Officeを日常的に使うのであれば、セキュリティ性を確保するため、もしくは新しい機能を手に入れるために、欠かさずアップデートしておきたいものです。

しかし、Officeをアップデートした途端、原因不明の不具合やエラーで作業ができなくなると非常に困ります。解決できないまま時間が経過すれば、作業の遅延どころか顧客や取引先に迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。

今回は、Officeをアップデートする際の注意事項と不具合の原因がわからない時の対応方法についてお話します。

Officeをアップデートする際の注意事項

はじめにOfficeをアップデートする際の注意事項について簡単に説明します。

アップデートによる不具合で業務に支障が出る

Officeのアップデートによる不具合で作業が進まない、またはファイルやデータを開けないなど業務に支障が出る可能性があります。特に不具合があることを周知できていない場合、従業員が自分の操作ミスなのかと勘違いしてしまうことで、作業が遅延し、結果として業務に遅れが生じます。

最悪の場合、作業内容やファイルを失う恐れがある

不具合とは気がつかないまま作業をしている場合、作業内容を失う恐れがあります。また、ファイルそのものを失う可能性もゼロではなく、「おかしいな？」と思ったタイミングで、一度手を止めて、対処しなければ多くのファイルやデータに影響が出てしまいます。バックアップがあるとしても修正や上書き、削除やコピーなどの作業が必要となり、通常の業務に遅れが出ます。

バージョンの違いで互換性に問題が生じる

Officeのアップデートによってバージョンに違いが出ることで、互換性に問題が生じる可能性もあります。もし、エクセルのマクロやアクセスのデータベースに関する互換性の問題が生じれば大変なことになるでしょう。単純にマクロが動かない、データベースが動かない程度であるとしても対応しなければなりませんし、データや数値に影響が出ればファイルやデータの受け渡しができなくなるため業務が進みません。

Officeファイルやデータを別のプログラムで開く場合は要注意

特にOfficeファイルやデータを基幹システムや外部マーケティングツールで開く場合は要注意です。想定していないデータ形式やフォーマットに変換されることはないと思われますが、Officeのアップデートの後のデータに何らかの違いがあれば、別のプログラムの方で不具合が起きる可能性があります。Officeのアップデートの際、ソフトウェアの利用条件、推奨環境以外の状態になってしまう可能性を留意しておく必要があります。

アップデートしなければセキュリティ性が確保できない

Officeをアップデートする際に注意すべきことはたくさんありますが、何よりもアップデートしなければセキュリティを確保できないという点に注意する必要があります。例えば、未だにWindowsXPを使い続けている企業や組織が改善できていない問題でもあり「業務に支障が出るならアップデートしない」という状況になると、サイバー攻撃からパソコンを守ることができなくなるからです。これらのことから、不具合が起きることが前提、アップデートすることは大前提として、不具合が起きた時の対応策を前もって用意しておく必要があります。

不具合の原因がわからない時の対応方法

次に不具合の原因がわからない時の対応方法について簡単に説明します。

ファイルを無闇に開いたり、保存したりしない

Officeをアップデートした直後に限ったことではありませんが、「変だな？」と感じるような不具合があった時は、慌ててファイルを無闇に開いたり、不安になって保存しないようにしましょう。もし、試す場合は新規ファイルを作成し、業務には関係ないファイルで試すべきです。また、何度か保存したり開いたりして不具合が解消されたように見える可能性もありますが、不具合だと感じたらすぐに情報システム部やセキュリティ担当に報告することをおすすめします。

マイクロソフトのホームページを参照する

不具合の原因がマイクロソフトから公式に発表されているのかをホームページを参照して調べてみましょう。もし、既知の問題であればどのようにすべきか情報システム部やセキュリティ担当に相談すべきです。もし、対処が決まっていない場合で業務に支障が出るようであれば、上司や周囲、場合によっては取引先に伝えておくことも大切です。不具合が起きた時に一番してはならないのが、勝手に判断して、勝手に解決しようとすることです。まずは報告し、そして問題が大きくならないように行動することが大切です。

Windowsの復元機能で以前の復元ポイントを復元する

情報システム部やセキュリティ担当の指示があれば、Windowsの復元機能で以前の復元ポイントを復元して業務を再開することもできます。もしくはOffice以外のソフトウェアでデータを開いて作業できるなら、そちらの方法でも良いでしょう。また、文書やデータの入力などであれば、Officeの不具合が解消できるまではGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートで作業しておき、不具合が解消されたら転記するという方法もあります。

デバイスを絞って社内テストを行い不具合を把握する

情報システム部やセキュリティ担当の場合、復元して問題ないか確認した後、可能であれば業務で利用するパソコンを復元して、元の状態に戻して業務を行えるように指示を出しましょう。業務を再開できる状態にした後、デバイスを絞って社内テストを行い不具合の調査をしましょう。不具合の原因を把握し、解決方法がわかれば不具合を解消し、区切りの良いタイミングで遠隔操作によるOfficeのアップデートを行いましょう。

ネット上の公式ではない解決策で対応する場合の要注意事項

大規模、中小規模の組織であれば情報システム部やセキュリティ担当が配置されているかもしれませんが、中小規模でも小さい部類に属する組織の場合、情報システム部やセキュリティ担当が配置されておらず、自分たちで対処しなければならないこともあります。

その際、ネット上の公式ではない解決策を試すことがあると思います。その場合は情報の提供元の精査、情報が発信されている日付の確認、同じ手法で解決できいるケースがあるかなどをしっかりとチェックしましょう。

基本的に公式情報でない解決策を適用した場合は自己責任です。もちろん、すぐにでも解決しなければ業務に支障が出る、顧客に迷惑がかかると焦る気持ちもわかりますが、公式ではない解決策を試すことで、さらに状況が悪化する可能性があることに注意しなくてはなりません。

まとめ：Officeバージョン把握＆ソフトウェア配布の環境整備はIT資産管理ツールが効く

今回はOfficeをアップデートする際の注意事項と不具合の原因がわからない時の対応方法についてお話しました。

Officeのアップデートはパソコンや他にインストールしているソフトウェアなどスペックと環境によって不具合が起こることもあります。また、Officeファイルのデータを社内や組織内の基幹システムやその他のツールに取り込む場合に互換性が損なわれると非常に大変です。互換性の維持や対応策を考えてテストした後、一括でアップデートできる仕組みを備えておく必要があります。

当社の提供するIT資産管理ツール・情報資産管理ソフト「AssetView」であれば、Officeのバージョン把握や、必要なソフトウェアの配布を遠隔で配布するといった管理ができるため、テスト後に徐々にアップデートするプログラムを配布していくことができます。

その他にもOSであるWindows10のアップデート、各種ソフトウェアのインストールやアンインストール、ソフトウェアのライセンスの一元管理が可能です。セキュリティ性の確保や無駄にソフトウェアを購入し過ぎないようにすることもできますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。