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データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

FAX受注システム『SmoothFirst』

受注センター活用例


FAX受注センターにおけるFAX業務の課題

FAX受注のFAX注文書の一括入力を請け負う受注センターは、日々大量のFAXを受信します。

受注センターで受信したFAXは、入力オペレーターごとに振り分け作業を行い、基幹システム等へのデータ入力や必要に応じてFAXで納期回答を行います。 その他、お客様からFAX受注注文書の送信確認の問い合わせなどもあり、非常に手間がかかります。

また、FAX受注の注文書(紙)での運用はFAX用紙代やトナー代などのコストがかかるだけでなく紛失や誤廃棄といった課題もあります。

人手による振り分け作業

  • 大量のFAX機から出力されるFAXを1枚1枚確認し、入力担当オペレーターごとに手作業で仕分けを行う。

紙管理による非効率な情報検索

  • 紙でファイリングされているため、情報検索に時間がかかる。また、複数人での同時作業が困難。

注文書の紛失/誤廃棄

  • 複合機のFAXを利用している場合、他のコピーと間違えて持っていかれてしまう。

FAX誤送信

  • 相手先FAX番号を毎回手入力しているため、誤送信が発生。(短縮登録件数には制限がある)

コスト(印刷代/保管)

  • 大量なFAX用紙の印刷代や保管スペースの維持費用がかさむ。(不要FAXの廃棄にも手間と時間がかかる)

FAX受注システム『SmoothFirst』で、
人手がかかる受注センターのFAX受注業務を大幅に改善!

受注センターにおける導入メリット

受信FAXを自動振り分け

  • 受信FAX番号や発信者番号情報などを元に入力オペレーターごとに注文書を自動振り分け。

スピーディーな問い合わせ対応

  • 豊富な検索項目により、目的の注文書をかんたんに検索。
    お客様を待たせることなく、スピーディーな問い合わせ対応を実現。

FAX受注業務をペーパーレス化

  • FAX受信した注文書を電子化し、システムとして管理するため紛失や誤廃棄といったリスクが低減。

FAX返信をシステム化

  • 基幹システム等に登録されている顧客マスター情報を利用してFAX返信することにより、FAX誤送信のリスクを低減。

不要なコストを削減

  • 必要な注文書のみ印刷することで、印刷代やトナー代を削減。注文書の保管などにかかる管理コストも削減。

FAX受注処理の自動化で業務効率UP!誤送信の発生もゼロに。

■冷凍貨物保管会社 受注センターのケース

経緯
  • サービスの一環としてFAX返信業務を行っているが誤送信の発生率が高い。
  • FAX仕分け処理に無駄な時間を費やしている。
  • FAX受信ごとのステータスが把握できずデータの2重登録が発生し、データの信頼性が低下している。
導入後
  • FAX送信業務の自動化(作業時間なし)
  • FAX仕分業務の自動化(作業時間なし)
  • FAXステータス管理によりデータの2重登録がなくなる

受注センターでは、取引先の問屋から1日700枚のFAX注文書を受信しており、FAX受注入力業務、FAX返信業務、FAX仕分け業務、送信履歴管理にて『SmoothFirst』を活用している。 FAX業務の効率化だけでなく、FAX返信業務における誤送信の発生ゼロに成功。

システム図

放置FAXを無くし、個人情報の取り扱いモラルが向上。

■金融会社 事務センターのケース

経緯
  • 各支店よりFAXで送られてくる金融商品の申込書に記載されている個人情報の取り扱いについて、金融庁より業務改善の指摘を受けた。
  • 支店からのFAXの送信確認対応に時間がかかっており、FAX業務自体を改善する必要があった。
導入後
  • 受信FAXの放置がなくなり、個人情報の取り扱いモラルが向上。
  • FAX返信の自動化により、本来の業務である審査業務に専念。

事務センターでは、各支店から1日2,000件の与信審査依頼書をFAXで受け付けており、『SmoothFirst』を活用して効率化を実現。 今まで着手できなかったFAX業務全体の改善に成功。

システム図



受注センター活用例|FAX受注システム『SmoothFirst』

FAX受注システム『SmoothFirst』はFAX受注業務を効率化させるだけでなく、受注センターなどのFAXセキュリティ対策としても効果を発揮するFAXCTIシステムです。 受注センターなどのFAX受注業務の運用コスト削減とセキュリティ向上を短期間で実現します。 短期間で受注センターにFAX受注システム構築が可能、信頼性・安定性が高いFAX CTIシステムです。FAX受注センターや事務センターなどセンター集約システムに最適です。

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ご担当者様

ライフカード株式会社 様

審査申込受付業務で活用。
FAX着信時に業務で必要な加盟店情報を瞬時に表示。

ご担当者様

株式会社オリエンタルベーカリー 様

1日あたり7時間分の業務量を削減。
カスタマイズなしで導入も、現場スタッフは効果を十分に実感。


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