社内や組織内であればIT資産管理が可能であり、かつセキュリティ性を確保できるのに、テレワークに対応するにはどうすれば良いかわからないことがあります。
これからテレワークに対応したい、または既にテレワークに対応しているがセキュリティに不安があるなら「クラウド型のIT資産管理ソフト」を導入することで、安心・安全なテレワークを実現することが可能です。
今回はIT資産管理ソフトに関する基礎知識やクラウド型のIT資産管理が注目される理由、そしてクラウド型の導入でテレワークの安心・安全を実現する方法についてお話します。

IT資産管理ソフトとは

はじめにIT資産管理ソフトに関する基礎知識について簡単に説明します。

IT資産のセキュリティやコストの一元管理が目的

IT資産管理ソフトはIT資産のセキュリティやコストの一元管理を行うのが目的です。ハードウェアやソフトウェアは間接的にインターネットに接続する可能性があり、IT資産の中にある情報資産の脅威やリスクに直結します。従業員のセキュリティ経験や知識に任せきりにするのではなく、雇用する側がセキュリティ対策を講じるためにもIT資産管理ソフトは必須と言えます。
また、IT資産は企業や組織としての支出＝コストで購入や課金するものであり、管理不足によってデバイスやライセンスを不必要に購入していては利益や売上を圧迫する要因になります。IT資産管理ソフトによってIT資産を把握し、適切に配置・配分することでムダなコストを削減することにつながります。

IT技術の進化に伴うソフトウェアやハードウェアの多様化・複雑化

IT技術が進化するにつれ、業務で利用するソフトウェアやハードウェアの多様化・複雑化が進んでいます。例えば、買い切り型のライセンスのソフトウェアもあれば、月額課金のサブスクリプション型のライセンスのソフトウェアもあり、コストの管理も大変です。
ハードウェアについても高速化や高機能化が進んでいること、目的や用途に応じたスペックとコストが選べることから、個々に利用するデバイスの種類も増えています。そのため、OSやソフトウェア、ハードウェアなどの管理を人力で行うのは難しくなりました。
IT資産管理ソフトによってハードウェアとソフトウェアの両面の一元管理を導入すれば、多様化や複雑化している状況でも管理しやすくなります。

セキュリティホールの要因を排除するためにも必須

IT資産管理ソフトにはOSやソフトウェアのアップデート、任意のバージョンの配布についても一元管理できるものがあります。そのため、何らかのセキュリティホールとなる要因を排除することにもつながるため、セキュリティリスクを軽減する効果も期待できます。
同様に雇用する側がOSやソフトウェア、ハードウェアを管理することで、一定のセキュリティ性を確保することにもつながります。実際にアップデートされているのかをチェックできる体制が整って入れば、バージョンアップ時のセキュリティパッチも正常に適用されるので安心です。
その他にもルーターやハブなどデバイス固有の脆弱性が発見された場合など、自社で何を利用しているのか把握していれば、すぐに代替品の手配や交換もしやすくなるでしょう。

クラウド型のIT資産管理が注目される理由

次にクラウド型のIT資産管理が注目される理由について解説します。

新しい働き方やワークライフバランスの影響

昨今ではテレワークの普及や家庭環境やライフプランニングに合わせて新しい働き方への需要が高まっており、雇用する側も対応に迫られています。いわゆる働き方改革やワークライフバランスに取り組み、対応できなければ従業員が他の会社に行ってしまう可能性があるということです。働きやすい環境の構築、長く働いてもらえるような工夫を行わなければ、人材の確保が難しくなることもあり、IT資産管理によってテレワークも含めた新しい雇用環境を構築しなければならないのです。
そのため、リモートで従業員の利用するデバイスの一元管理が必要であり、同時にオフィスとも密に情報やデータを安心・安全に共有や活用できる環境を構築するためにも、場所を選ばないクラウド型のIT資産管理ソフトに注目が集まっています。

オフィスに注力したセキュリティでは限界があるため

元々、IT資産管理は社内や組織内で行われるものでした。パソコンなどのデバイスを持ち帰ることもありますが、ほとんどのデバイスは社内や組織内など、敷地内に配置・設置されており、敷地内のネットワークや物理的な警護で守られていたと言えます。
しかし、前項でお話した通り、テレワークへの対応の他、サテライトオフィスやコワーキングスペースでの業務など時間も場所も選ばず働ける環境を用意することが求められています。オフィスに注力したセキュリティでは限界があり、対応しきれないということです。
もちろん、従来のオンプレミス型のIT資産管理でも対応できる部分もありますが、クラウド型であれば「雇用側・管理する側もテレワークが可能となる」点に大きな違いがあり、注目されているのです。

雇用側・管理する側の負担の低減や属人化を排除する効果

IT資産管理は雇用する側・管理する側に負担が生じます。また、IT資産管理がオンプレミスかつ出社できる人のみが対応する形ですと、属人化を招き、さらに負担が集中してしまいます。クラウド型のIT資産管理ソフトであれば、場所を問わずIT資産の管理ができようになり、属人化による負担の集中の低減、属人化そのものも排除につながります。

クラウド型の導入でテレワークの安心・安全を実現する方法

次にクラウド型の導入でテレワークの安心・安全を実現する方法をご紹介します。

OSやソフトウェアをリモートで一元管理

当然のことながらOSやソフトウェアをリモートで一元管理を行いましょう。社内や組織内、オフィスに依存することなく管理する体制を整える形です。
また、属人化しないように複数名による管理を行うとともに、セキュリティ人材の雇用や配置、情報システム部やセキュリティ担当の負担の均等化など属人化を防ぎ負担を集中させない管理体制の構築を意識することが大切です。

PC操作ログ・Webの閲覧履歴・メールの送信の取得および監視

次に従業員のPC操作ログ、Webの閲覧履歴、メールの送信の取得および監視についても導入しておきましょう。これらはテレワークに関係なく把握、監視、管理することで、セキュリティ性を高めるだけでなく、内部不正なのかどうかをチェックしたり、うっかりミスやヒューマンエラーの軽減したりすることにも役立ちます。
クラウド型かつ機能が充実しているIT資産管理ソフトであれば、物理的な監視の目を必要とせず、状況に応じて管理者に通知をしたり、従業員側にアラートを出すことで注意喚起することもできます。

従業員の勤務状況の把握やチェックを行う

テレワークでよく耳にする「本当に働いているか」「サボっていないか」などの勤怠状況を把握可能することも必要です。PC操作ログの履歴の取得や実際の作業時間を可視化するツールによって実現できることから、人事部門にて勤怠評価に役立てることが可能になります。
実際問題として職場と同じように働くのが難しい場合もありますので、家庭環境や状況に応じた評価を忘れないこと、逆に成果だけだしていればサボっていても良いというような判断をしないことも重要と言えます。
テレワークを安心・安全に実現するために必要なのは「可視化」することであり、可視化された情報を元に管理、そして最新の状態にアップデートすること、セキュリティチェックを行いやすい管理体制を構築することを心がけてみてください。

まとめ：IT資産管理ソフトで新しい形の職場環境を構築しよう！

今回はIT資産管理ソフトに関する基礎知識やクラウド型のIT資産管理が注目される理由、そしてクラウド型の導入でテレワークの安心・安全を実現する方法についてお話しました。
テレワークへの対応とIT資産管理の両立はこれからの時代に必要不可欠と言えます。だからこそ、安心・安全にテレワークできる環境を整えること、働く場所を問わずに管理を行えるようにすることが大切です。
当社の提供するIT資産管理ツール・情報資産管理ソフト「AssetView」シリーズを組み合わせることで、安心・安全なテレワークの実現が可能となります。リモートによるデバイスの一元管理やセキュリティ性の確保、そしてPC操作ログ・Webの閲覧履歴・メールの送信の取得およびリモートワークの業務の可視化も可能ですので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。