ソフトウェアのライセンス違反は企業や組織にとってリスク・脅威である存在です。

もし、ライセンス違反の危険性を知らず、違法な形でソフトウェアを業務で利用していたとすれば、罰金だけでなく、社会的信用の失墜につながるのは間違いありません。

今回は、ソフトウェアのライセンス違反に関するリスクやライセンス違反の防止策である「ライセンス管理」についてお話します。

ソフトウェアのライセンス違反に関するリスク

はじめにソフトウェアのライセンス違反に関するリスクや危険性、脅威とされる理由について簡単に説明します。

ソフトウェアのライセンスとは

ソフトウェアには有料と無料のものがあります。ライセンスは有料のソフトウェアに付与されるものであり、ライセンスがなければソフトウェアを利用する権利を持ちえていない状況と言えます。

例えば、有料のソフトウェアとしてMicrosoft OfficeのWordやExcel、Adobe PhotoshopやIllustratorなど、業務で必要とする場合はライセンスを購入、もしくはサブスクリプションにて月額や年額で課金しなければなりません。

無料のソフトウェアでも同様の結果を得られるものもありますが、やはり有料のソフトウェアと比べると機能が物足りなかったり、互換性がなかったりすることで、業務に支障が出ることがあるため、一般的な企業や組織であれば必ず購入や課金しています。

ソフトウェアのライセンス違反とは

ライセンス違反とはソフトウェアの提供元が定めた方法でソフトウェアを利用しないことを指します。代表的なのは有料・有償のソフトウェアをライセンスを購入、課金することなく利用することです。

高機能かつ優秀なソフトウェアにはライセンス自体が高額な場合があります。すなわち、ソフトウェアのライセンスを取得、もしくは保持や継続的に利用するためにはそれなりのコストが必要になるということです。

しかし、ライセンスを購入や課金せずに利用したいと考える一部の悪意のある人の存在によって、ライセンスにコストを支払わずに利用できる方法が見つかってしまうことがあり、その方法が広まってしまうことでライセンス違反する人が生み出されてしまうのです。

ライセンス違反をした場合のリスクや危険性

ライセンス違反をした場合、ケースよって異なるものの何らかの法律に触れる可能性が高いです。例えば著作権法違反に該当する場合、個人に対して懲役5年以下または罰金500万円以下、黙認や放置した企業に対しては罰金3億円以下が科されてしまいます。

企業や組織としてライセンス違反を行うということは、ライセンスの購入や課金の何倍ものコストが必要であるということです。また、ライセンス違反をするような企業・組織だということが世間に知れ渡ってしまえば、社会的信用の失墜とともに顧客やユーザー離れにつながり、最終的には存続も危ぶまれるような結果も覚悟する必要があります。

ライセンス違反は犯罪であり無駄なコストだと理解すべきだが

法人個人問わず、ライセンス違反は犯罪であり、無駄なコストだと理解すべきです。しかし、企業や組織、またはその従業員のリテラシーや考え方次第でライセンス違反が発生する可能性があるのも事実と言えます。

例えば、必要なソフトウェアの予算や経費は計上できないのに、ソフトウェアを利用する必要がある。または雇用主がソフトウェアのライセンスへの購入や課金を拒んでいるなどの状況下において、犯罪にも関わらず組織ぐるみでライセンス違反をしてしまうのです。

その他にも組織的ではなくても従業員個人が勝手にライセンス違反を行ってしまえば、結果的に企業や組織としても罰せられてしまうことを考えると、ライセンス違反を起こさない・起こさせない状況を構築する必要があります。

違法なコピーソフトや海賊版からウィルスに感染することもある

ソフトウェアのライセンス違反を増長されるものに違法なコピーソフトや海賊版のソフトウェアがあります。ライセンス違反を促すような配布元は悪質な場合も多く、ライセンス違反であると同時に何らかのウィルスに感染する仕組みが組み込まれている可能性が高いです。

特に「ソフトウェアをインストールする」という作業が伴うことから、自分自身でウィルスを取り込んで感染してしまうことで、知らず知らずのうちにパソコンが乗っ取られてしまい、データを盗まれたり、他のウィルスに感染させられたりしてしまいます。

もし、企業や組織の業務で利用するパソコンが感染した場合、ライセンス違反とは別に情報漏洩やサイバー攻撃による被害・リスクもあるということを理解しておかなくてはなりません。

ソフトウェアのライセンス違反を防ぐ「ライセンス管理」と具体的な防止策

次に、ソフトウェアのライセンス違反を防ぐ「ライセンス管理」について簡単に解説するとともに具体的な防止策をご紹介します。

ソフトウェアのライセンス管理とは

ソフトウェアのライセンス管理とは購入や課金したライセンスに関する情報を一元管理することを指します。

・ソフトウェアの種類およびバージョンとその数
・ライセンスの種類およびバージョンとその数
・ライセンスの有効期限やサポート情報
・インストールされているハードウェア
・ソフトウェアの購入元や購入日

上記は一例ですが、ライセンスの情報を収集して管理するのがライセンス管理です。ライセンス管理が導入されることで、ひとまず「有効期限切れのライセンス」が把握できるようになり、必要に応じてライセンスの期限の延長や追加購入の手配がしやすくなります。ライセンス違反の原因になりがちな「勤め先がライセンスを買ってくれない」といったようなことを防ぐことにつながります。

ライセンス管理によるハードウェアの把握と適切な配置

ライセンス管理を行うことで、ハードウェアの管理もしやすくなります。例えば、業務に必要なソフトウェアがインストールされているハードウェアがあるのに、ハードウェアとソフトウェアを追加で購入してコストを肥大してしまうようなことを防ぎます。

また、ライセンスを所持しているソフトウェアを利用できるため、ライセンス違反になる可能性が少なくなります。同様にハードウェアにインストールされているソフトウェアを把握することで、何がインストールされているのか、従業員が勝手にソフトウェアをインストールしていないかもチェックできます。

雇用側がソフトウェアのライセンスを一元管理する

ライセンス違反の防止策として、必須の前提条件となるのが雇用側がソフトウェアのライセンスを一元管理することです。従業員の裁量でライセンスの購入や課金をさせないという意味でもあります。

そもそも、企業や組織に属する人間として、雇用する側から用意されたハードウェアとソフトウェアで仕事をするのは当然のことです。同じく、雇用する側から用意されていないハードウェアやソフトウェアで仕事をするのはセキュリティ上の意味でも相応しくありません。

これらは雇用する側も強く意識することであり、業務を遂行するための環境はハードウェアもソフトウェアも、そしてネットワークの面についても雇用する側が準備し、管理するものとして徹底しましょう。

社内規則やルールでライセンス違反しないよう周知徹底する

ライセンス管理とともにハードウェアやソフトウェアの把握、管理をした上で、社内規則やルールでライセンス違反しないよう周知徹底することも大切です。特に情報リテラシーや法的な観点が欠けている人材の場合、ライセンス違反に関する罰則を知らず、軽い気持ちでライセンス違反を行ってしまうことがあります。

同様に軽い気持ちで自分のお気に入りのソフトウェアを勝手にインストールしてしまうような人がいるのも事実です。これらを社内規則やルールで明確に禁止しておくこと、ライセンス違反に関するリスクについても「知らなかった」とならないよう念入りに説明しておくことをおすすめします。

業務に必要なソフトウェアはきちんと課金して揃えよう

そもそも、業務に必要なソフトウェアが揃っていればライセンス違反を起こす理由も要因も存在しないと言えます。そのため、業務に必要なソフトウェアは購入や課金して揃えておくことが一番の防止策になります。

雇用する側としてもそれなりのコストになりますが、必要なものを揃えるのは雇用する側の務めでもあります。間違っても雇用する側、企業や組織の側からライセンス違反を指示したり、コスト削減と称して従業員にライセンス違反を行わせるようなことをしてはいけません。

まとめ：ライセンス違反は犯罪！絶対に起こさない・起こさせないこと！

今回はソフトウェアのライセンス違反に関するリスクやライセンス違反の防止策である「ライセンス管理」についてお話しました。

ライセンス違反については軽い気持ちや必要悪といったような形で行われてしまいがちです。だからこそ、必要なライセンスは購入・課金して揃えること、ライセンス管理でライセンスを把握し、適切な数と適切な配置を行うことをおすすめします。

当社の提供するIT資産管理ツール・情報資産管理ソフト「AssetView」であれば、今回ご紹介したライセンス管理に関するほぼすべてを一元管理することが可能です。企業や組織として業務で必要なソフトウェアであればほとんどに対応しておりますので、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。