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FAX受注システム『SmoothFirst』

FAX自動返信 一般ユーザー

一般ユーザーとは、FAX受注システムにデータ入力などの処理を行うユーザーです。
事前に設定されたアクセス権限により「データ入力の可否」や「印刷の可否」などの役割が割り当てられます。

FAX自動返信でFAX受注確認に関する問い合わせ対応を低減

FAX受注業務で手間となるのが、得意先からのFAX受注確認に関する問い合わせです。
FAX受注システム『SmoothFirst』は、顧客マスターの自動返信フラグを設定することにより、FAX着信と同時に受領確認FAXを自動返信することができます。
このFAX自動返信により、不要な問い合わせ対応を低減できるだけでなく、自動返信FAXを受け取ったお客様も注文書が受領されたことが分かるため、ご安心いただけます。

自動返信

1FAX番号や発信者番号によりFAX受信時に顧客マスターを参照し、自動返信の該当顧客か確認。

2 該当顧客の場合、あらかじめ登録してあるコメントと受信FAXの1枚目を返信用FAXに差し込み、自動返信FAXを作成。

3 『SmoothFirst』より自動返信FAXの送信指示を行い、FAXサーバーよりFAX送信。


■受信注文書(サンプル)

受信サンプル

      ■自動返信FAX(サンプル)

返信サンプル

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FAX手動返信

顧客からの注文書に対して納期回答やコメントを付与してFAX返信することができます。

返信先は「マスター登録番号」「送信元FAX番号」「直接入力」の3つから選択できます。
複数の宛先に返信する場合は、宛先ごとにコメントが登録でき、返信の順番も設定することができます。


手動返信


1 FAX受信時にFAX番号や発信者番号を元に担当オペレーターに自動振り分け。

2 『SmoothFirst』にて納期回答やコメントなどの情報をFAXイメージに入力。

3 FAX返信先を選択し、FAX送信を指示。


自動返信


1 FAX送信先

FAX送信先は下記の3つより選択できます。
  • マスター登録番号
  • 送信元FAX番号
  • FAX番号入力(直接入力)

2 送信FAX確認

複数の返信FAX(自動返信FAX)の内容を確認することができます。送信の順番や送信対象設定も行えます。

3 コメント入力

返信FAX(自動返信FAX)ごとにコメントを入力することができます。

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| FAX確認 | FAX検索 | FAXデータ入力 | FAX自動返信 |

FAX自動返信|FAX受注システム『SmoothFirst』

FAX受注システム『SmoothFirst』はFAX受注業務を効率化させるだけでなく、FAXセキュリティ対策としても効果を発揮するFAX CTIシステムです。 FAX受注業務の運用コスト削減とセキュリティ向上を短期間で実現します。 短期間でFAX受注システム構築が可能、信頼性・安定性が高いFAX CTIシステムです。

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