FAX電子化で業務改善

今までシステム化が難しかった業務をシステム化し、FAX業務を効率化

FAX OCRシステムは、そのシステムで使用する専用のOCR用紙を使用してもらうことが前提になっています。そのため、そのOCR用紙を使用してもらえない場合システムからははじかれしまい、手入力になってしまうためOCRシステムのメリットをいかせない、という課題がありました。

『SmoothFirst』はこのOCR用紙以外の非定型用紙をシステムに組み込むことが可能になり、非定型用紙も対応可能なペーパーレスFAX受注システム構築し、業務改善を実現します。

▼『SmoothFirst』でFAX業務改善
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ペーパーレス＆電子化により検索性が向上、
さらにスピーディーな問い合わせ対応でサービスが向上、大幅な業務改善を実現

『SmoothFirst』はFAXをすべてイメージ化（電子化）し、ログ情報をデータベースに保存します。データ化により検索性能が向上し、お客様からの問い合わせにスピーディに対応できるようになり、業務改善を実現します。
また、自動返信機能は受信と同時に確認FAXを送信するため、お客様のFAX到着確認の手間をなくします。ペーパーレス化（電子化）によりセキュリティも向上します。

FAXを電子化することによるメリット

1. 検索性能の向上によりお客様へのサービス向上
2. FAX自動返信サービスの提供
3. ペーパーレス化（電子化）により紙費、トナー費、メンテナンス費、管理費などコスト削減
4. ペーパーレス化（電子化）により送受信FAX原稿の置き忘れや誤廃棄による情報漏洩を未然に防止
5. 業務改善を実現

オペレーターの能力に左右されないデータ入力業務を実現

データ入力業務は経験の差が業務量に大きく反映します。
『SmoothFirst』は、その経験の差を補う機能を搭載しており、経験の浅いオペレーターでも効率的に入力業務ができ、業務改善を実現します。
また、短期間で効率的なデータ入力ができるようになるため、オペレーター教育コストを削減します。

短期間で効率的なデータ入力ができる仕組み

電子化によるコスト削減効果

人的コスト
受信の仕分作業、納期回答の送信作業、
問い合わせ対応作業、ファイリング作業

物理的コスト
用紙、トナー代（ペーパーレス）

コスト削減効果

さまざまな業務改善を実現

業務における課題 受注業務は受信からデータ入力、問い合わせ対応や返信作業、管理にいたるまでさまざま課題が散在しています。		SmoothFirst で業務改善 FAX業務の運用コスト削減とペーパーレス化によるセキュリティ向上を短期間で実現し、業務改善します。
依然として 紙の業務が減らない 用紙の紛失 手作業による振り分け処理 紙を見ながらのデータ入力処理 システム化、ペーパーレス化が難しい		電子化、 ペーパーレス化を実現 すべての送受信データをイメージ管理するためペーパーレス化を実現 受信FAXの自動振り分け イメージを画面で確認しながら効率的にデータ入力 短期間で電子化、ペーパーレス化を実現
いつ誰がどの様に？ 業務は正常か？ データ入力業務の教育に手間がかかる 誤送信の対策ができていない 内部統制（内部監査）が難しい		送受信、操作ログを 一元管理 正しいデータ入力業務を短期間で教育 送信処理をシステム化 内部統制（内部監査）を支援
顧客からの 問い合わせが多い 問い合わせ対応の人件費増加 カスタマーサービスの低下		自動返信や検索により サービス向上 問い合わせ対応自体を削減 自動返信によりカスタマーサービスの向上
OCRが導入できない 顧客別の専用注文書は結局手入力する必要があり効率が上がらない 顧客別に専属オペレーターを配置している		非定型用紙をシステム化 受信、データ入力、問い合わせ対応といった業務全体を効率化 オペレーターの業務処理能力を均一化