OCRとRPAは非常に相性の良い技術です。バックオフィスや事務系業務の自動化だけでなく、紙帳票をベースとした現場や実務での作業の効率化も期待できる技術です。

しかし、IT技術に疎い場合ですと、導入コストや運用コスト、もしくは学習コストが気がかりで、それら便利な技術を用いるより、現状維持になってしまうことがあります。業務の自動化による恩恵を知らず、非効率かつ無理や無駄の多い状態のままデジタル時代に突入してしまうのは、企業や組織としての基盤、体力、競争力の格差が生じてしまう可能性が高く、非常に危険といえます。

今回は、OCRとRPAを連携すべき理由と、OCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例についてお話します。

OCRとRPAを連携すべき理由

はじめにOCRとRPAを連携すべき理由を説明します。

単調で繰り返しばかりの作業を自動化できる

OCRで紙の帳票に記載されている情報を電子化する。電子化したデータをRPAでパソコン上の処理を行う。この2つが、単調で繰り返しばかりの作業を自動化する基本的な流れとなります。言い換えれば、それぞれを連携しなければ、その間に目視によるチェックや人力でのデータ入力が発生するということです。

事務処理に要する時間が大幅に削減される

OCRとRPAを連携し、作業の自動化が可能になると、異なる作業を組み合わせることで、複雑な作業も自動化できるようになります。例えば、今までは部門や部署に分かれて、それぞれの立場で決められた作業を行うことで効率化や最適化がされてきました。それぞれの部門や部署の担当が成長及び習熟すること、業務を分割することで集中的に処理するのが効率的だったからです。

OCRとRPAを連携すれば、部門や部署を越えて業務や作業を連結し、それぞれの部門や部署で人力で行っていた作業をまとめて自動化することができます。その他にも業務を細分化、さらに作業を細分化することで、人間の判断を必要としない作業を自動化できます。実際問題として、部門や部署をまたいだ紙帳票の処理は、帳票の受け渡しや確認だけでも時間が必要でした。OCRとRPAを連携すれば、自動で業務プロセスが進むようになり、人間は要所要所で簡単なチェックを行うのみ、膨大な量の事務処理に要する時間が大幅に削減されます。

人的リソースの確保と生産性のある仕事への集中が可能に

OCRとRPAで事務作業の一部が自動化できれば、人的リソースの確保と生産性のある仕事への集中が可能になります。時間的な余裕があればやりたかったことが、リソースが確保されることでできるようになるということです。より細かく丁寧な顧客対応、マーケティング規格の綿密な練り込み、社内や組織内の雰囲気作り、新しい商品やサービスの開発など、企業や組織に必要な成長力を高めることにもつながります。

非効率な作業による「やりがいを感じない」という状態を減らせる

必ずしも仕事にやりがいが必要、とは断言できませんが、非効率的な作業を行うことで「やりがいを感じられない」ということに悩まれる人がいます。実際には会社の役に立っているはずなのに、今の時代、機械に任せれば良い仕事をしなければならないことで、心の不安定さが生まれてしまうということです。同様に「この仕事は自分じゃなくてもできるだろう」と考えてしまうこともありますし「もっとやりがいがある仕事をしたい」と考えるのも自然です。OCRとRPAによる自動化で非効率的な作業を減らし、やりがいや生産性のある仕事を割り振ることができれば、働きつづけたいというモチベーションにもつながりますし、責任感や達成感とともに仕事を楽しむことができます。

企業や組織としての競争力・体力による格差が生じにくい

OCRやRPAによる自動化は業界や業種問わず普及が進んでいます。自動化による最適化や効率化は企業や組織としてのリソースの確保となり、余力が生まれはじめました。無駄に残業をしない、オフはしっかり休む、誰かがいないと誰かに負担がいくという状態も、余裕があればお互いがフォローできるように改善されるのです。同様に、OCRやRPAによる自動化で確保できたリソースを生産性のある仕事に割り振っている時代であることを考えると、自動化を導入しておくこと自体が企業や組織としての競争力・体力の格差を生じさせない要素になると言えます。

OCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例

次に、OCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例をご紹介します。

OCRで読み込んだ情報をRPAでシステムやサービスに入力

OCRとRPAの連携によって、OCRで読み込んだ情報をRPAでシステムやサービスに入力する作業が自動化できます。データを転記するのみの単調作業を自動化できるため、膨大な作業量があったとしても、正確かつ迅速に自動で処理することができます。例えば、数百枚の帳票からデータを打ち込む必要がなくなり、時間と人の手を空けることが可能になります。

出荷指示書や納品書の作成

OCRで読み込んだ情報を元に、離れた場所にある倉庫で出荷指示書や納品書を自動で作成することができます。OCRで注文書を読み取り、システムに登録、登録された情報を元に倉庫のプリンタから出荷指示書や納品書が印刷されるという流れが自動化され、今まではその間に必要だったやりとりが不要になります。既に一部において出荷作業のピックアップのロボットによる自動化も進んでおり、近い将来、入庫や出庫のフルオートメーションが当たり前の時代になることが期待されています。

請求書の処理や請求書の発行を自動化

蓄積された注文書の処理や請求書の発行を自動化することもできます。今までは経理や会計などの事務職が何百枚もの紙の帳票とにらめっこしながら作業していたことですが、OCRとRPAであれば、注文書がOCRで読み込まれた時点で請求書のデータが蓄積され、締め日になれば自動で請求書の発行という流れを自動化できます。この場合においても、紙やFAXの帳票が各部署や部門を行ったり来たりするごとの受け取りの確認や受け渡しの手間、計算や入力の作業などが大幅に省かれます。

納品書の入出庫データの管理の自動化

納入された商品の納品書で検品が終わった後、自動で入出庫のデータの更新を行うこともできます。また、検品時に足りない商品や誤った商品があれば、自動で通知し、ミスやエラーとして報告、再度注文、もしくはメーカーに自動で知らせることも可能です。その他、既に実現されているのが、ICタグとも連携した入出庫管理です。既に商品などがピッキングされた状況であれば、商品の行き先ごとに仕分けられ、店頭に配送、店頭でICタグの管理で商品が売れたら売上やデータに計上するなど、物理的な商品とデータの完全なリンク・追跡・把握も可能になっています。

紙帳票やFAXからの注文への受注通知、発送通知など自動返信

紙の注文書、もしくはFAXからの注文へのメールによる受注通知、または出庫のステータスに合わせて発送通知などの自動返信も可能です。紙帳票やFAXを読み込んだタイミングを起点として、さまざまなアクションにつなげられるということであり、今までは紙帳票を顧客から受け取り、最終的に倉庫などから出庫されるまでに要していた確認や連絡が大幅に軽減されます。確認や連絡のために社内や組織内のみの帳票を起こす必要もありませんし、同じものをコピーして渡したり、複写式の伝票などで管理する必要もなくなります。

まとめ：既に簡単な事務作業はOCRとRPAで自動化できるということ

今回はOCRとRPAを連携すべき理由とOCRとRPAの連携で可能となる業務自動化の具体例についてお話しました。

OCRとRPAの連携は膨大な事務作業の削減となり、人的コスト・時間的なコストを大幅に低減できます。同時に各種リソースが確保されることで、働き方改革やさらなる自動化によるDXの推進も期待できます。もし、OCRとRPAの連携をお考えであれば、まずは最新かつ優秀なOCRの導入、または既存の古いOCRから乗り換えることから始めましょう。

当社の提供する帳票のデータエントリー業務を効率化するソリューション「DEFACT」シリーズであれば、紙帳票の電子化・ペーパーレス化が実現され、RPAと連携するための基盤が整います。また、各種マーケティングツールやオンラインサービスと連携してさらなる自動化も可能となり、DXの推進にも役立ちますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。