアを準備しましょう。導入テストやトライアルを行いながら、実際にどのような形で実務や現場に落とし込むかを検討すべきです。
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社内の帳票→社外からの帳票の順にOCRで電子化していく

OCRの導入テストが終わり、導入と運用の段階に入ったら、まずは社内の帳票からOCRに対応し、業務プロセスや作業手順を再構築します。その次に社外からの帳票の電子化やペーパーレス化に移りましょう。もし、並行して進めた方が効率が良ければ、同時に進めていくのもおすすめです。導入から運用の段階で注意したいのが、この時点から属人化が始まってしまう可能性があることです。新しい技術だからこそ、なるべく多くの人が使えるように導入し、複数人で運用できるような流れにすると安心です。

オンライン化が可能な部分を把握しておくことも大事

OCRによって電子化やペーパーレス化を進めながら、オンライン化が可能な部分を把握しておくことも大事です。例えば、受注業務をオンラインかつECによって決済も可能にするなど、業務の流れの簡略化や自動化できる範囲を見極めておきましょう。すぐにオンライン化やアプリ化は難しくても、実現できれば顧客にとっても利便性が高くなりますし、さらに手動の事務処理が減ります。商品やサービスを提供する側として事務処理の負担を減らすという視点とともに、顧客にとっても簡単・楽・気軽に注文や依頼ができるような視点を持つことも大切です。

FAXや紙の注文書や申込書は段階的にゼロにしていくこと

FAXや紙の注文書や申込書は段階的にゼロにしていくことが重要です。しかし、必ずしもゼロにしなければならないという極端な考えでなくても良いとも言えます。例えば、売上や利益が小さくても、長年ファンやリピーターとして商品の購入をしてくれた顧客のためにFAXや紙による注文や申し込みも残しておくべきといえるからです。むしろ、顧客目線で考えた時、いきなり注文できない、申し込みできないと考えたら、すごくがっかりします。将来的に完全にオンライン化、ペーパーレス化、電子化することも大切な目標ですが、既存の顧客を大事にすることも忘れないようにしましょう。

電子化やペーパーレス化に適した作業手順や業務プロセスの構築

OCRが導入から運用段階に進み、実務や現場で使える段階になったら、電子化やペーパーレス化に適した作業手順や業務プロセスの構築を進めましょう。部署や部門によっては作業や業務量の再割り当てを行い、個々の負担を均等にするなど、ムリ・ムダ・ムラの排除を進めましょう。また、このタイミングでバックオフィスやオフィスワーク、事務系以外の仕事を割り当てるのもおすすめです。OCRによって事務処理に要する時間やリソースが開放されるからこそ、従業員の負担を減らすだけでなく、成長や育成のための時間的な余裕を得ることができます。電子化やペーパーレス化が単に事務処理の負担を軽減するだけでなく、その先のDXの推進や働き方改革につながっていることも理解しておきましょう。

帳票の電子化やペーパーレス化の先を見据えたDX推進に関する考え方

次に帳票の電子化やペーパーレス化のさらにその先を見据えたDX推進に関する考え方について解説します。

職場環境の改善を前提とした技術の導入

帳票の電子化やペーパーレス化の先には、デジタルでさまざまな作業や業務が行える技術が活用できます。働き方改革やニューノーマル時代に合わせて、柔軟かつ働きやすい職場環境を構築できるということです。テレワークのためにVPNやリモートデスクトップなど、帳票が電子化されているからこそ、時間も場所も選ばず働ける技術を導入できるようになります。
帳票、書類、伝票、FAX、ハンコなど、物理的な距離が近くなければ処理できないようなことも、デジタルであれば可能になります。パソコンがなくてもタブレットやスマートフォンで業務や作業を行えるようにしたり、安心・安全に社内や組織内のネットワークにアクセスしたりと、既存の人材を大切にして、新しい人材を受け入れやすい環境作りを意識しましょう。

効率化や最適化に役立つシステムやツールの導入

デジタル化されているからこそ、コミュニケーションツールや共有などの仕組みで、さらに効率化や最適化が進められるようになります。簡単な応対はAIのボットに任せたり、顧客やユーザーの決まった問い合わせやクレームを機械的に処理して、人間が話す時にはほぼ状況が把握できたりするなど、人力で行っていた部分の効率化、最適化を意識しましょう。
その他にも電子決裁や電子契約のようなオンラインの仕組みを導入することで、オフィスに行かなくても、オフィスを持たなくても企業や組織として成り立たせることも可能になります。デジタル化によって場所や物理的な紙が不要になることで、得られる恩恵がないか常に模索することが大切です。

まだ見ぬ新技術を受け入れられる基盤を作っておくという意識

OCRやAI、RPAやペーパーレス化など、実用段階に入った技術だけでなく、この先に生まれる新しい技術を受け入れる基盤を作るという意識も大切です。安全性に配慮しつつ、必要に応じてデータを取り出せること、データを活用しやすい基盤を作っていくことも、将来的には情報資産として利益を生む存在になるでしょう。
同様に可能な範囲で過去の情報も電子化やペーパーレス化しておくことで、未来において何らかの利益を生む可能性も高まります。企業や組織としてのノウハウや知見とともに、情報を蓄積し、活用しようという姿勢を持っておきしょう。

セキュリティの体制の強化・構築もしっかりと行っておく

電子化やペーパーレス化の難点はオンラインでつながってしまうと、サイバー攻撃の標的になりかねないことです。そのため、セキュリティ体制を構築することも忘れないおく必要があります。特に急激なDXの推進において、セキュリティ人材が足りていない状況があります。
セキュリティ人材はすぐに育つものではありませんし、従業員や顧客に関する情報も含めて責任のある仕事と言えます。まずはセキュリティ人材を確保すること、セキュリティチームや情報システム部を設置することなど、セキュリティに対する投資も怠らないようにしましょう。

経営陣や管理者の当事者意識と意識改革も重要

帳票の電子化やペーパーレス化、そしてDXの推進においては、経営陣や管理者の当事者意識と意識改革も重要です。実務の現場から遠いポストにある場合、電子化やペーパーレス化に関するコストばかりが気にかかり、今一歩踏み出せないこともあるでしょう。現場や実務担当者の声をきちんと聞くこと、現場で何が足りないのか、同業他社やライバル企業とIT格差が生じていないかを常に意識してみてください。
非効率かつアナログな方法で満足することなく、デジタルで効率化することに注力すれば、企業や組織としての成長にもつながります。従業員の経験やノウハウの蓄積にもなることから、全社的な成長も期待できるでしょう。

既存のOCR製品に満足できない場合にチェックすべきポイント

次に既存のOCR製品に満足できない場合にチェックすべきポイントについて解説します。

属人化やブラックボックス化していないか

古く、扱い辛いOCR製品を利用していると、特定の人・担当しか利用しておらず、属人化やブラックボックス化しがちです。帳票を電子化するための担当になっていたり、OCRを利用できるのがごく一部となっているのであれば、新しい製品に乗り換えるべきと言えます。

デバイスやシステムに過度なランニングコストが発生していないか

古く、扱い辛いOCR製品の中には、デバイスやシステムも古いためランニングコストが嵩む場合があります。特定のデバイスしか利用できず、かつ壊れやすく古い場合、修理費用もかかります。維持しつづけるより新しい製品に乗り換えた方が安く済む可能性が高く、最適化や効率化につながるでしょう。

コストに見合った性能を備えているか

コストに見合った性能を備えていないケースもあります。効率化や最適化につながっていないコストは無駄でしかありません。特に事前の試算や効果検証と比較し、実務で利用して効率的だとは思えない場合も、早急に別の製品を探すタイミングです。

実務で本当に利用されているか、手作業や人力でごまかしていないか

OCR製品によっては扱い辛いために、実務で利用されておらず、結局手作業や人力で済ませてしまっている場合もあります。コストに見合う効果が出ているのかも含めて、管理者が利用状況をきちんとチェックしておきましょう。その際、利用していないのにコストを支払いつづけるよりも、新しく扱いやすい製品に乗り換えることを検討すべきです。

実務担当者の労力が増えていないか、修正やチェックの手間は少ないか

古いOCR製品の中には、かえって実務担当者の労力が増えてしまうものもあります。手数が多くなったり、目視によるチェックに時間がかかり、かえって労力が増えてしまうのです。その上、精度が低すぎることで、結局は修正しなければならず、チェックして修正と二度手間になることもあるでしょう。OCRの技術を必要だと判断して導入したものの、製品の性能次第ではネガティブな効果しか感じられないのであれば、やはり新しく、精度や性能の良い製品に切り替えることをおすすめします。

まとめ：帳票の電子化やペーパーレス化は新たなデジタル革命のひとつ

今回は帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットをご紹介しました。
帳票の電子化とその先を見据えて導入すべきソフトか検討すること、連携や活用できるかどうかに加えて、基礎的
な機能が充実しているものを選ぶことをおすすめします。
また、OCRを導入することの不安、または既に使っているOCRのツールのコストパフォーマンスに満足していないのであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」をおすすめします。AnyForm OCRは自動化ツールとのスムーズな連携が可能です。帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューションである「DEFACT」シリーズにはアウトソーシングやFAXの電子化など、多角的にペーパーレス化する仕組みもございます。ご期待に添える機能と万全のサポート体制を兼ね備えておりますので、ぜひともお気軽にお問い合わせ、ご相談ください。