ライセンス管理がおろそかな環境で起こる被害や無駄なコストについて
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OSやソフトウェアのライセンス管理は企業や組織としてIT資産を守ることに繋がります。
しかし、一言にライセンス管理と言ってもライセンスとデバイスの紐付け、インストールされているデバイスの管理など非常に煩雑であり、管理がおそろかになりやすいのも事実です。
今回はライセンス管理がおろそかな環境で起こる被害や無駄なコスト、ライセンス管理によるメリットや導入方法についてご説明します。
ライセンス管理とは
企業や組織でパソコンを利用した業務を行う場合、MacやWindows、オフィスソフトや画像編集ソフトなど有償のOS、ソフトウェアを利用します。
ライセンスとはOSやソフトウェアを利用するための有償のプロダクトコードや認証キーを意味しており、昨今であればサブスクリプションのソフトウェアのIDやアカウントなどもライセンス管理の対象と言えるでしょう。
そしてライセンス管理とはどのパソコンにどのOS、ソフトウェアがインストールされているか、どのプロダクトコードを利用しているかを明確に管理することを意味します。
それでは、ライセンス管理がおろそかな環境で起こる被害や無駄なコストについてチェックしていきましょう。
ライセンス違反による違約金の支払いや社会的信用の失墜
OSやソフトウェアを提供する企業やサービスが通報や監査によってライセンス違反を発見します。ライセンス違反をすると損害賠償や違約金の支払いを求められることが確実です。
同時に何らかの形でニュースなどに取り上げられれば、企業や組織として社会的信用の失墜となり、さらにことが大きくなれば、事業の継続が困難になったり、場合によっては顧客やユーザーに賠償責任を果たさなければならなくなるなどの可能性が考えられます。
ライセンスを無駄に買うことでコストが増大
ライセンス管理がされていない環境ですと、ライセンスがすでにあるのにOSやソフトウェアを新たに買ったり、パソコンの購入時にOSのライセンスが付属するものを購入したりと、無駄なコストが発生・増大します。
例えば、使っていないパソコンのライセンス、その中にインストールされているソフトウェアのライセンスなど、ライセンスは目に見えない分、管理されていないと気づかない無駄なコストを生んでしまいがちです。
海賊版や違法コピーソフトによるマルウェア感染
ライセンス管理とともにデバイス管理によって、パソコンとライセンスが紐づいた情報が管理されていることが必要となります。なぜなら、必ずしも有償のソフトウェアが安全とは限りませんが、どのパソコンに何がインストールされているか把握する手段がなければ、海賊版や違法コピーソフトを勝手にインストールされてしまい、場合によってはマルウェアに感染する恐れもあるからです。
マルウェアに感染してしまえば、企業や組織としてのセキュリティ性を著しく損ねることになり、情報漏洩やパソコンの乗っ取り、データの改竄やメールなどの盗み見などサイバー攻撃を行うような悪意のある第三者の餌食となってしまいます。
ライセンス管理によるメリット
次にライセンス管理によるメリットをチェックしてみましょう。
ライセンス関連の違反や被害を防げる
ライセンス管理をすることで、先に挙げたライセンス違反による違約金や賠償問題、社会的信用の失墜を防ぐことが可能です。同時に、違法コピーソフトや海賊版の利用、その他勝手にインストールすることをシステム的に排除することによって、マルウェアへの感染防止にも繋がります。
結果的にセキュリティ性の向上、サイバー攻撃への対策にもなり、情報漏洩やデータの改竄、パソコンの乗っ取りや不正ログインなどの被害を受けにくくなるでしょう。
無駄にライセンスを購入しなくて済む
ライセンス管理は直接的・間接的に経費の節減にも繋がります。パソコンが何台あって、どのパソコンにどのOSとどのソフトウェアがインストールされているか、どのプロダクトコードや認証コードを利用しているのか明確になり、本当に購入すべきかどうかただちに判断できるようになるからです。
特にパソコンは、古いけれどOSのプロダクトコードはある、またはソフトウェアの認証キーなどがあり、バージョンアップすれば新しいパソコンでも継続可能であるのに眠ってしまっている、そういう場合が少なくないので、どこに何があるかを明確にすることで、無駄の無い効率的なIT資産運用が可能になります。
インストール・アンインストールを一括管理できる
ライセンス管理で一番のネックになるのがインストールとアンインストールです。しかし、ライセンス管理の専用ツールを用いれば遠隔で一括管理が可能となり、任意のパソコンのソフトウェアを削除したり、逆にインストールすることも可能となります。
同時にインストールやアンインストールだけでなく、PC操作全般、ソフトウェアの細かい設定も遠隔操作可能となるため、勝手にセキュリティソフトを停止させた、バージョンアップをしてないなど、脆弱性やセキュリティホールとなる行為を防止することも可能です。
ライセンス管理によるデメリット？
ライセンス管理によるデメリットは高機能であれば有償であるということ、それから、無償でしかも手動で行うとすれば膨大な時間と手間が発生することです。しかしそれ以外にライセンス管理することによるこれといったデメリットはありません。
ライセンス管理を導入する方法は？
ライセンス管理を導入する方法、一番の近道はIT資産管理ソフトを利用することです。もし、手動や目視でライセンス管理を行うことを考えているのであれば、時間的なコスト、人件費のコストの両方をそれなりに覚悟しておきましょう。もちろん、小規模で台数が10台以下であり、同じ部屋にまとまっているような環境であれば目視や手動によるライセンス管理も可能と言えます。
もし、ライセンス管理のためにIT資産管理ソフトを導入したい、または興味が沸いたのであれば、ぜひとも当社の提供する総合IT資産管理ソフト「AssetView」の利用をご検討ください。ライセンス管理だけでなく、ウィルス対策、内部不正対策、データ流出対策など、パソコン上の全ての機能を遠隔操作、監視することが可能です。詳しい資料をお送りすることもできますので、お気軽にお問い合わせ、ご相談くださいますようお願いします。
まとめ：ライセンス管理で無駄な被害やリスク、コストを抑えよう
ライセンス管理がおろそかになってしまうのは、パソコンがとりあえず動いていて、ソフトウェアが利用可能であり、業務上支障がなければ問題ないと安易に考えてしまうからです。
もし、企業や組織の人間が勝手にライセンス違反をしていて気づかなかった、または違法コピーソフトや海賊版を利用していた場合、情報システム部やセキュリティ担当、そして企業や組織そのものが責任を取らなければなりません。
ライセンス管理やPC管理をおろそかにしないことが、無駄で不要な被害やリスクの排除、コストの削減に繋がることを理解しておくことをおすすめします。
