FAX誤送信防止対策｜システム連携でFAX業務の効率化『RightFax』

情報漏洩の主な原因は情報の管理ミスやFAXを含むオフィス機器の誤操作等による誤送信、あるいは紛失や置忘れが大半を占めています。『RightFax』はこれらに対して効果的な誤送信防止対策を可能にします。
PCやサーバー機の情報漏洩対策は十分でも、FAXの誤送信等による情報漏洩対策はまだまだ不十分な企業が多いのが現状です。
『RightFax』は操作ログも管理できるため、有事の際の原因究明にも効果的です。

※JNSA「2012年 情報セキュリティインシデントに
関する調査報告書」速報版より

相手先FAX番号を入力してFAX機の「送信」ボタンを押す。これだけでは、間違っている相手先でもFAXは送信されてしまいます。
『RightFax』は、ユーザーごとに送信時の承認有無の設定ができます。承認が必要なユーザーが送信する場合には承認者による承認後、『RightFax』よりFAXが送信されるため、誤送信を防止します。

あらかじめ登録した送信先FAX番号にのみFAX送信をするなど、送信が可能なFAX番号を制限することができます。これにより人的ミスによる誤送信を未然に防止します。

『RightFax』はメールソフトと連携してFAX送信することが可能です。このメール連携の際にも「FAX送信時の承認ワークフロー」、「相手先FAX番号の自動チェック」の機能が利用できます。

『RightFax』を使用すればモバイル端末からFAX送信が可能になります。モバイル端末がインターネット接続およびメールの使用が可能であれば、場所を選ばずにどこからでもFAX送信することができます。

FAX機との音声応答による仕組みにより相手先番号や送信者の情報を取得し「FAX送信時の承認ワークフロー」、「相手先FAX番号の自動チェック」の機能を利用できます。

送信したい情報をプリントアウトせず、基幹システムより直接FAX送信することができます。プリントアウトすることによる情報の拡散や、FAX送信時のFAX番号入力ミスによる誤送信を防止をするとともに、大幅に業務を効率化します。

FAX送信時に前回のFAX送信情報と比較し、任意設定した期間内にFAXが送信されたかをチェックします。送信されている場合、FAX送信処理を行います。一定期間FAX送信が行われていない場合、送信処理を自動的に停止します。FAX番号の所有者が変更されていた場合の誤送信を防止します。

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