社内で名刺を共有化するだけであれば、企業向けのクラウド型名刺管理ツールなら、ほぼ、どのツールでも行えます。しかし、単に名刺を共有するだけでは、人脈を共有することにはなりません。名刺データの重複をなくして、正確性を高めるとともに、その名刺の相手と自社とのつながりや、これまでの営業履歴などまでがわかってこそ、人脈の共有と言えます。

特に大企業で起こりがちな営業バッティングを防止するためには、高機能なツールが必要です。同じ顧客に別々の部署がアプローチしてしまうと、「さっきも電話がかかってきたよ。何度もしつこい！」と相手の気分を害してしまいます。営業バッティングは単に無駄な作業ということにとどまらず、顧客になりうる相手を怒らせ、取引の可能性をつぶしてしまいます。

営業バッティング防止や適切な営業活動を行うために、ツールに求めたい具体的な機能のひとつが名寄せです。複数の同じ名刺はもちろん、部署や肩書が異なる名刺も、同一人物の名刺と判断、ひとつのデータにまとめることが欠かせません。重複データのチェックやマージ処理を手作業で行おうとすると、時間も手間もかかります。こういった作業こそ、システムに任せるべき作業です。

また、営業支援機能との連携により、名刺データと営業活動をリアルタイムでつなげ、現在の営業状況を把握することも重要です。誰がいつどう接触したか、それに対して、相手がどう反応したか、メールの開封やサイトのどのページにアクセスしたかなどがわかることで、相手への最適な営業が行えるようになります。

クラウド型名刺管理ツールの中でも、これらの機能を望めるツールと望めないツールがあります。

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大企業においては、取引先も多く、名刺データも膨大です。それだけに、そのデータの更新や、データ追加といった作業も膨大になります。

クラウド型名刺管理ツールの中には、Webで公表された人事異動ニュースを取得して、名刺データに該当する情報がある場合には通知してくれる機能を持つものがあります。この機能により名刺データは最新化され、顧客の昇進や異動などの最新情報をすばやくつかんで、営業活動に生かすことができます。

また、名刺に書かれた情報だけでなく、それを元に相手先企業の業種や規模、上場区分などの企業属性の追加を行ってくれるものもあります。それらの属性を元に相手をグルーピングすれば、それぞれに対して適切なタイミングと内容でメールを送ったり、それに対する相手の反応により、次のメールを作成したりするなど、より戦略的で、効率的な営業活動が可能になります。

大企業の場合はクラウド型名刺管理ツール導入を考慮するときには、たいがい、すでにさまざまなシステムがあり、そのシステムとの連携が行えるかどうかが必須条件となります。

たとえばSFAは案件やプロジェクトの進捗管理などに欠かせないシステムであり、名刺データとの関係も深いシステムですので、他システムとの連携がスムーズに行える「API」が公開されているかどうかは、ひとつの重要なチェックポイントです。

また他のシステムと連携できるデータが「名刺データ」以外にもあるのかもチェックしたいポイントです。中には営業支援機能を持ち合わせているものもあるため、商談情報などを基幹システムやBIツールに連携できれば、業務の効率化ができ、活用の幅が広がります。

大企業がツールを選定する際に有無をチェックしたい機能をご紹介しました。一口にクラウド型名刺管理ツールといっても、安価な代わりに機能は限られているものから、機能は豊富だが高価なものまで多様です。自社にとって必要な機能をきちんと見定めて、ポイントをチェックして、使い勝手のいい、適正価格のツールを上手に選択してください。

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