株式会社オリエンタルベーカリー様の導入事例｜FAX受注のペーパーレス・業務改善なら『AnyForm FAX CTI』

現在、お客様やグループ企業でもある販売会社から、1日約2,000枚のFAX注文書を受信しています。従来は、それらを当日、翌日、指定日発注という箱ごとにすべて手作業で仕分けして基幹システムに入力していました。さらに、「FAXは届いていますか？」といった到着確認のお問い合わせが頻繁にありましたが、その際も、FAXの紙束から1枚1枚探し出していました。やはり手作業になりますから、稀に見逃しや間違いも発生していました。FAX注文書が確認できず、「もう一度送ってください」とお願いをしておきながら、後々最初のFAX注文書が見つかった場合などは、お客様に対して大変申し訳ない思いをしていました。また、毎日ご発注いただくお客様から注文がなかった場合には、受注センターと販売会社との間で、確認のやり取りが発生していました。その際も、受信したFAX注文書の束を確認し、本当にご発注いただいてないようであれば、販売会社からご連絡をしていました。このような作業が1日に30件ほどあり、非効率な業務に課題を感じていました。

いくつかの製品の中から最終候補を3製品に絞り、6ヶ月ほどかけて検討しました。SmoothFirst の印象は、画面が見やすく、FAX注文書の検索操作が分かりやすかったことです。これが1番の決め手と言っても良いかもしれません。画面の左側に検索項目が分かりやすく表示されていて、そこに検索キーワードを入れるだけでしたので、非常に使いやすかったです。弊社の場合、SmoothFirst を導入するにあたり、まったくカスタマイズしていません。それでも検索性、見やすさ、機能に関して十分でした。また、FAX注文が一覧表示されているのも良かったです。他のソフトだと、フォルダーを作って、名前を決めて、そこに保存してという工程がありましたので、結局どこにいってしまったのか分からなくなってしまう懸念がありました。

従来の業務方法がアナログだったこともありますが、最初のうちは使い方にやや戸惑うスタッフもいたようです。しかし徐々に操作方法に慣れていくにつれ、「もう前には戻れない」、「本当に助かっている」という声が上がるようになってきました。お問い合わせに対して正確な内容をスピーディーに返信できるようになり、大変効率が上がったことを感じています。具体的な時間に換算すると、お客様からのお問い合わせ対応で1日あたりおよそ30分の削減。FAXの受信確認、販売会社からの問い合わせ対応で90分。FAXを確認している際、過去のやり取りの確認が必要なことがあるため、毎回席を立ってFAXの束を確認していました。それが SmoothFirst の画面上でできるようになったため、135分ほど削減。さらに、150件程度あるFAX返信作業に関しても、150分ほどの削減に成功しましたので、トータルでおよそ1日あたり、7時間分の業務量が削減できたことになります。

従来は、「FAX注文書が届いているか否か」に多くの時間を費やしていました。その分の負担がなくなりましたので、ご注文の数量や商品種類など、より細かな内容のチェックに時間が費やせるようになりました。また従来、通常とは異なるイレギュラーなご注文は販売会社で受け付けていました。それは、お客様との距離が近いことが理由でした。しかしやはり受注は受注センターに集約したいと以前から考えており、SmoothFirst の導入によってそれが実現できたことも導入の成果として挙げられるかと思います。あと、毎回席を立たずに良くなったのは大変ありがたいですね。

お客様からいただいたFAX注文書は基幹システムに入力し、受注データを作成します。受注データは販売会社も確認していますので、その内容について疑問な点があれば直接電話がかかってきます。確認するFAX注文書が受注センターにしかないために致し方ないことなのですが、その対応をしている間は丸々時間を取られてしまいます。これは、販売会社がお客様から受けた問い合わせ対応も同じです。問い合わせは結局すべて受注センターに集約されてしまうという業務効率から考えると、良くない構造でした。今後徐々にではありますが、SmoothFirst のクライアントを販売会社にも展開できればと考えています。そうすれば、販売会社でも注文書を閲覧することができますので、確認や問い合わせ対応に費やしていた時間をさらに削減できるのではないかと考えています。

まだ十分に実現できていない、ペーパーレス化を進めていきたいです。現状、毎日2,000枚、月だと60,000枚程度をFAXという紙で扱っていますので、やはりこれを減らしていきたいと考えています。また、ステータスの管理をより細分化したいと考えています。SmoothFirst ですと、メインとサブの2つのステータスがあり、より柔軟なステータス管理ができるようになると思います。それにより、さらなる業務効率化が図れるのではないかと期待しています。