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帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットについて|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットについて

AnyForm OCR

2020/08/26

帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットについて

帳票の電子化やペーパーレス化を行う上でメリットだけでなくデメリットも把握した上で検討したいとお悩みではないでしょうか。メリット以上にデメリットが出てしまうことを懸念するのは正しい認識と言えます。
今回は安心して帳票を電子化するためにも、帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットをご紹介します。

目次

なぜ、帳票を電子化する必要があるのか

初めになぜ帳票を電子化する必要があるのかを抑えておきましょう。

DXを推進し競争力を維持する

2025年の崖に向けて国を挙げてDXの推進が行われています。政府の公的機関においても電子化やペーパーレス化を進めており、民間においても同様に様々な帳票のデータ化が進められている段階です。このような状況において自社のみが帳票の電子化を行わなかった場合、今すぐではないにせよ将来的に外部とのデータのやりとりが困難になること、また、これまで通り紙ベースの書類や帳票の処理に追われることで、リソースの適切な振り分けができず、競争力の低下を招く可能性が考えられます。

もちろん、現時点で対応できていない企業や組織も存在しますし、電子化やペーパーレス化を必要としない場合も考えられるでしょう。しかし、これからの時代の標準となるデータに対応しない姿勢や体制のままであれば、企業や組織としての成長力が失われたり、市場におけるポジションやシェアに影響することも留意しておかなくてはなりません。

予想されるそれらのネガティブな状態を打破するためにも、帳票を電子化することが大前提となることがわかります。

情報資産として紙ベースの情報を活用するため

DXの推進においてはデータの横断的な活用として、部門や部署、場所を越えて共有や有効活用できる環境を整えることが必要とされています。しかし、紙ベースの書類や帳票のままでは、共有や活用、またデータとしての整理や分析を行うことさえ難しい状態です。実際に海外の事例においても、官民で様々なデータの共有や公開を行うことで、シームレスかつスムーズに環境問題の改善や新しい技術の創出、または既存の技術の強化などが行われています。

また、企業活動において生じる紙ベースの帳票や書類から利益が生まれる可能性があることを考えると、紙ベースの帳票や書類を電子化することは企業としての財産を掘り起こすことにもつながります。これから先もデータを有効活用できる形にしておくためにも、帳票の電子化、ペーパーレス化が必要なことが理解できるでしょう。

業務の効率化や自動化による生産性の確保

業界や業種に依らず、少子高齢化や人手不足など人材そのものの不足が問題となっていることから、自動化できる部分は自動化して、人的なリソースを増やす=生産性の確保、が急務となっています。

帳票の電子化は事務作業の負担を大幅に削減できる他、自動化との相性も良いため単調な作業を自動化することに向いています。例えば、毎日の決まった仕事、数字の変化のみの作業など、本来人間でなくても構わないけれど、大切な業務であることから事務員を確保して対応していた部分を自動化することが可能です。

電子化やペーパーレス化が何を解決するために必要なのか、それは単に業務効率化や自動化だけでなく、時間的な余裕や人的なリソースの確保、ひいては生産性の向上に直結するものであると考えると、電子化・自動化を導入することはこれからの時代の常識であると言えるのではないでしょうか。

帳票を電子化やペーパーレス化することのメリット

次に帳票を電子化やペーパーレス化することのメリットをご説明します。

紙資源や人件費に関するコストや手間暇の削減

帳票の電子化が標準になれば、用紙の購入や印刷、管理、廃棄までのコストや手間の削減につながります。また、人力による入力業務やデータの仕分けが少なくなり、入力に要する時間的コストも削減されます。人的なコストの削減につながることで、結果として人的リソースの確保と、様々な費用面のコストが派生的に削減されます。

電子的な管理によるセキュリティ性の確保

電子的な管理によって可能となるセキュリティ性の確保もメリットの一つと言えます。もちろん、電子化によるリスクもあるため一長一短ではありますが、データの共有や活用が可能になるという圧倒的なメリットを考慮すると、電子化しながら適切なセキュリティ対策を講じることがベストな選択と言えるでしょう。

電子化によって、言うまでもなく物理的なスペースの削減も可能になります。クラウドストレージや外部サーバーを活用することで、セキュリティ性を確保しながらスペースの確保と保管費用を軽減できます。帳票の電子化やペーパーレス化のタイミングでセキュリティ性を見直すきっかけとなる場合も多く、紙による情報の受け渡し、またはUSBメモリやCD、DVDなど物理的なデバイスを用いてデータを渡すようなこともルールとしてNGにすれば、すべてがオンライン上で完結するようになり、安全性の向上が期待できます。

データベース化や一元化で情報資産が新たな利益や価値を生む

企業や組織によっては、紙ベースのままの情報よりもデータベース化・一元化することによって活用の幅が広がり、蓄積された情報資産が新たな利益や価値を生む可能性もあります。

紙ベースの書類や帳票の場合、社内や組織内でどのようなデータが蓄積されているのか、完全に把握するのは難しいと言えるでしょう。言い換えれば、貴重で有用なデータが日の目を見ず埋もれている可能性が高いということです。データベース化や一元化で情報の検索や閲覧がスムーズに行えるようになれば、それを活用する営業支援ツールなどとの組み合わせによって、新たな価値や可能性を生み出すことも期待できます。

帳票を電子化・ペーパーレス化することのデメリット

最後に帳票を電子化やペーパーレス化することのデメリットをご説明します。

導入や運用につまずく可能性があること

帳票の電子化は導入するツールやサービスによってサポート対応が異なったり、実務で運用できるレベルまで利用できなかったりする可能性があります。もちろんそれはツールやソフトウェア関連すべてに言えることではありますが、しっかりとしたサポートがないと帳票の電子化の恩恵を享受できないまま、コストによる利益の圧迫を感じることになります。

OCRのツールによってコストパフォーマンスが異なること

OCRのツールによってコストパフォーマンスが大きく異なる場合があり、求めていた機能や連携などをチェックしないまま導入してしまうと、かえって手間が増えたり、余計なコストがかかることになりかねません。特にツールやソフトとの連携回りが弱い場合は、自動化やデータの統合が上手くいかず、データの活用どころか電子化による自動化もできない可能性もあります。

情報資産の管理が適切でないとデータの活用が難しい

帳票を電子化したけれど、立場や役職、部門や部署、担当や様々な人間関係が影響して情報資産を活かしきれないということは充分に考えられます。特に古い体質で企業や組織を守ってきた場合は、情報そのものが財産の根幹である場合も多く、それに付随する形ですべての情報に関してロックが厳重にかかり、社内や組織内であってもオープンな形で公開することを阻む要因となることが少なくありません。情報資産という考え方が希薄で、適切な権限の割り振りが行われず、データの活用が普及しづらくなります。

まとめ:帳票の電子化やペーパーレス化は新たなデジタル革命のひとつ

今回は帳票の電子化やペーパーレス化によるメリット・デメリットをご紹介しました。

帳票の電子化その先lを見据えて導入すべきソフトか検討すること、連携や活用できるかどうかに加えて、基礎的な機能が充実しているものを選ぶことをおすすめします。

また、OCRを導入することの不安、または既に使っているOCRのツールのコストパフォーマンスに満足していないのであれば、当社が提供する書式を問わないOCRソフト「AnyForm OCR」をおすすめします。AnyForm OCRは自動化ツールとのスムーズな連携が可能です。ご期待に添える機能と万全のサポート体制を兼ね備えておりますので、ぜひともお気軽にお問い合わせ、ご相談ください。

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