業務効率化は企業や組織において重要な課題と言えます。そして業務効率化を推進するための土台となるのがIT資産管理です。

業務プロセスの見直し、作業手順の最適化を図る前に、まずは社内や組織内の環境を整えることが業務効率化の第一歩であり、最低限必要なことであるのは間違いありません。

今回は業務効率化をスムーズに推進するためにも、業務効率化を行う前に「最低限」必要なIT資産管理についてご説明します。

業務効率化とは

業務効率化とは作業負担やストレスの軽減、業務プロセスの短縮、時間や人員、金銭的コストの削減を行うことで、働く人が快適かつ円滑に仕事ができる環境を整えることです。

単なる時短のノウハウや意識改革のような小手先の業務改革ではなく、業務を遂行するための土台をきちんと作り上げることから始めなければ、全体的かつ本質的な業務効率化には繋がりません。

業務効率化を行う前にIT資産管理を行うことで、業務効率化の基礎、土台となる部分を整える必要があります。

業務効率化を行う前にIT資産管理が必要な理由

次に、より具体的に、IT資産管理が業務効率化に必要な理由をチェックしてみましょう。

アップデートを一括管理するため

社内や組織内にあるパソコンのOSのアップデート、またはバージョンアップ、各種ソフトウェアのアップデートを個々に任せてしまうと、アップデートを嫌がったり、ITの知識が足りない人が原因でパソコンが最新の状態に保たれません。

IT資産管理によってアップデートを一括管理することで、社内や組織内のパソコンが最新の状態に保たれ、不具合や不安定化を防ぎやすくなります。

ライセンスを一括管理するため

ソフトウェアのライセンス管理はライセンス違反や違法コピーソフト、海賊版の利用などのリスクを軽減させます。IT資産管理によってライセンス管理がなされていない場合、どのパソコンに何がインストールされているかがわからない、または個々の勝手な判断でソフトウェアをインストールされる可能性が高くなります。

ライセンス管理とともにソフトウェア管理を行うことで、パソコン環境を均一化し、安全性を保つことができます。同時に既にライセンスがあるソフトウェア、OSの管理にもつながり、無駄に新しいIT機器を購入せずに済むというメリットもあります。

デバイスを一括管理するため

企業や組織として購入したデバイスの管理はネットワークに接続されるもの、接続されないものも含めて徹底管理すべきです。なぜなら、デバイスの管理がされておらず、私物を社内ネットワークに勝手に繋いだり、何らかのデバイスや備品を勝手に持ち帰る、または私物化することを防ぐためです。

同時にUSBメモリの接続やデータの持ち出しを監視することも可能なので、情報漏洩や内部不正のリスクを限りなく低減させることができます。

セキュリティ性を一定に保つため

なぜ、アップデート、ライセンス、デバイスの管理が必要なのか。それはサイバー攻撃や内部不正、情報漏洩など、企業や組織として「情報資産」が狙われているからです。IT資産管理がされていなければ、脆弱性を抱えたまま、セキュリティホールが開いたままであり、外部からも内部からも攻撃や被害を受ける可能性が高くなります。

簡単に言えば、せっかく築き上げた売上や利益を、IT資産の管理がなされていないために失ってしまう可能性があるということです。

セキュリティ性を保つ、または高めることは業務効率化をする前に終わらせておくべき最低限の項目と言えるでしょう。

コンプライアンスを守りやすくするため

IT資産管理によってセキュリティ性が高まり、システム的にも内部不正がしにくい仕組みになっていれば、必然的にコンプライアンスが守られやすくなります。

例えば、PC操作ログ、ファイルへのアクセスログ、ログイン履歴、その他にUSBメモリをパソコンに接続しての使用不可、または許可が必要なことを知っていれば、むやみに不正行為を働こうとする人はいません。

最低限のコンプライアンスを守りやすく・守られやすくすることで、初めて業務効率化、業務改善することができます。逆に言えばコンプライアンスが守られない職場環境で業務効率化を求めても、単なる人員削減や消耗品のコスト削減など、働く側に負担を強いるような施策しか行えないでしょう。

情報システム部やセキュリティ担当としてシステム側から業務効率化を進めよう

例えば、パソコンのアップデートがされておらず、何台かウイルスに感染している恐れがあり、社内の備品は盗み放題、パソコンの私物化は当たり前、ライセンス違反も見受けられ、ウイルスに感染する恐れのある違法コピーソフトを使っている、内部不正があっても原因究明には至らず、情報の改竄やデータの持ち出し、情報漏洩があっても把握されておらず、コンプライアンスは上辺と建前だけで守られていない、と聞けば、業務効率化以前の問題であることは明白といえます。

これらは、IT資産管理を行うことで全て解決できる事柄です。だからこそ、情報システム部やセキュリティ担当として、システム側から業務効率化を進めることをおすすめしたいのです。

また、当社では総合IT資産管理ソフト「AssetView」を提供しております。今回ご紹介した最低限必要なIT資産管理に向いているツールですので、IT資産管理に興味を持たれたのであれば、ぜひとも利用を検討してみてください。

まとめ：業務効率化するためのIT資産管理

IT資産管理が業務効率化の前に最低限必要だというお話をしました。ここまで読まれた方であれば、IT資産管理そのものが業務効率化であるように感じられたかもしれません。

しかし、実際にはIT資産管理が適切に行われた上で業務効率化が推進されれば、より「効率的」に業務効率化、業務改善がしやすくなります。

世の中には業務効率化と称して、聞こえだけの良いノウハウが乱立しています。見栄えや体裁を整えるだけの業務改善、業務効率化を掲げるのではなく、実質的に働く人が安心、安全に働きやすい環境を整えることを目指してみてはいかがでしょうか。