対応が遅れがちなFAX環境を便利に進化させるための"相談室"を開催！｜システム連携でFAX業務の効率化『RightFax』

　オフィスのインフラ環境整備においては、先端技術を導入し、業務の効率化や情報の安全性の向上を目指した取り組みが行われています。ただ、その中で軽視されがちなのがFAX環境。今でもほぼ100％の普及率を誇り、業務上欠くことができないFAX環境ですが、あまり対策が進んでいないのが現状のようです。
　一方では「重要視しないわけではなく、どう対応していいのか分からない！」という意見が多いのも事実。そこで今回は"FAX環境相談室"と題し、現場で活躍するハンモックのアドバイザーに現状の問題点からその対処法までを具体的に伝授してもらうことにしました。

　まずはFAX環境の現状分析からはじめることにしましょう。FAX環境は、導入費が安い、操作が簡単な送受信だけを行うFAX機が主流でしたが、管理の煩雑化や情報漏洩リスクなどの問題から、FAXサーバを導入する企業も増えています。ただFAXサーバは、PCからFAXを送受信できセキュリティ面も向上した反面、導入コストがかかり、しかも社内インフラとの適合が難しいデメリットがあります。そこで登場したのが、TCP/IPネットワークを使って音声データを送受信するVoIP（Voice over IP）環境にFAXデータを対応させた【RightFax for FoIP】。仮想化対応によるコストメリットがあり、FAXボードレス環境の実現により障害リスクも低減。本・支店間のFAX通信コストを削減できるほか、既存IPネットワークを有効活用できるスグレモノです。
　それでは、いよいよ私たちの"FAX環境相談室"をスタートさせることにしましょう。

　企業によって異なりますが、一般的にFAX業務は原紙の印刷からFAX機への移動と送信作業、そして自席に戻ってくるまで1件あたり8分かかるという調査結果が出ました（※）。毎日10件のFAX業務があった場合、人件費にも大きな影響を与えていると言わざるを得ません。自席でFAX送受信が行えることのメリットは想像以上に大きくなっています。

※ハンモックの独自調査によるもの（2010年10月）

　ここからは、実際のRightFax for FoIP導入事例を紹介します。

　上記のご要望に基づき、最適なFAX環境を検討。以下の構成を導き出しました。

【構成のポイントは...】

メールクライアントからのFAX送信処理において【RightFax for FoIP】基本機能であるEmail Gatewayを利用したFAX送信処理を実現。

WordやExcelなどのアプリケーションからダイレクトに送信処理を実現。

従来通りFAX機から紙でFAXを送信することも可能。送信ログはRightFaxサーバに蓄積。

FAX受信処理においては、受信FAXを指定したメールアドレスへの転送。

【そして、導入の効果は...】

紙コスト削減。

FAX回線集約（FAX回線基本料金削減）。

FAX送受信ログ一元管理。

既存インフラを有効利用可能。

FAXサーバ環境の仮想化によるハードウェアコストの削減。

他業務システムとの連携可能。

　私たちのご提案通りに【RightFax for FoIP】を導入いただき、全社のフルIP化に成功。FAX環境と他業務システムを連携させたことで、業務の効率化を実現し、更にさまざまなコスト削減の成果を実感していただける結果となりました。

　このほかにも導入事例をご用意しています。更には「こんなことはできないの？」や「今の環境の何が問題？」などのお問い合わせもお待ちしています。お気軽にご相談下さい。