IT資産管理が企業や組織としてよりいっそう求められる時代になりました。情報システムの管理担当者の中には頭を悩まされている方も多いのではないかと思います。

IT資産管理はハードウェアとソフトウェアだけでなく、ライセンスについても考える必要があり、範囲や強度的にどこまで管理すべきか悩ましいところです。

具体的にどこからどこまで管理すべきか、IT資産管理の目的や管理対象となる項目についてご説明します。

IT資産管理とは

IT資産管理とはパソコンやスマートフォン、タブレットやプリンタなど、何らかのネットワークを介して利用するデバイス(機器)と、それぞれにインストールされているソフトウェア、利用するためのライセンスも含めて管理することを指します。

まずはIT資産管理の目的についてチェックしてみましょう。

固定資産の計上や管理が容易になる

物理的な面、すなわちハードウェアとして各デバイスの管理がなされることで、古くなったものを廃棄、新しい機器を導入、という流れが明確になり、固定資産の計上が格段に早くなります。

また、減価償却だけでなく、必要に応じて定期的な買い替えについても検討しやすくなり、いつまでも古い機器を利用して非効率的な状態に陥ることを防ぐことにも繋がります。同時に、利用されていない機器の管理も可能となり、IT資産の購入を最小限に留めるという抑制効果も働きます。

ライセンス違反の常態化を防ぐ

OSやソフトウェアによってはライセンスが必要なものがあります。もし、ライセンスが切れている状態、または海賊版のライセンスを使ってしまっている状態ですと、企業としての信頼や安心、安全性が損なわれます。

IT資産管理によってライセンスについても適切に管理が可能となり、ライセンス違反の常態化を防ぐことができます。また「有償のライセンス」の管理や周知が徹底されることで、企業や組織内のソフトウェアやOSの統一にも繋がり、その点でも効率化が推進されます。

会社や組織のIT資産の盗難や不正利用を防止

会社や組織の物理的な備品を内部の人間が勝手に私用で利用することは、残念ながら少なくありません。もちろん、仕事を持ち帰って家でする場合もあるでしょうし、外回りであれば必然的に会社のデバイスを持ち歩くこともあるでしょう。

しかし、価格の多寡に関わらず、会社や組織としての資産を勝手に利用されることは、本来認められるべきことではありません。最たる理由としては、勝手に持ち出されたデバイスを介して、情報漏洩のリスクや不正アクセスの危険性が高まるからです。

IT資産を管理することで、社員、もしくは第三者に盗難されて不正に転売、あるいは私用での利用を防ぐことも可能になります。

セキュリティ面の強化に繋がる

IT資産管理の考え方としては、ライセンス、ソフトウェア、OSなどのバージョンについての管理も必要とされます。特にOSのバージョンが最新の状態に保たれるように管理することでセキュリティ面の強化に繋がることは間違いありません。

会社や組織の規模に関わらず「アップデートは重くなるから嫌だ」や「アップデートするとUSB機器やソフトが使えなくなる」など、個々の担当者によって勝手な判断をされてしまうと、結果として会社や組織の「セキュリティホール」を増やすことになります。

IT資産管理によってライセンスやOS、ソフトウェアについて適切に管理することで、セキュリティ面の強化に繋がるということも覚えておきましょう。

IT資産管理の対象について

IT資産管理の対象は主にハードウェア、ソフトウェア、ライセンスの3つです。それぞれ何を管理するべきなのかチェックしてみてください。

ハードウェアの管理

1.スマートフォン
2.タブレット
3.パソコン
4.プリンタ
5.USBメモリ
6.外付けハードディスク
7.CD/DVD(OSやソフトウェアのインストールメディア含む)
8.IoT機器
9.デジタルカメラ/ビデオ
10.社内WiFi/社内LAN

一言にハードウェアと言っても上記に挙げた以外にも利用しているデバイスがあれば管理すべきと言えます。何らかの形でネットワークに繋げられる媒体、またはネットワークに繋がった機器で利用するもの全てを管理する形です。

特にUSBメモリやデジタルカメラ/ビデオは単体ではネットワークに繋がらないことから管理が不十分になりやすいので注意しましょう。

ソフトウェアの管理

ソフトウェアの管理とはパソコンのOS、パソコン内で利用するソフトウェア、各種IT/IoT機器のファームウェアなど、何らかのプログラムによって稼働するもの全ての管理を指します。

特に特殊なIoT機器、またはLANやWiFiの接続機器にインストールされているファームウェアのアップデートが疎かになりがちですので、どのデバイスがどのようなプログラムで動作するのかも把握しておくことが大切です。

また、OSやソフトウェアを最新の状態にするために、管理者が遠隔操作や自動化にてOS及びソフトウェアのアップデートをする形にしておくとセキュリティ性の向上にも繋がるでしょう。

ライセンスの管理

ライセンスの管理とは有償のライセンスの管理であり、サブスクリプションなども含めた管理となります。社会的便宜上だけでなく、セキュリティ面を考えてもライセンスの切れたOSやソフトウェアを利用すべきではありません。そもそも、海賊版やライセンスの切れた環境で作業や業務を推敲するというのは企業や組織としての危機管理が足りない、または責任を問われるものだと理解しておきましょう。

同時に企業や組織として必要なOSやソフトウェアのライセンスが管理されていることで、ハードウェアと同じく無駄に新しいライセンスの購入をせずに済むのも確かです。代替となるOSやソフトウェアがインストールされているデバイスがあるかどうか、または新しくライセンスを購入する時に検討をするのも容易となるでしょう。

まとめ：IT資産管理は目に見えない部分も重要

IT資産管理はハードウェアなど、目に見える部分、物理的な管理だけでなく、目に見えない部分としてソフトウェアやライセンスの管理も重要となります。

ハードウェアとソフトウェア、ライセンスを管理することで、必要な物理デバイス、必要なソフトウェア、それらを利用するためのライセンスなど全てが「可視化」されることで、現代に必要なIT資産を無駄なく利用しやすくなるでしょう。

しっかりとIT資産管理をすることで、経費や費用の節減に繋がること、セキュリティ面の強化に繋がることも忘れないでください。特にセキュリティ面は情報漏洩、パソコンの不正利用による被害など甚大な被害が起きる可能性も少なくありません。

なんとなくハードウェアの管理はしているけれど、ソフトウェアやライセンスまで気が回らなかったとお考えの場合は、改めてソフトウェアやライセンスも含めてIT資産管理することをおすすめします。

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