IT資産管理の必要性と求められていること

INDEX

    IT資産管理の必要性と求められていること

    IT資産管理の必要性

    IT資産管理の基本は企業・組織内のハードウェア、アプリケーション、ドキュメントに関する詳細な情報を把握することです。コスト削減につながるIT資産の最適化や、情報セキュリティ対策、適切なライセンス管理といったさまざまな観点からIT資産管理の必要性が高まっています。

    課題とその背景

    企業・組織の多くでIT化が進んだ反面、いままで管理していなかったクライアントPC、サーバー、プリンタ、ネットワーク機器(HUB、ルーター、ファイアウォール)、ソフトウェアライセンス・アップデート等、さまざまなIT資産の管理に頭を悩ます企業・組織が増えています。

    ソフトウェアの管理では、ライセンス、アップデートはクライアントPCに付属していたもの、パッケージ購入したもの、ボリュームライセンスで購入したもの、ダウングレード、アップグレードによるライセンス利用、サービス利用等それぞれ使用許諾内容が異なっておりすべてを把握して管理していくのは大変手間がかかります。

    IT資産管理と言っても機器が多岐に渡りライフサイクルが異なる点や、ソフトウェアのライセンス・アップデート、それらにかかわる契約やリース、利用者情報などを含めて「IT資産管理」を行っていく必要があり、組織全体のIT資産を常々最新の状態に保って管理していくためには労力がかかります。

    また、専任のIT担当者がいない中小企業や、人材育成のため定期的な人事異動を実施している団体、自治体、役所など官公庁においては、管理していく手間が一層かかるという背景もあり、現状を把握してIT資産管理をしていくことが難しく、結果としてIT資産管理がおろそかになっているケースは珍しくありません。

    IT資産管理の労力がかかる環境要因として、入退社、人事異動にあわせたクライアントPCの導入、部署間のクライアントPCの移動時などに、部署単位で独自にクライアントPC、ソフトウェア、ネットワーク機器、外付けハードディスクやUSBメモリなどを購入するケースも多く、組織全体での把握や全体からみたIT資産の有効活用が行われないことが挙げられます。

    組織全体での把握ができていないことで、サポート期限の切れたOS、ソフトウェア等を搭載するクライアントPCの使用の継続に気付かないことや、誰も使用していないのに電源が入っているクライアントPC、不要なネットワーク機器がネットワーク上に存在していることも少なくありません。IT資産管理ができていないことで、企業・組織内でのIT資産の運用コスト増、セキュリティリスク増、コンプライアンス違反など問題が発生しやすくなります。

    IT資産管理を実現するには?

    IT資産管理を実現するためには、手作業での台帳管理から脱却し、自動化、効率化できる機能を持つソフトウェアの導入、ソフトウェアを最大限に活かした業務プロセスの構築をすることが必要です。

    当社は2000年からIT資産管理の機能を持つソフトウェア「AssetView」シリーズの提供を行い、現在ではIT資産管理を取り巻く課題(アプリケーション配布、Webフィルタリング、デバイス制御、個人情報/機密情報検索、ファイル制御・暗号化、PC操作ログ管理、不正PC遮断、ウイルス対策、リモート操作)を統合的に最大限の費用対効果で解決するためのパッケージソフトウェア、ソリューションサービス、運用アウトソーシングサービス、カスタマイズサービスを提供しています。

    本コンテンツでは、IT資産管理を実現するために「AssetView」を使った業務運用について紹介します。

    IT資産管理における統合管理

    第一歩として、ハードウェア情報の把握が必要です。

    企業・組織内で管理されていないIT資産の有効活用、管理できていないIT機器からのセキュリティリスクを減らすためIT資産管理台帳を最新の状態に保つよう管理をしていくことが重要です。

    AssetView A(IT資産管理)は、定期的にハードウェアの情報を自動で70種類以上収集することができ台帳を最新に保つことができます。

    またシステム上の情報を自由に収集できるように、OSやアプリケーションの設定情報等が保存されているレジストリやINIファイルからも情報収集できます。IT機器と利用者を紐づけるために利用者の情報を集めるため、PC画面上にアンケートを表示させ、所属部署、氏名、メールアドレス等の入力をしてもらい最新の情報に保つことができます。自動収集したコンピューター名やIPアドレス、利用者からのアンケート回答結果等のインベントリ情報をもとに、拠点や部署ごとに自動でグループの振り分けに活用することも可能です。

    ネットワークに参加しているクライアントPC以外のネットワーク機器(プリンター、ルーター、HUB等)、AssetView クライアントが未導入の機器については AssetView S(不正PC遮断)を利用することで自動検出し、台帳へ自動で追加して管理することができます。ネットワークに参加していないクライアントPCは、USBメモリ等を利用し情報収集して台帳に登録することで他クライアントPCと同様に管理、その他のIT機器(オフラインのプリンタ、ルーター、HUBやデジタルカメラ、プロジェクター等管理を行う機器)は手動で台帳に追加することですべてのIT機器の統合管理が行えます。

    IT資産管理台帳でハードウェア情報を把握した後は、リース、保守契約等のIT資産に付随する情報を一元的に電子データ化することにより、現状かかっているコストの把握、コストが多くかかっている部署、機材などの洗い出しができるようになります。AssetView A では、自動取得したハードウェア情報に対してユーザー任意の項目(日付、文字列、数値など)を追加してリース、保守契約等の情報を一元管理することができます。

    リース管理をする際の項目例

    リース契約書No、リース契約先、リース契約先電話番号、リース開始日、リース契約日、リース契約満了日、リース金額総額、リース月額費用、リース買取金額、リース初回支払日、リース支払方法、リース支払総回数、リース契約保管場所 等

    保守契約の管理をする際の項目例

    保守契約書No、保守契約先、保守契約先電話番号、保守契約開始日、保守契約日、保守契約満了日、保守契約費用、保守契約月額費用、保守契約保管場所

    ここでは、IT資産管理の第一歩となるハードウェア情報の管理についてご紹介しました。AssetView A は、ハードウェアの管理だけでなくアプリケーションの情報を取得してライセンス管理が行えます。ライセンス管理については「ソフトウェア資産管理」の項目でご紹介します。

    続いて、IT資産管理の必要性や重要性をさらに深く理解していただくために、IT資産管理とDXの推進の関係性、同じくIT資産管理と働き方改革の関係性についてお話します。


    IT資産管理とDXの推進の関係性

    まずはIT資産管理とDXの推進の関係性について解説します。

    IT資産管理はDXの推進の基盤になる

    これまでご説明した通り、IT資産管理はハードウェア情報やソフトウェアの管理が実現可能なことから、DXの推進の基盤になります。例えば、デバイスをデジタル管理することで、デバイスを必要な数だけ所持することにつながり、不要なコストを削減できます。OSや業務で利用する有償のソフトウェアのライセンスも同様であり、デジタルで管理すれば無駄にソフトを買い足す必要はありません。

    これらはDXの推進を進める上でムダやムラの排除となり、浮いたコストを別のことに使えるようになること、適切なデバイスの数、適切なソフトウェアの数を把握できていること自体がDXの推進には最低限必要なことと言えます。

    同時にデジタル的にデバイスが管理できるということは、どのデバイスが、どのネットワークにつながり、どのソフトウェアを使っているのか、従業員がどんな操作をしたのかなど、遠隔による監視や管理ができている状態でもあります。これらはセキュリティ面の強化とともに、新しい仕組みやシステムを導入する際もスムーズにすることにも役立ちます。

    レガシーシステムという難題が生まれた理由にも深く関係

    IT資産管理=デジタル的なデバイスの管理はレガシーシステムにも深く関係します。例えば、Windows98のサポート期限が切れても使いつづけてしまった背景には、コストの面で切り替えができないだけでなく、膨大な数のデバイスとOSを切り替える技術が足りないことも原因のひとつです。

    自社でデバイスやOSを新しくできないから、余計にコストが増大してしまい、結果として「動いているから、そのまま使おう」という状況を生み出してしまいます。それらが業務の根幹となる基幹システムを搭載したデバイスの場合、同じく動いているからと、十年、数十年と放置されてしまい、結果としてレガシーシステムという手のつけられない状況に陥ったと言えます。

    プログラムやシステムは「完璧」であり続けることはできない

    単純なプログラムやシステムであっても、ずっと完璧であり続けることはできません。OSがバージョンアップ、アップデートをするのも、サイバー攻撃への対策だけでなく、バグやエラーの改善、新しい機能の搭載など進化し続けるためと言えます。

    その中で古いプログラム、または古いデバイスを使い続けること自体が完璧ではありませんし、セキュリティ性を著しく欠いた状態で業務を続けるというのは、危険な状態でしかありません。IT資産管理によって、古いものを新しくするサイクルを取り入れることが、これから先には最低限必要だということです。

    ハードウェアには寿命があり、いずれ部品も枯渇するということ

    プログラムやシステムが完璧でないように、ハードウェアも永遠に使いつづけることはできません。ハードウェアには寿命がありますし、いずれ部品も枯渇し修理できなくなるからです。

    IT資産管理によってハードウェアとソフトウェアを管理することが当たり前になれば、わざわざ修理もできなくなるようなデバイスを使いつづけることはありません。むしろ、修理できなくなるようなデバイス自体がレガシーシステムの潜むデバイスになりがちです。代わりがないデバイス、替えが効かないデバイスを作らないためにも、IT資産管理によって、古すぎるデバイスと古すぎるOS・ソフトウェアを限りなくゼロにする必要があります。

    古いシステムやハードウェアを使い続けないためにも

    IT資産管理によって、デバイスのスペック、OS、ソフトウェアの状況が把握されていれば、古いOSやデバイスを使いつづけるようなことはありませんし、知らなかった、わからなかったという言い訳もできません。

    管理する側としても古いOSやデバイスの脆弱性に目を背けたまま使いつづけてしまえば、情報漏洩や内部不正、サイバー攻撃による被害やリスクに対策していないという無責任な状態になるからです。

    必要に応じて古いデバイスやOSを切り替えていかなければ、これから先にもっと高度になるサイバー攻撃に耐えきれず、企業や組織としての存続が危うくなってしまう可能性があることを理解し、定点的かつ定期的なデバイスの入れ替え、もしくはOSを最新の状態に保てるデバイスの利用を欠かさないことをおすすめします。

    IT資産管理と働き方改革の関係性

    次にIT資産管理と働き方改革の関係性について解説します。

    IT資産管理は働き方改革のためにも必要な技術であり考え方

    IT資産管理は働き方改革のためにも必要な技術であり考え方と言えます。単純にテレワークにしても、デバイスの貸与や外部から社内ネットワークへのログインなど、適切なIT資産管理が必須となる場面が多くあります。

    また、テレワークを安心・安全なものにするためにはセキュリティ面をさらに強化する必要があります。ハードウェアとソフトウェアの両面を遠隔かつ一元管理することが求められるということです。

    その他にもPC操作ログやWebの閲覧、メールの送受信の履歴の取得など、情報漏洩および内部不正対策の基盤としてもIT資産管理は必須と言えます。

    働く側の状況や環境、要望に応えられる体制を整えやすい

    IT資産管理は働く側、従業員側が行うものではありません。雇用する側、管理する側がIT資産管理を行い、業務に必要な性能とソフトウェアを提供するのが当たり前だからです。

    IT資産管理によって働く側の状況や環境を整えること、必要に応じて要望に対処していくことが前提の時代であると理解しましょう。同時にIT資産管理が適切であれば、働く側も業務に集中しやすくなります。テレワークやサテライトオフィスでも安心・安全に働けるということは働き方改革に最低限必要なことと言えるからです。

    働く側に無用な責任やリスクを負わせることが少なくなる

    IT資産管理が適切であれば、働く側に無用な責任やリスクを負わせることが少なくなります。従業員の判断で勝手にソフトウェアをインストールやアンインストールさせない、またはOSのアップデートを任せきりにしないようにすることで、セキュリティ面の責任を管理する側が担うことができるからです。

    同様に監視や管理の体制が整っていることで、従業員のミスによる情報漏洩、または意図的ではない情報漏洩も防ぎやすくなります。同時にファイルへのアクセス権限、ファイルの持ち出しができない、または物理的にUSBメモリ、外部記憶装置にコピーできないようになっていれば、情報漏洩と内部不正の両方の対策につながります。

    これらはテレワークに対応するため、または短時間勤務で新たな雇用を増やすためにも重要であり、セキュリティの心配なく人員配置や作業の分配を行うためにも不可欠であることがわかります。

    被害を受けない対策と被害を受けたときの対策・対応がしやすい

    IT資産管理によって、社内でも社外でもデバイスの状況が把握できれば、サイバー攻撃などの被害を受けない対策、そして受けてしまった時の対策や対応もしやすくなります。

    特にサイバー攻撃はいつ・どこで・どのデバイスがという情報にたどり着けず、原因が究明できないことが一番危険です。IT資産管理によって原因が究明できるようになれば、リアルタイムでの対応も早くなり、さらなる被害やリスクを増やさないことにつながります。

    同じく、原因がわかれば、従業員の責任ではないことも明確になりますし、セキュリティ対策を講じていても被害を受けてしまったという証拠にもなります。セキュリティに100%完璧はありえません。だからこそ、原因が究明できる体制や仕組みとしてもIT資産管理を導入しておくべきと言えます。

    従業員を守ることが、そのまま企業や組織を守ることに直結する

    働き方改革、そしてDXの推進はどちらも従業員を守ることにつながります。より働きやすい環境を構築すること、デジタル変革の波に乗り遅れないことで企業や組織として存続することも、雇用する側と働く側の双方が協力しあうことが求められるからです。これらのことからもIT資産管理はその基盤となること、むしろ、これから先の時代には必須であることを理解すべきと言えるでしょう。

    逆に言えば、IT資産管理の技術や考え方を受け入れないまま、この先の未来を生き抜くのは難しいということでもあります。単純に古いOS、古いデバイスでレガシーシステムを抱えたまま、従業員の働き方を変えることもできず、不要なコストを支払いつづけるような企業、組織は存続できない可能性が高くなるからです。今までこうしてきたから、これからもこのまま続けていくというような古い考え方は捨てること、切り替えていくことをおすすめします。


    事前のトラブルを防止

    話を戻します。ハードウェア情報の把握をすることで、事前のトラブル防止に役立てることができます。

    企業・組織で利用されるクライアントPCで頻繁に発生するトラブルを事前に把握できるように、AssetView A は、取得したハードウェア情報を利用してクライアントPCが利用できなくなるような問題(システムドライブの空き容量不足、IPアドレス重複、MACアドレス重複)を発見した際にはメールや管理コンソールでのアラート通知を行い早期にトラブルを解消します。

    それ以外のトラブル発生時には、AssetView RC(リモートコンソール)を使うことで、遠隔地にあるクライアントPCに対してリモートで接続してスピーディに対応することができます。

    AssetView は自身のサーバーを監視して、IT資産管理システムが動作しなくなるような要因(ドライブの空き容量不足)がある場合や、データのバックアップが正常に動作しない場合などにメールによる通知を行いシステムが正常稼働し続けられるような仕組みが標準搭載されています。
    トラブル事前にふせぎ、また発生した場合でも早期に解消します。

    お役立ち資料を
    まとめてダウンロード!
    IT資産管理やセキュリティに関するお役立ち資料を、
    ダウンロードいただけます!
    今すぐ資料ダウンロード

    人気ランキング


    開催イベント

    • オンライン配信

      12/17(金)16:30~17:30

      施行目前!
      改正個人情報保護法対策セミナー

      トレンド

    • アーカイブ配信

      8/20(金)~12/31(金)

      テレワーク対策実情と今、
      必要な解とは?

      トレンド

    オススメのプロダクト

    • AssetsView
      IT資産管理ソフトウェア
      PCの資産管理や情報漏洩対策を強化する、
      機能が選べるIT資産管理ソフトウェア
    • ホットプロファイル
      名刺管理、営業支援ツール
      多忙な営業現場でも継続できる、
      名刺管理とマーケティング機能が一体化した
      SFA・営業支援ツールの決定版
    • AnyForm OCR
      書式を問わないOCRソフト
      これまで実現できなかった、帳票レイアウトが
      非定型な活字帳票に対応できるOCRソフト