手書き文字をデータ化するOCRの活用方法や選定ポイントを解説
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現在のOCRは精度が非常に高くなっており、手書き文字の認識をしやすくなりました。しかし、手書き文字を認識できるOCRを導入したいけれど、具体的な活用方法が思いつかない場合や、どのOCRを選べば良いのかわからず困ってしまうこともあるでしょう。
今回は、手書き文字を認識できるOCRの活用方法や選ぶ際の注意点についてご説明します。
手書き文字の課題や問題点とは
はじめに手書き文字の課題や問題点について簡単に解説します。データ化するのに時間や人員などのコストが必要
紙の帳票＋手書き文字の課題や問題として、データ化するのに時間や人員などのコストが必要な点が挙げられます。昨今では手書きそのものが見直されている場合もあり、タブレット端末や専用デバイスによって手書きであっても最初から電子化できる技術も存在します。実際に街中にある店舗においても、クレジットカードのサインを電子化できるデバイス端末が設置されていることも珍しくありません。 同様にOCRの技術も向上していることから、紙の帳票＋手書き文字のための事務処理が多い企業や組織においても、OCRを導入することでデータ入力業務を大幅に削減しています。手書き文字はクセがある場合や間違いもありますので、目視によるチェックは必要となるものの、すべてを手入力するよりは圧倒的に時間の短縮と労力の削減につながります。DXの推進を停滞させる可能性が高い
一昔前、または現在においても何らかの手続き・申請・申し込みなどでは手書きによる記入はまだまだ多く存在していますし、企業や組織における事務処理においても手書きや紙の帳票を用いていることは決して不自然とは言えません。しかし、まだまだ紙の帳票＋手書き文字が現役だとしても、そのまま継続してしまうと今後DXの推進を停滞させる可能性が高くなります。 少子高齢化や団塊の世代の引退に伴う労働力不足の懸念があることから、官公庁や地方自治体においても、DXの推進のために少しずつですがペーパーレス化・電子化・オンライン化が進められています。民間企業においてもDXの推進の基盤を構築するためにも紙の帳票＋手書き文字への対処を真剣に検討しなくてはならないということです。紙の帳票の整理・廃棄など管理の手間やコストを要する
そもそも、紙の帳票は整理・廃棄などの管理の手間、紙そのもののコストも必要となります。その他にもコピーやプリンタ、FAXなど紙の帳票を扱うためのデバイス機器の購入や維持のコストも安いものではありません。また、必要に応じてダンボールや倉庫への保管、そのための警備など間接的なコストが発生することもあるでしょう。 もちろん、電子データにおいてもセキュリティの部分にコストは必要となりますが、紙の帳票の要するコストと比べた場合、物理的な部分のコストや管理するコストが削減されることを考えるとペーパーレス化や電子化・デジタル化する意味は充分にあると言えます。手書き文字および紙の帳票・FAXがなくならない原因
次に手書き文字および紙の帳票・FAXがなくならない原因について解説します。デジタル的な入力に慣れない顧客・ユーザーがいるため
極端なことを言えば、手書きはペンや鉛筆と紙さえあれば、誰にでも情報の記入ができるわかりやすい仕組みとも言えます。そのため、パソコンのキーボードやマウス、スマートフォンのタップなど、デジタル的な入力に慣れない顧客やユーザーの存在が紙の帳票やFAXがなくならない原因になってしまうのも確かです。 実際にはデジタル的な入力の方が簡単ですし、間違いも少なく、管理もしやすいはずですが、慣れていない、あまり好みではないという人からすれば敬遠されてしまうのも仕方がないと言えます。同様に顧客やユーザーを気にするあまり、デジタル的な入力の仕組みやオンライン化を導入できず、顧客やユーザーがデジタル的な入力を利用できない、体験できないまま時間が過ぎてしまうというジレンマも発生しがちです。アナログからデジタルに切り替えることで利益や売上を失う可能性があるため
デジタルに切り替えてしまうことで、顧客離れやユーザー離れ、または取引先とのつながりが消えてしまうのではという懸念も手書き文字や紙の帳票、FAXがなくならない原因と言えます。実際にはデジタルに切り替えることで、顧客やユーザー、取引先においてもデジタルに慣れていくものではありますが、利益や売上を失う可能性がゼロではないという点がデジタルへの切り替えを停滞させてしまうということです。 これらは企業や組織の側が思い込み過ぎている部分でもあり、顧客やユーザーにデジタルへの変化を強制したくないという部分とも言えます。しかし、顧客やユーザー、取引先においてもデジタルの方がやりやすい、またはデジタルであれば商品の購入やサービスの利用を検討するという可能性もあるのです。言い換えれば、アナログからデジタルに切り替えできないことで、未来の顧客・ユーザー・取引先とともに、将来的な利益・売上を損ねている可能性も忘れてはいけないのです。企業や組織の性質的にデジタル変革が進めにくいため
業界や業種によっては、IT技術と縁遠い、またはIT技術を必要としない性質の場合もあります。別段、紙の帳票と手書きによる事務処理に不便を感じることなく、むしろIT技術を無理やり導入する方が非効率であるような状況もあるためです。同様に紙の帳票や手書きによる事務処理および手続きが少ない場合もあるでしょう。 しかし、上記のような状況ではなく、紙の帳票や手書きを含めた事務処理から脱却できない場合も存在します。OCRの存在を知っていても、OCRのメリットを理解していても、デメリットしか見えていなかったり、IT化やデジタル化に前向きでなかったりする企業体質や性質であれば、必然的にデジタル化は進まず、非効率かつアナログな作業手順を続けてしまうということです。現実的に手書き文字の処理をどのように進めるべきなのか
次に現実的に手書き文字の処理をどのように進めるべきなのかご紹介します。タブレットなどデジタルデバイスによる手書きを導入
手書きを必要とする業務や作業において、タブレットやデジタルデバイスによる手書きを導入する方法があります。店頭や窓口に接客時に専用デバイスを設置してクレジットカードのサインをもらうようなタイプ、または同じく店頭や窓口に大きめのタブレットを設置し、専用アプリを導入して、記入が必要となる部分をすべてタブレット上で行うようなタイプは既に存在しています。自社専用のアプリを開発する場合はそれなりのコストになる可能性があること、同様に各種デバイスを揃えるためのコストが必要があることを前もって理解しておきましょう。発注・および注文をアプリや自社サイトでオンライン化する
昨今ではスマートフォンやタブレットの普及も進んでいることから、発注や注文、申し込みなどをアプリや自社サイト・ドメインでオンライン化する方法もあります。専用のシステムともなれば開発コストが必要なこと、アプリや自社サイトの利用を促す必要があることの2点を留意しておきましょう。また、急にオンライン化を進めてしまうと顧客やユーザー、取引先が対応できずに静かに離れる恐れがありますので、前もって告知したり、オンラインやアプリの利用が得になる仕組みを取り入れたりと、既存の顧客・ユーザー・取引先を取りこぼさないようにすることも忘れないでください。手書き文字を認識できるOCRを導入する
手書きによる手順を変更しにくい場合に一番効果があり、それほどコストも必要しないのは手書き文字を認識できるOCRを導入することです。顧客やユーザー、取引先にはほとんど負担は掛かりませんが、従業員側の事務処理への負担は大幅に軽減されます。手書き文字の情報をデータ化することへの労力が減ること、事務処理に要する時間の短縮になることから「手書き文字や紙の帳票の課題や問題の解決」に悩んでいるのであれば、まずは手書き文字を認識できるOCRの導入を検討しましょう。手書き文字を認識できるOCRとは
次に手書き文字を認識できるOCRに関する基礎知識をご紹介します。
複写紙や控えのペーパーレス化につながる
手書きの帳票や書類といえば、複写紙や同じものを控えとして記入するようなものが挙げられます。手書き文字を認識できるOCRであれば、帳票の指定した範囲の文字列を読み取れるため、複写や控えのための用紙の節約及びペーパーレス化につながります。
以前のOCRのレベルをご存知の方ほど、印刷した活字の帳票は読み込めても、手書き文字の読み取りは無理だと認識されている方がいらっしゃいます。しかし、現在では精度が格段に向上しており、実務に十分活用できるレベルの技術であると認識を改める必要があります。
取引先や顧客及びユーザーに負担を掛けにくい
手書き文字を認識できるOCRであれば、企業や組織側など運営する側の手間を省くだけでなく、取引先や顧客及びユーザーに負担を掛けにくいというのも特徴です。昨今は、ペーパーレス化、オンライン化の普及がめざましく、可能であれば利用者側にも対応してもらいたいところですが、ITリテラシーの問題でどうしてもむずかしい場合もあり、できれば負担を掛けず、今まで通りのやり方で導入を進める方がスムーズです。
デジタルに弱い方、ITに疎い方がいらっしゃるのも事実、そういった顧客やユーザーを置き去りにしないことも大切です。誰もが平等に自社のサービスや商品を利用できるようにしておくことは、企業や組織としての努力の賜物であり、手書き文字を認識できるOCRが社会的にも優しい技術であることがわかります。
手書き文字を認識するOCRがDXの推進につながる理由
DXの推進は企業や組織における各種情報の電子化及びデータ化が基礎となります。言い換えれば、紙ベースで電子化やデータ化されていない情報はDXの推進に不向きだということです。
もちろん、手書き文字においても目視や手動によるデータ入力で電子化することは可能です。しかしDXの推進においては、単純なデータ入力の削減、RPAを利用した自動化など、生産性の向上と無関係な部分は機械やシステムに任せるべきという考え方も必要です。手書き文字を認識できるOCRを導入し、紙ベースの情報を電子化する作業とデータ入力の削減も同時に行うほうが、効率的でコストの削減にもつながるということです。
手書き文字を認識できるOCRの活用方法やメリット
次に手書き文字を認識できるOCRの活用方法やメリットをご説明します。
手書きの書類や帳票のデータ化と一元管理
手書き文字のある帳票をデータ化できるということは、その他のデータを含め一元管理が可能となり、その都度帳票を引き出したり、照合したりする必要がなくなります。データの一元管理は検索や可視化、再利用や活用、共有などが可能となることから、情報資産の蓄積とともに、ビックデータの活用も視野に入ります。
また、ペーパーレス化のメリットは、紙ベースの帳票の管理をデータ化することで、保管や移動といった労力を削減できることもあります。ダンボール詰めの膨大な書類の管理、保管、廃棄といった手間を削減できます。ペーパーレス化による恩恵が無駄な労力の削減でもあることを理解しておきましょう。
ペーパーレス化の第一歩としても有用
「手書き文字の認識精度が低いから、OCRは導入しない」と古い認識のままの企業や組織であれば、時代が変わり、手書き文字の認識精度が実務で通用するレベルになっていると知れば、OCRの導入が視野に入り、ペーパーレス化の第一歩として有用であると言えます。
特に実務担当者においては、膨大な数の帳票のデータ入力のみが仕事の場合、手書きの文字列をデータ入力しなければならない、時間と手間暇をかけても間違えることもあることから、事務作業の負担やストレスの増加が懸念されます。同時に、生産性のない仕事に従事するとういうのは相当キツいことでもあり、ペーパーレス化によってより有意義な別の仕事に従事できる従業員が増えれば、結果として離職率の低減等人事面での効果が期待できるというのもメリットと言えるでしょう。
FAXや異なる様式の帳票のデータ管理に最適
手書き文字を認識できるOCRであれば、FAXや異なる様式の帳票も含めたデータ管理が可能となります。帳票ごとに記載されている内容が異なる、重複する部分がある、何の帳票なのか、何のデータか紐付けや分類がなされていないなどの場合、それらをデータとして活用することは困難です。
何より目視と手動によるデータ入力の場合、どのデータをどの項目に入力するのかという判断が必要となり、うっかりミスやヒューマンエラーの温床になりがちです。手書き文字も印刷文字も認識可能、項目の割り振りや数値の認識も可能となれば、うっかりミスやヒューマンエラーによる不要なコストや手間の削減が可能となります。
手書き文字を認識できるOCRを選ぶ際の注意点
次に、手書き文字を認識できるOCRを選ぶ際の注意点をご紹介します。
専用の機材やソフトウェアは何が必要か
まずは、専用の機器やソフトウェアは何が必要か、自社のパソコンのスペックやOSに適合するか、タブレットやスマートフォンに対応しているかをチェックしましょう。その上でOCRの性能を比較し、例えば、帳票の読み取り範囲を設定する帳票設計機能があるのか、自動でデータの紐付けや分類、異なる帳票の識別や仕分けが可能かなど、実務で扱う際の機能についての詳細も見ておくべきです。
導入コストやランニングコストはどの程度か
導入コストやランニングコストのチェックも重要です。有能なソフトウェアであってもコストが完全に見合わないこともあるからです。また、ツールによっては無料、低価格のものも存在しますが、無料や低価格が必ずしも良いとは限らないことも理解しておかなくてはなりません。組織内でもっともITに疎い人、ITが苦手な人でも扱えることを前提に考えると、やはり基幹の機能がしっかりしていて、必要な機能を自由に追加できることでコストパフォーマンスを高められるような、自在性のあるルールが理想と言えるでしょう。その他、サポートがしっかりしているか、困った時に対応してくれるかどうかも見ておく必要があります。
コストパフォーマンスに優れたOCRかどうか
OCRは、機能が多いから高い、安いから低機能、というくくりで判断すべきではありません。自社に適合し、具体的にどのように業務効率化につなげられるのか、各種ツールとの連携や自社のデータベースとインポートやエクスポートが可能なのかなど、必要な機能とコストが合致しているかどうかで見極める必要があります。
実務に必要な機能が揃っていれば安くてコストパフォーマンスに優れていると言えますし、不要な機能まであって高いとなればコストパフォーマンスに優れているとは言えません。同時に扱いやすいUIかどうか、部門や部署を問わず使えるのか、現場の担当者が使いやすさを感じられるかどうかも含めて、コストパフォーマンスを試算することをおすすめします。
まとめ：手書き文字を認識できるOCRで悩んだら「AnyForm OCR」がおすすめ
今回は手書き文字を認識できるOCRの活用方法や選ぶ際の注意点についてご説明しました。
手書き文字の認識ができるOCRが有用であること、DXの推進に役立つことは理解したけれど、まずはどんなOCRがあるかを調べることから始めなくてはならないとお悩みかもしれません。
当社の提供する「AnyForm OCR」であれば手書き文字の認識、データの一元管理、帳票の自動認識、現場でも扱いやすいUIなど、誰でもどの部門でも扱えるようになっています。もし、今使っているOCRから乗り換えたい、または初めてOCRを導入したいとお考えであれば、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。
