手書き文字を認識できるOCRの活用方法や選ぶ際の注意点について

手書き文字を認識できるOCRとは

はじめに手書き文字を認識できるOCRに関する基礎知識をご紹介します。

複写紙や控えのペーパーレス化につながる

手書きの帳票や書類といえば、複写紙や同じものを控えとして記入するようなものが挙げられます。手書き文字を認識できるOCRであれば、帳票の指定した範囲の文字列を読み取れるため、複写や控えのための用紙の節約及びペーパーレス化につながります。

以前のOCRのレベルをご存知の方ほど、印刷した活字の帳票は読み込めても、手書き文字の読み取りは無理だと認識されている方がいらっしゃいます。しかし、現在では精度が格段に向上しており、実務に十分活用できるレベルの技術であると認識を改める必要があります。

取引先や顧客及びユーザーに負担を掛けにくい

手書き文字を認識できるOCRであれば、企業や組織側など運営する側の手間を省くだけでなく、取引先や顧客及びユーザーに負担を掛けにくいというのも特徴です。昨今は、ペーパーレス化、オンライン化の普及がめざましく、可能であれば利用者側にも対応してもらいたいところですが、ITリテラシーの問題でどうしてもむずかしい場合もあり、できれば負担を掛けず、今まで通りのやり方で導入を進める方がスムーズです。

デジタルに弱い方、ITに疎い方がいらっしゃるのも事実、そういった顧客やユーザーを置き去りにしないことも大切です。誰もが平等に自社のサービスや商品を利用できるようにしておくことは、企業や組織としての努力の賜物であり、手書き文字を認識できるOCRが社会的にも優しい技術であることがわかります。

手書き文字を認識するOCRがDXの推進につながる理由

DXの推進は企業や組織における各種情報の電子化及びデータ化が基礎となります。言い換えれば、紙ベースで電子化やデータ化されていない情報はDXの推進に不向きだということです。

もちろん、手書き文字においても目視や手動によるデータ入力で電子化することは可能です。しかしDXの推進においては、単純なデータ入力の削減、RPAを利用した自動化など、生産性の向上と無関係な部分は機械やシステムに任せるべきという考え方も必要です。手書き文字を認識できるOCRを導入し、紙ベースの情報を電子化する作業とデータ入力の削減も同時に行うほうが、効率的でコストの削減にもつながるということです。

手書き文字を認識できるOCRの活用方法やメリット

次に手書き文字を認識できるOCRの活用方法やメリットをご説明します。

手書きの書類や帳票のデータ化と一元管理

手書き文字のある帳票をデータ化できるということは、その他のデータを含め一元管理が可能となり、その都度帳票を引き出したり、照合したりする必要がなくなります。データの一元管理は検索や可視化、再利用や活用、共有などが可能となることから、情報資産の蓄積とともに、ビックデータの活用も視野に入ります。

また、ペーパーレス化のメリットは、紙ベースの帳票の管理をデータ化することで、保管や移動といった労力を削減できることもあります。ダンボール詰めの膨大な書類の管理、保管、廃棄といった手間を削減できます。ペーパーレス化による恩恵が無駄な労力の削減でもあることを理解しておきましょう。

ペーパーレス化の第一歩としても有用

「手書き文字の認識精度が低いから、OCRは導入しない」と古い認識のままの企業や組織であれば、時代が変わり、手書き文字の認識精度が実務で通用するレベルになっていると知れば、OCRの導入が視野に入り、ペーパーレス化の第一歩として有用であると言えます。

特に実務担当者においては、膨大な数の帳票のデータ入力のみが仕事の場合、手書きの文字列をデータ入力しなければならない、時間と手間暇をかけても間違えることもあることから、事務作業の負担やストレスの増加が懸念されます。同時に、生産性のない仕事に従事するとういうのは相当キツいことでもあり、ペーパーレス化によってより有意義な別の仕事に従事できる従業員が増えれば、結果として離職率の低減等人事面での効果が期待できるというのもメリットと言えるでしょう。

FAXや異なる様式の帳票のデータ管理に最適

手書き文字を認識できるOCRであれば、FAXや異なる様式の帳票も含めたデータ管理が可能となります。帳票ごとに記載されている内容が異なる、重複する部分がある、何の帳票なのか、何のデータか紐付けや分類がなされていないなどの場合、それらをデータとして活用することは困難です。

何より目視と手動によるデータ入力の場合、どのデータをどの項目に入力するのかという判断が必要となり、うっかりミスやヒューマンエラーの温床になりがちです。手書き文字も印刷文字も認識可能、項目の割り振りや数値の認識も可能となれば、うっかりミスやヒューマンエラーによる不要なコストや手間の削減が可能となります。

手書き文字を認識できるOCRを選ぶ際の注意点

次に、手書き文字を認識できるOCRを選ぶ際の注意点をご紹介します。

専用の機材やソフトウェアは何が必要か

まずは、専用の機器やソフトウェアは何が必要か、自社のパソコンのスペックやOSに適合するか、タブレットやスマートフォンに対応しているかをチェックしましょう。その上でOCRの性能を比較し、例えば、帳票の読み取り範囲を設定する帳票設計機能があるのか、自動でデータの紐付けや分類、異なる帳票の識別や仕分けが可能かなど、実務で扱う際の機能についての詳細も見ておくべきです。

導入コストやランニングコストはどの程度か

導入コストやランニングコストのチェックも重要です。有能なソフトウェアであってもコストが完全に見合わないこともあるからです。また、ツールによっては無料、低価格のものも存在しますが、無料や低価格が必ずしも良いとは限らないことも理解しておかなくてはなりません。組織内でもっともITに疎い人、ITが苦手な人でも扱えることを前提に考えると、やはり基幹の機能がしっかりしていて、必要な機能を自由に追加できることでコストパフォーマンスを高められるような、自在性のあるルールが理想と言えるでしょう。その他、サポートがしっかりしているか、困った時に対応してくれるかどうかも見ておく必要があります。

コストパフォーマンスに優れたOCRかどうか

OCRは、機能が多いから高い、安いから低機能、というくくりで判断すべきではありません。自社に適合し、具体的にどのように業務効率化につなげられるのか、各種ツールとの連携や自社のデータベースとインポートやエクスポートが可能なのかなど、必要な機能とコストが合致しているかどうかで見極める必要があります。

実務に必要な機能が揃っていれば安くてコストパフォーマンスに優れていると言えますし、不要な機能まであって高いとなればコストパフォーマンスに優れているとは言えません。同時に扱いやすいUIかどうか、部門や部署を問わず使えるのか、現場の担当者が使いやすさを感じられるかどうかも含めて、コストパフォーマンスを試算することをおすすめします。

まとめ：手書き文字を認識できるOCRで悩んだら「AnyForm OCR」がおすすめ

今回は手書き文字を認識できるOCRの活用方法や選ぶ際の注意点についてご説明しました。

手書き文字の認識ができるOCRが有用であること、DXの推進に役立つことは理解したけれど、まずはどんなOCRがあるかを調べることから始めなくてはならないとお悩みかもしれません。

当社の提供する「AnyForm OCR」であれば手書き文字の認識、データの一元管理、帳票の自動認識、現場でも扱いやすいUIなど、誰でもどの部門でも扱えるようになっています。もし、今使っているOCRから乗り換えたい、または初めてOCRを導入したいとお考えであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。