IT資産管理とは?必要性と求められていること

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    IT資産管理の必要性と求められていること

    IT資産管理の必要性

    IT資産管理の基本は企業・組織内のハードウェア、アプリケーション、ドキュメントに関する詳細な情報を把握することです。コスト削減につながるIT資産の最適化や、情報セキュリティ対策、適切なライセンス管理といったさまざまな観点からIT資産管理の必要性が高まっています。

    課題とその背景

    企業・組織の多くでIT化が進んだ反面、いままで管理していなかったクライアントPC、サーバー、プリンタ、ネットワーク機器(HUB、ルーター、ファイアウォール)、ソフトウェアライセンス・アップデート等、さまざまなIT資産の管理に頭を悩ます企業・組織が増えています。

    ソフトウェアの管理では、ライセンス、アップデートはクライアントPCに付属していたもの、パッケージ購入したもの、ボリュームライセンスで購入したもの、ダウングレード、アップグレードによるライセンス利用、サービス利用等それぞれ使用許諾内容が異なっておりすべてを把握して管理していくのは大変手間がかかります。

    IT資産管理と言っても機器が多岐に渡りライフサイクルが異なる点や、ソフトウェアのライセンス・アップデート、それらにかかわる契約やリース、利用者情報などを含めて「IT資産管理」を行っていく必要があり組織全体のIT資産を常々最新の状態を保って管理していくためには労力がかかります。

    また、専任のIT担当者がいない中小企業や、人材育成のため定期的な人事異動を実施している団体、自治体、役所など官公庁においては管理していく手間がかかる背景もあり、現状を把握してIT資産管理をしていくことが難しくIT資産管理ができていないケースは珍しくありません。

    IT資産管理の労力がかかる環境要因として、入退社、人事異動にあわせたクライアントPCの導入、部署間のクライアントPCの移動時などに、部署単位で独自にクライアントPC、ソフトウェア、ネットワーク機器、外付けハードディスクやUSBメモリなどを購入するケースも多く、組織全体での把握や全体からみたIT資産の有効活用が行われないことが挙げられます。

    組織全体での把握ができていないことで、サポート期限の切れたOS、ソフトウェア等を搭載するクライアントPCの使用の継続に気付かないことや、誰も使用していないのに電源が入っているクライアントPC、不要なネットワーク機器がネットワーク上に存在していることも少なくありません。IT資産管理ができていないことで、企業・組織内でのIT資産の運用コスト増、セキュリティリスク増、コンプライアンス違反など問題が発生しやすくなります。

    IT資産管理を実現するには?

    IT資産管理を実現するためには、手作業での台帳管理から脱却し、自動化、効率化できる機能を持つソフトウェアの導入、ソフトウェアを最大限に活かした業務プロセスの構築をすることが必要です。

    当社は2000年からIT資産管理の機能を持つソフトウェア「AssetView」シリーズの提供をおこない現在ではIT資産管理を取り巻く課題(アプリケーション配布、Webフィルタリング、デバイス制御、個人情報/機密情報検索、ファイル制御・暗号化、PC操作ログ管理、不正PC遮断、ウイルス対策、リモート操作)を統合的に最大限の費用対効果で解決するためのパッケージソフトウェア、ソリューションサービス、運用アウトソーシングサービス、カスタマイズサービスを提供しています。

    本コンテンツでは、IT資産管理を実現するために「AssetView」を使った業務運用について紹介します。


    IT資産管理における統合管理

    第一歩として、ハードウェア情報の把握が必要です。

    企業・組織内で管理されていないIT資産の有効活用、管理できていないIT機器からのセキュリティリスクを減らすためIT資産管理台帳を最新の状態に保つよう管理をしていくことが重要です。

    AssetView A(IT資産管理)は、定期的にハードウェアの情報を自動で70種類以上収集することができ台帳を最新に保つことができます。

    またシステム上の情報を自由に収集できるように、OSやアプリケーションの設定情報等が保存されているレジストリやINIファイルからも情報収集できます。IT機器と利用者を紐づけるために利用者の情報を集めるためPC画面上にアンケートを表示させ、所属部署、氏名、メールアドレス等の入力をしてもらい最新の情報に保つことができます。自動収集したコンピューター名やIPアドレス、利用者からのアンケート回答結果等のインベントリ情報をもとに、拠点や部署ごとに自動でグループの振り分けに活用することも可能です。

    ネットワークに参加しているクライアントPC以外のネットワーク機器(プリンター、ルーター、HUB等)、AssetView クライアントが未導入の機器については AssetView S(不正PC遮断)を利用することで自動検出し、台帳へ自動で追加して管理することができます。ネットワークに参加していないクライアントPCは、USBメモリ等を利用し情報収集して台帳に登録することで他クライアントPCと同様に管理、その他のIT機器(オフラインのプリンタ、ルーター、HUBやデジタルカメラ、プロジェクター等管理を行う機器)は手動で台帳に追加することですべてのIT機器の統合管理が行えます。

    IT資産管理台帳でハードウェア情報を把握した後は、リース、保守契約等のIT資産に付随する情報を一元的に電子データ化することにより、現状かかっているコストの把握、コストが多くかかっている部署、機材などの洗い出しができるようになります。AssetView A では、自動取得したハードウェア情報に対してユーザー任意の項目(日付、文字列、数値など)を追加してリース、保守契約等の情報を一元管理することができます。

    リース管理をする際の項目例

    リース契約書No、リース契約先、リース契約先電話番号、リース開始日、リース契約日、リース契約満了日、リース金額総額、リース月額費用、リース買取金額、リース初回支払日、リース支払方法、リース支払総回数、リース契約保管場所 等

    保守契約の管理をする際の項目例

    保守契約書No、保守契約先、保守契約先電話番号、保守契約開始日、保守契約日、保守契約満了日、保守契約費用、保守契約月額費用、保守契約保管場所

    ここでは、IT資産管理の第一歩となるハードウェア情報の管理についてご紹介しました。AssetView A は、ハードウェアの管理だけでなくアプリケーションの情報を取得してライセンス管理が行えます。ライセンス管理については「ソフトウェア資産管理」の項目でご紹介します。


    まとめ:事前のトラブルを防止

    ハードウェア情報の把握をすることで事前のトラブル防止に役立てることができます。

    企業・組織で利用されるクライアントPCで頻繁に発生するトラブルを事前に把握できるように、AssetView A は、取得したハードウェア情報を利用してクライアントPCが利用できなくなるような問題(システムドライブの空き容量不足、IPアドレス重複、MACアドレス重複)を発見した際にはメールや管理コンソールでのアラート通知を行い早期にトラブルを解消します。

    それ以外のトラブル発生時には、AssetView RC(リモートコンソール)を使うことで遠隔地にあるクライアントPCに対してリモートで接続してスピーディに対応することができます。

    AssetView は自身のサーバーを監視して、IT資産管理システムが動作しなくなるような要因(ドライブの空き容量不足)がある場合や、データのバックアップが正常に動作しない場合などにメールによる通知を行いシステムが正常稼働し続けられるような仕組みが標準搭載されています。

    トラブル事前にふせぎ、また発生した場合でも早期に解消します。

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