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データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

FAX受注システム『SmoothFirst』

製品概要


FAX業務改善を実現

今までシステム化が難しかった業務をシステム化し、FAX業務を効率化

FAX OCRシステムは、そのシステムで使用する専用のOCR用紙を使用してもらうことが前提になっています。そのため、そのOCR用紙を使用してもらえない場合システムからははじかれしまい、手入力になってしまうためOCRシステムのメリットをいかせない、という課題がありました。

『SmoothFirst』はこのOCR用紙以外の非定型用紙をシステムに組み込むことが可能になり、非定型用紙も対応可能なペーパーレスFAX受注システム構築し、業務改善を実現します。


▼『SmoothFirst』でFAX業務改善
FAX受注システム概要 拡大する


検索性、サービスが向上

ペーパーレス&データ化により検索性が向上、
さらにスピーディーな問い合わせ対応でサービスが向上、大幅な業務改善を実現

『SmoothFirst』はFAXをすべてイメージ化(ペーパーレス化)し、ログ情報をデータベースに保存します。データ化により検索性能が向上し、お客様からの問い合わせにスピーディに対応できるようになり、業務改善を実現します。
また、自動返信機能は受信と同時に確認FAXを送信するため、お客様のFAX到着確認の手間をなくします。ペーパーレス化によりセキュリティも向上します。

FAXデータ化で、サービス向上FAXをデータ化することによるメリット

  1. 検索性能の向上によりお客様へのサービス向上
  2. FAX自動返信サービスの提供
  3. ペーパーレス化により紙費、トナー費、メンテナンス費、管理費などコスト削減
  4. ペーパーレス化により送受信FAX原稿の置き忘れや誤廃棄による情報漏洩を未然に防止
  5. 業務改善を実現

さまざまなコスト削減を実現

オペレーターの能力に左右されないデータ入力業務を実現

データ入力業務は経験の差が業務量に大きく反映します。
『SmoothFirst』は、その経験の差を補う機能を搭載しており、経験の浅いオペレーターでも効率的に入力業務ができ、業務改善を実現します。
また、短期間で効率的なデータ入力ができるようになるため、オペレーター教育コストを削減します。

短期間で効率的なデータ入力ができる仕組み


コスト削減システム化によるコスト削減効果

人的コスト
受信の仕分作業、納期回答の送信作業、
問い合わせ対応作業、ファイリング作業

物理的コスト
用紙、トナー代(ペーパーレス)

コスト削減効果


FAX業務の課題を解決

さまざまな業務改善を実現

業務における課題

受注業務は受信からデータ入力、問い合わせ対応や返信作業、管理にいたるまでさまざま課題が散在しています。

SmoothFirst で業務改善

FAX業務の運用コスト削減とペーパーレス化によるセキュリティ向上を短期間で実現し、業務改善します。

課題1

依然として
紙の業務が減らない

  • 用紙の紛失
  • 手作業による振り分け処理
  • 紙を見ながらのデータ入力処理
  • システム化、ペーパーレス化が難しい
⇒ 解決1

システム化、
ペーパーレス化を実現

  • すべての送受信データをイメージ管理するためペーパーレス化を実現
  • 受信FAXの自動振り分け
  • イメージを画面で確認しながら効率的にデータ入力
  • 短期間でシステム化、ペーパーレス化を実現
課題2

いつ誰がどの様に?
業務は正常か?

  • データ入力業務の教育に手間がかかる
  • 誤送信の対策ができていない
  • 内部統制(内部監査)が難しい
⇒ 解決2

送受信、操作ログを
一元管理

  • 正しいデータ入力業務を短期間で教育
  • 送信処理をシステム化
  • 内部統制(内部監査)を支援
課題3

顧客からの
問い合わせが多い

  • 問い合わせ対応の人件費増加
  • カスタマーサービスの低下
⇒ 解決3

自動返信や検索により
サービス向上

  • 問い合わせ対応自体を削減
  • 自動返信によりカスタマーサービスの向上
課題4

OCRが導入できない

  • 顧客別の専用注文書は結局手入力する必要があり効率が上がらない
  • 顧客別に専属オペレーターを配置している
⇒ 解決4

非定型用紙をシステム化

  • 受信、データ入力、問い合わせ対応といった業務全体を効率化
  • オペレーターの業務処理能力を均一化

ペーパーレス化でFAX業務改善|FAX受注システム『SmoothFirst』

FAX受注システム『SmoothFirst』はFAX受注業務を効率化させるだけでなく、FAXセキュリティ対策としても効果を発揮するFAX受注システムです。 FAX受注業務の運用コスト削減とペーパーレス化によるセキュリティ向上を実現します。 短期間でシステム構築が可能な、信頼性・安定性が高いFAX受注システムです。

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最新導入事例

ご担当者様

ライフカード株式会社 様

審査申込受付業務で活用。
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ご担当者様

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カスタマイズなしで導入も、現場スタッフは効果を十分に実感。


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