WOCR 導入事例 / スズキ輸送梱包株式会社 様｜FAX/スキャナー対応OCRソフト『TeleForm』

当社ではさまざまな実績を基に請求書を作成していますが、特に工数の掛かっている輸送伝票をスキャンしてデータ化しています。ルーチン的に定まっている商品コードは初めから輸送伝票に印字してありますが、納品先、納品日、点数など、その他の項目はお客様が手書きしています。輸送伝票に活字と手書き文字が混在していることもあり、従来のOCR製品ではさまざまな改善を施しても80％程度の認識率でした。残りの20％にあたる約20,000文字は、確認作業が毎回発生していたため作業者からOCRの認識率をアップして欲しいという要望が強くあがってきました。

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そこで、OCRが正しく読み取りやすくなるような施策をしました。その一つが、伝票のレイアウト変更です。手書き文字のサイズを統一するため記入欄に文字枠を設けました。しかし、輸送伝票は多くの人が書き込むため周知徹底は難しく、運用上の対応だけでは認識率はアップしませんでした。上層部からも省人化を図れる部分は省人化するようにという指示がありましたので、もう1つ別のOCRを導入して2つを併用することで認識率を高めることを検討しました。

OCRの認識率はどれも大差ないと考えていましたので、1つのOCRエンジンでカバーできない部分は別のOCRエンジンでカバーするしかないだろうと考えていました。スキャンは2回必要になりますが、認識率が高まれば結果として業務効率はアップするだろうと踏んでいました。

認識率が高いことを条件に選定しました。選定に際しては、複数のOCRで実伝票1,000通を読み込み、認識率と誤読率を比較しました。WOCRは認識率が100％近くあり、誤読も印鑑と重なっている部分の1～2文字だけでした。ここまで認識率が高いのであればすぐにでも導入したいと思い、即採用を決定しました。WOCRを使えば2つのOCRを運用する必要もなく、読み込む手間も1回ですむので運用コストをさらに抑えることが可能でした。

まず、認識率がアップしたことで確認作業が減りました。次に確認作業自体がとても楽になりました。従来のOCR確認画面は、スキャンした全体イメージの上に重ねるように認識結果が表示されていたので見にくく、操作性が良くありませんでした。その点、WOCRはエラー部分だけにフォーカスして表示されるので、確認作業がとても楽になりました。WOCRを導入してまだ数ヶ月ですが、これまで2名で行っていた輸送伝票のスキャン・確認作業を、導入後は1名で運用することができるようになりました。

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さらに、WOCRを導入してからは輸送伝票の仕分け作業も不要になりました。以前のOCRではスキャンした日付が自動的にファイル名になってしまうため、スキャン後に輸送伝票を仕分ける作業が発生していました。これは、スキャナーで保存に失敗した場合に、大量の輸送伝票ファイルデータの中から該当ファイルを探し出すよりも、紙の輸送伝票を参照した方が効率的に処理できたからです。その点、WOCRは伝票番号をファイル名にできるので、保存に失敗した場合にでも必要な伝票データをすぐに見つけられます。この部分でもWOCRは業務効率化に貢献しています。

導入時に手書き文字と活字が混在しても認識率が高くなるようにハンモックに調整を行ってもらい、活字の読み取りテストでは認識率100％という結果がでました。認識率は100％にはならないだろうと思っていたので、これには非常に驚きました。ハンモックとは要件定義から導入までメールでやりとりをしていたので、正直なところ本当に大丈夫なのかなと不安に思っていましたが、この結果でそのような心配も吹き飛びました。
また、ハンモックは説明会を開いて作業者の要望を事前にくみ取り、運用しやすい仕組みを作り上げてくれました。おかげでシステム部門として運用で苦労したこともなく、作業者からも画面が見やすく使いやすいと好評です。ハンモックの細やかな対応には感謝しています。

WOCRは認識率が高いのはもちろんですが、詳細なマニュアルが整備されている点も評価できます。何か困ったことや調べたいことがあった場合でも、マニュアルを読めばスムーズに解決できるからです。先日、帳票レイアウト変更を行いましたが、マニュアルを見ながら簡単に自分で対応できました。WOCRは帳票の変更が内製できるので、外注コストと開発期間を削減・短縮できる点も評価しています。

WOCRを導入することで認識率は格段にアップしました。今後はスキャナーのリプレースや文字枠と活字が重ならないように輸送伝票のデザインを変更するなど運用面で工夫をし、さらなる認識率のアップを目指したいと思っています。
また、ハンモックにはこれまで通りサポートを続けてもらうと同時に、認識率100％を目指して製品改善を行ってもらいたいと思います。今後ともよろしくお願いいたします。