活用例｜システム連携でFAX業務の効率化『RightFax』

全国各地に支店をもっているため、用紙代、トナー代などから、メンテナンスなどの維持費、さらに人件費※まで、FAX業務に多額のコストがかかっていた。

※FAXを1件送信するのに、書類出力から送信完了まで、自席からプリンター、FAXへの移動時間を含めると約8分もの時間がかかるという調査結果もありました。

FAXの誤送信による情報漏洩が頻繁に発生し、金融庁への報告も余儀なくされる状況だった。

■情報漏洩の主な原因

• 2人1組で、送信先を確認する体制をとっていたが、多忙な時期に機能していなかった。
• 内線から「0」を入力後、相手先番号を入力する、いわゆる「0」発信の方法で送信しなければならないところ、「0」の入力忘れが多発していた。

300社の取引業者に対し、基幹システムから出力された発注書のFAX送信を人手で対応していた。

■業務の課題

• 毎回発注書を印刷し、担当者が手作業でFAX送信していたため作業費用（用紙代、トナー代、人件費）がかかっていた。
• 都度、担当者がFAX番号を手入力していたため、FAX誤送信のリスクがあった。

受注業務において注文書をFAX機で受信し、担当者への振り分け作業を人手で実施。その後、オペレーターが基幹システムへの入力作業を行っており、下記事項が業務の課題となっていた。

■業務の課題

• 注文書の紛失
• 振り分け作業の増加
• 納期回答の遅れ
• 返信FAXの誤送信