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株式会社ハンモックは、IT資産管理、情報漏洩対策、名刺管理、営業支援、
データエントリー業務の効率化を実現する法人向けソフトウェアメーカーです。

OCRソフト『TeleForm』

勤怠OCRソリューション

勤怠に関わる業務を簡素化し、コスト削減と業務効率の向上を実現

毎月締日に集中する勤怠表のデータエントリー業務に最適

人材スタッフやビルメンテナンス員から送られてくる勤怠表のデータ化にOCRソフトを活用して効率化するソリューションです。 OCR処理されたデータはCSVファイル出力はもちろん、指定したデータベース(Microsoft SQLServer やOracle等)に ODBCを介して直接出力することができます。

構成

ハンモックの勤怠OCRソリューションは、ソフトに標準搭載された特許技術のOCRエンジンやオペレーションしやすい独自の画面インターフェイスが特長です。 毎月締日に集中する勤怠表のデータエントリー業務に最適です。


データエントリー業務の精度と短時間処理を同時に実現

処理結果精度への対応

ソフトに標準搭載された特許技術(特許第5464474号)「WOCR(ダブルオーシーアール)」

ひとつの手書きイメージに対して、ソフトに標準搭載された特性の異なる2つのOCRエンジンが読み取り処理します。 それぞれの処理結果を照合し、結果が高精度に一致した場合のみ「正しい結果」として採用されるため、より高精度な結果を得ることができます。 不一致だった場合、あるいは一致した場合でも精度が低いと判断した場合は、オペレーターによる確認修正処理を行います。

▼高精度の仕組み
WOCRの仕組み

短時間処理への対応

独自の確認・修正画面「キャラクターモード」

OCRソフト『TeleForm』は、OCR処理結果を確認・修正する画面を3つご用意しています。ご運用に合わせて最適な画面が選択できます。 3つの中でも、「キャラクターモード」は、確認・修正すべきひとかたまりの注文書(バッチ)の中で要再検査対象となった文字だけを切り出し、 その画像を一文字ずつ並べて確認をすることができ、下の画面のように画像と誤認識結果を一文字ずつトランプのカードのように並べ、 「正しい」と確認できたら、Enterキーで次に進むという操作で、きわめて高速に確認作業ができます。
もし正しいと確認できない場合は保留とし、あとで保留分だけの文字を該当するフィールドの画像で確認するか、伝票の画像全体を見て確認するかとういう順で、 確認・修正作業を行うことができます。この方法であれば、確認・修正作業は従来より50%程度の生産性向上が見込まれます。

キャラクターモード

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自社OCR帳票をかんたんに作成

OCRフォーム作成ツール「TeleForm Designer(テレフォームデザイナー)」は、 フォームレイアウト設計だけでなくデータベースへの接続設定などを行います。 ワープロソフトのような感覚で誰でもかんたんにOCRフォームを作成することができます。 また、帳票フォームのファイルはコピーして再利用することもできます。

複雑な帳票もかんたん作成

コピー&ペーストで再利用

帳票内で読み取り処理が必要な領域を選択し、設計ウィザードに従ってフィールド名(データベースへのデータ保存先リンク)や入力属性(活字、手書き文字、英数字)などを定義します。 一度定義した項目はコピー&ペーストで再利用できますので、勤怠表のように「開始時間」「終了時間」「休憩時間」など同じ項目が連続する帳票もかんたんに作成できます。

再利用

入力属性の定義

活字、手書き文字、英数字、マーク、バーコード、文字数、桁数など、入力項目の属性を定義できます。 また、入力値の範囲設定も可能です。例えば勤務時間をOCR処理する場合、 「時間」の項目に対して「数値の1~24」と定義しておきます。 読み取り処理した結果、「25」と認識した場合にはアラートを画面に表示します。 あらかじめ入力属性や入力値の範囲を定義しておくことで、不要な確認・修正作業を削減でき、オペレーターの作業効率が向上します。


データベースとの接続設定

処理結果は、CSVファイルはもちろん、さまざまな形式(Access、SQL、Oracle、xlsなど)のデータベースに自動エクスポートできます。 設定ウィザードに従って既存データベースを指定すると、認識フィールド名と、結果を出力するテーブルのカラム情報をGUI上でマッピング(関連づけ)することが可能です。 ※フィールド名とカラム名が同一の場合は自動的にマッピングが実行されます。

接続設定

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ケーススタディ

ケーススタディ1:人材派遣業 様

毎月2回(15日/30日)の締日に派遣スタッフより勤怠表をFAX受信。給与データに反映するため短期間かつ正確な データエントリーが必要。社内で検討した結果、 OCRソフト『TeleForm』を導入。
選定ポイント ●業務時間など数字データが多く、
 キャラクターモードが効果的と判断したため。
●CSV形式以外にも、多種類のデータベースと連携ができるため。
導入効果 誤読率が低減し、オペレーターの確認・修正処理件数が大幅に減少。
●勤怠表のペーパーレス化により、FAX用紙と保管コストを削減

システム図

1 派遣スタッフが勤怠表をFAX送信 4 オペレーターが記入文字の確認・修正処理
2 FAXサーバー『RightFax』でFAX受信、勤怠表をイメージ化 5 給与管理システムへデータを自動エクスポート
3 TeleForm リーダーで情報を読解

ケーススタディ2:ビルメンテナンス会社 様

作業員は勤務先が多数あることや事務所に立ち寄ることが少ないため、ビル管理室のFAXより勤怠報告や作業報告を送信。 月末の締日後に入力オペレーターの残業が集中、ピーク時には他部門より人員にも入力を依頼していた。 社内で検討した結果、OCRソフト『TeleForm』を導入。
選定ポイント ●OCRの専用機、専用帳票が不要。
●他システムの変更にも柔軟に対応可能。
導入効果 ●オペレーターの残業コストが激減。毎月のピーク時の人員調整が不要
●勤怠表の電子保管により、過去情報の検索効率がアップ

システム図

1 作業員がFAX送信 4 オペレーターが記入文字の確認修正処理
2 FAXサーバー『RightFax』でFAX受信、イメージ化 5 勤務状況を検索、確認
3 TeleForm リーダーで情報を読解 6 電子保管により、ファイリング不要

勤怠ソリューション |『TeleForm』

OCRソフト『TeleForm』の「勤怠ソリューション」は派遣スタッフや作業員よりFAXで送られてくる勤務表のデータ化にソフトを活用して効率化するソリューションです。 FAX前提に開発された仕組みと特許技術エンジンにより、勤怠管理業務におけるデータエントリーの生産性を向上します。

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ご担当者様

ハマナカ株式会社 様

作業人員30%削減を実現。
OCR注文書の利用率を高めることで、残業時間が大幅削減。

ご担当者様

東海光学株式会社 様

定型、非定型どちらの注文書にも対応。
入力業務の見える化で知識の共有と適切な人員配置を実現。


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