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株式会社ハンモックは、IT資産管理、情報漏洩対策、名刺管理、営業支援、
データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。


※株式会社リクルート キーマンズネットに2011年3月10日に掲載された記事より転載
  掲載されておりますサービス内容、料金などは、掲載日または更新日時点のものです。

掲載日:2011/3/10

ハンモック 3名のアドバイザー
対策が遅れがちなFAX環境を便利に進化させるための相談室を開設!/RightFax for FoIP

 オフィスのインフラ環境整備においては、先端技術を導入し、業務の効率化や情報の安全性の向上を目指した取り組みが行われています。ただ、その中で軽視されがちなのがFAX環境。今でもほぼ100%の普及率を誇り、業務上欠くことができないFAX環境ですが、あまり対策が進んでいないのが現状のようです。
 一方では「重要視しないわけではなく、どう対応していいのか分からない!」という意見が多いのも事実。そこで今回は"FAX環境相談室"と題し、現場で活躍するハンモックのアドバイザーに現状の問題点からその対処法までを具体的に伝授してもらうことにしました。

FAXサーバからFoIPの時代へ
FAX環境相談室
その1
その2
その3 導入事例

FAX環境は仕組みや機能を進化させ、FAXサーバーからFoIPの時代へ


 みなさん、はじめまして。私たちは、株式会社ハンモックのRightFax営業担当です。お客様のFAX環境をより使いやすく、安全に、しかもコストダウンを実現していただけるよう、日々の業務に取り組んでいます。最適なFAX環境を実現していただくために、導入・運用、コスト面でサポートしていくことが私たちの最大の使命です。

宇田川氏 斉藤氏 米野氏

 まずはFAX環境の現状分析からはじめることにしましょう。FAX環境は、導入費が安い、操作が簡単な送受信だけを行うFAX機が主流でしたが、管理の煩雑化や情報漏洩リスクなどの問題から、FAXサーバを導入する企業も増えています。ただFAXサーバは、PCからFAXを送受信できセキュリティ面も向上した反面、導入コストがかかり、しかも社内インフラとの適合が難しいデメリットがあります。そこで登場したのが、TCP/IPネットワークを使って音声データを送受信するVoIP(Voice over IP)環境にFAXデータを対応させた【RightFax for FoIP】。仮想化対応によるコストメリットがあり、FAXボードレス環境の実現により障害リスクも低減。本・支店間のFAX通信コストを削減できるほか、既存IPネットワークを有効活用できるスグレモノです。
 それでは、いよいよ私たちの"FAX環境相談室"をスタートさせることにしましょう。

FAX機を使用中で、回線日・紙代などとにかくコストがかかっています。誤送信の問題など管理やセキュリティも心配。どこから対策をはじめていいやら・・・。
RightFax for FoIPなら様々なコスト削減が図れ、しかも安全性も確保できます。

 コスト削減が厳命されている中、FAX環境も例外ではありません。特にFAX機を使用している場合、回線費や紙代のコスト削減は永遠の課題と言ってもいいでしょう。
 【RightFax for FoIP】なら紙代を含むランニングコストの削減が可能。FAXの送受信情報はデータ化されるため、ペーパレス環境を実現できます。また、【RightFax for FoIP】の導入により自席でFAX送受信が行えるため、部署ごとの回線は不要に...。必要最低限の回線数に集約できコスト削減にも貢献します。更に【RightFax for FoIP】は送信前に"承認"と"マスタチェック"という2重のチェック機能を標準搭載。企業の信頼を脅かす可能性のある"FAX誤送信"を未然に防げるほか、FAX番号や送受信時間などをログデータとして保存できるのでセキュリティの向上にもつながります。

FAX環境豆知識

 企業によって異なりますが、一般的にFAX業務は原紙の印刷からFAX機への移動と送信作業、そして自席に戻ってくるまで1件あたり8分かかるという調査結果が出ました(※)。毎日10件のFAX業務があった場合、人件費にも大きな影響を与えていると言わざるを得ません。自席でFAX送受信が行えることのメリットは想像以上に大きくなっています。

※ハンモックの独自調査によるもの(2010年10月)

受注や申し込み管理でFAXをしようしており、1日に数百件のFAX業務があります。キャパシティはほぼ限界、業務見直しをする余裕もありません!
大胆な効率化への取り組みによって、業務全体に与える影響は非常に大きくなります。

 限られた人数の中で、FAXを中心に業務を行っている企業も少なくありません。そんな企業にとっては、これまで当たり前だったFAX業務に対して思い切った改善が必要となります。

・まずは【RightFax for FoIP】の導入によってFAX業務を自席で完結させることができます。

FAX送信業務...PDFの見積書やExcelの報告資料をプリントアウトするようにFAX送信ができます。送信結果も画面確認でき、未送信などのトラブルも回避できます。

FAX受信業務...自動振り分け機能で自分に届いたFAXだけメールのようにチェック。振り分け作業が不要となり、そのほかの業務に集中できます。

・次に【RightFax for FoIP】の導入によってファイリング作業をなくせます。

紙に出力されていたFAX用紙はどうしてもファイリングして管理されてきました。そのため、情報を探すにはキャビネットからファイルを取り出し、日付や送信者名などから1枚1枚めくって探す必要がありました。【RightFax for FoIP】ならデータはサーバで一括管理でき、検索性も向上します。

FAXサーバの入れ替えを検討中。基幹システムと連携したFAX業務を目指していますが、時間がかかる、しかもコスト高でなかなか進みません。
FAXサーバの仮想化システム連携は容易になり、しかも初期費用も削減できます。

 利用しているFAXサーバの保守が受けられなくなってしまう。またリースアップを控えており、最新機能を持ったFAXサーバの導入を検討している。そんな企業にオススメなのが【RightFax for FoIP】です。【RightFax for FoIP】はFAXボードをなくしたことで仮想化に対応。FAXサーバをソフトウェアのみで構築できます。既に社内のサーバが仮想環境にある場合には、初期費用を大幅に削減して入れ替えを実現。またVoIPが導入されている企業であれば、そのインフラを利用してFAXの送受信が可能となります。
 ソフトウェアでの構築により、拠点の新規開設時などではその都度FAX用回線を用意する必要はなくなり、コスト削減にも貢献します。更に容易に基幹システムと連携でき、情報をプリントアウトせずダイレクトなFAX送信も可能です。

FoIPならFAXボードを無くし仮想化。

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会社フルIP化に成功!既存インフラを有効活用し、教務効率のUPとコスト削減を実現。

 ここからは、実際のRightFax for FoIP導入事例を紹介します。

導入事例実例

 上記のご要望に基づき、最適なFAX環境を検討。以下の構成を導き出しました。

構成

【構成のポイントは...】

→メールクライアントからのFAX送信処理において【RightFax for FoIP】基本機能であるEmail Gatewayを利用したFAX送信処理を実現。

→WordやExcelなどのアプリケーションからダイレクトに送信処理を実現。

→従来通りFAX機から紙でFAXを送信することも可能。送信ログはRightFaxサーバに蓄積。

→FAX受信処理においては、受信FAXを指定したメールアドレスへの転送。

【そして、導入の効果は...】

→紙コスト削減。

→FAX回線集約(FAX回線基本料金削減)。

→FAX送受信ログ一元管理。

→既存インフラを有効利用可能。

→FAXサーバ環境の仮想化によるハードウェアコストの削減。

→他業務システムとの連携可能。

 私たちのご提案通りに【RightFax for FoIP】を導入いただき、全社のフルIP化に成功。FAX環境と他業務システムを連携させたことで、業務の効率化を実現し、更に様々なコスト削減の成果を実感していただける結果となりました。


 このほかにも導入事例をご用意しています。更には「こんなことはできないの?」や「今の環境の何が問題?」などのお問い合わせもお待ちしています。お気軽にご相談下さい。


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住所:〒171-0033 東京都豊島区高田3-19-10 昭栄高田馬場ビル1-2階
TEL:03-5957-3630
URL:http://www.hammock.jp/



⇒ 『RightFax for FoIP』の詳細はこちら

対応が遅れがちなFAX環境を便利に進化させるための"相談室"を開催!|仮想化対応FAXサーバー『RightFax』

『RightFax』は豊富な機能を標準搭載しFAX送受信を効率化。
『PCからかんたんにFAXを送受信』一人1台のFAX環境を実現。FAX情報のデータ化によりセキュリティ向上とコスト削減を実現いたします。

仮想化対応FAXサーバー『RightFax』

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審査申込受付業務で活用。
FAX着信時に業務で必要な加盟店情報を瞬時に表示。


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