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株式会社ハンモックは、IT資産管理、情報漏洩対策、名刺管理、営業支援、
データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

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SmoothFirst

導入事例

電話番号

新着情報

お知らせ 2016/08/15 FAX受注システム『SmoothFirst』Webサイトをリニューアルしました。

導入事例 2016/03/24 SmoothFirst 導入事例 / 株式会社オリエンタルベーカリー 様 を公開しました。

導入事例 2016/03/14 SmoothFirst 導入事例 / 東海光学株式会社 様 を公開しました。

SmoothFirst で、こんな課題を解決!

case 1

お客様の課題

FAX受注が
無くせない

ペーパーレス化
したい

仕分け作業に
手間がかかる

↓

SmoothFirst で、解決!

FAX運用をそのままに、受注業務をペーパーレス化

FAX運用をそのままにペーパーレス化
  1. SmoothFirst は、取引先とは従来通りFAXによる取引を継続しながら、受注業務をペーパーレス化することができます。
  2. FAX受信番号をキーに注文書を担当オペレーターに自動仕分けするため、入力前処理を効率化します。
  3. 既存システムにあわせて、FAX受注業務をシステム化できます。
FAX自動振分について

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case 2

お客様の課題

FAX確認対応を
なくしたい

納期回答を
簡素化したい

↓

SmoothFirst で、解決!

自動、手動FAX返信により問合せ対応を効率化

自動、手動FAX返信により効率化
  1. FAX受信と同時に受領確認FAXを自動返信することができ、不要な問合せ対応が削減できます。
  2. 納期回答のFAX返信をプリンターやFAXへ移動せず、自席PCで対応できます。
FAX自動返信について

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case 3

お客様の課題

オペレーター
ナレッジを共有化したい

オペレーター教育
に時間がかかる

↓

SmoothFirst で、解決!

注文書のサンプル登録で業務知識を共有化

サンプル帳票登録で業務知識を共有化
  1. 入力が必要な項目や注意事項などをサンプル帳票として登録することができます。
  2. 属人化されがちな熟練オペレーターの業務知識が共有化できるため、経験の浅いオペレーターでもすぐに戦力になります。
サンプルイメージ登録について

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case 4

お客様の課題

入力状況を
管理したい

欲しい情報が
取り出せない

↓

SmoothFirst で、解決!

2段階のステータス管理で、入力状況を詳細管理

ステータス例
  1. メインステータスとサブステータスの2段階でステータス管理できるため、より詳細な状況が把握できます。
  2. 表示項目や検索項目の並び替えや追加ができ、使い勝手よくご利用いただけます。


SmoothFirst を導入したお客様の声

line

アズワン株式会社 様

アズワン株式会社様1日3,700件のFAX受注と400件のFAX送信をシステム化。
年間1,000万円以上の
コスト削減に成功。

業種:卸売業、従業員:463名、SmoothFirst 利用帳票:注文書

SmoothFirstはFAX受信時のナンバーディスプレイでお客様が特定できるため、そのお客様の注文書サンプルを画面表示することができます。このサンプルは、基幹システムに入力する箇所が分かるようになっているため、ベテラン社員に確認することなく誰でも簡単に入力処理が行えます。これにより、受注業務の人数を変えることなく、導入当初の3,700件/日から、現在は4,600件/日に対応できています。
1日3,000件あった見積書のFAX送信業務を外部委託していましたが、これを自社で行うことができるようになり、年間1,000万円以上のコスト削減に成功しました。

アズワン株式会社様の導入事例を読む

東海光学株式会社 様

東海光学株式会社様定型、非定型どちらの注文書にも対応。
入力業務の見える化で知識の
共有と適切な人員配置を実現。

業種:製造業、従業員:399名、SmoothFirst 利用帳票:注文書

東京で欠員が出ても岡崎の本社でフォローすることが可能となりました。また、ご注文書の未処理件数がひと目で分かるようになったのも効率アップにつながりました。FAXは紙ですので、手で数えない限り残件数が正確に分かりません。SmoothFirst の導入で未処理分が明確に数字として表示されるようになり、その日の人員配置が適正にできるようになりました。また、これは細かいかもしれませんが、サブウィンドウ画面に自由記述できる項目があります。そこにお得意先様ごとの注意点、たとえば「日曜日は定休日のため、FAX返信しない」といった注意点を入力するのですが、これは非常に嬉しい機能でした。

東海光学株式会社様の導入事例を読む

株式会社オリエンタルベーカリー 様

アズワン株式会社様1日あたり7時間分の業務量を削減。
カスタマイズなしで導入も、
現場スタッフは効果を十分に実感。

業種:製造業、従業員:280名、SmoothFirst 利用帳票:注文書

弊社の場合、SmoothFirst を導入するにあたり、まったくカスタマイズしていません。それでも検索性、見やすさ、機能に関して十分でした。また、FAX注文が一覧表示されているのも良かったです。
お客様からのお問い合わせ対応で1日あたりおよそ30分の削減。FAXの受信確認、販売会社からの問い合わせ対応で90分。FAXを確認している際、過去のやり取りの確認が必要なことがあるため、毎回席を立ってFAXの束を確認していました。それが SmoothFirst の画面上でできるようになったため、135分ほど削減。さらに、150件程度あるFAX返信作業に関しても、150分ほどの削減に成功しましたので、トータルでおよそ1日あたり、7時間分の業務量が削減できたことになります。

株式会社オリエンタルベーカリー様の導入事例を読む


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FAX受注業務を効率化。FAX受注入力業務を支援するFAX受注システム『SmoothFirst』

FAX受注システム『SmoothFirst』は、FAX受注業務を効率化させるだけでなく、FAXセキュリティ対策としても効果を発揮するFAX受注システムです。 FAX受注業務の運用コスト削減とセキュリティ向上を短期間で実現します。 短期間でシステム構築が可能、信頼性・安定性が高いFAX受注システムです。

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<FAX受注システム『SmoothFirst』|DEFACT>
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