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名刺管理コラム - Vol.9

名刺管理クラウドで顧客管理しても大丈夫? クラウド型CRMのメリット、デメリットとは?

クラウド型CRMとは?

会社で顧客管理を行う場合、情報量が少なければエクセルでも問題なく管理できますが、情報量が多くなってくると管理が煩雑になり専用のソフトを使うケースが多くなります。その顧客管理のためのCRMシステムとして最近注目を集めているのが、クラウドCRMです。クラウド上で利用できるCRMサービスのことであり、手軽に使えるため、導入する企業も増えています。

クラウドとは、データを自分のパソコンに保存して使うのでなく、インターネット上で保存することを指します。サービス企業が提供するCRMシステムを、インターネット上に構築し、インターネットを通じて使用します。
エクセルであれば社内のパソコンにインストールして使用しますが、クラウド型であれば、自社でインストールする必要はなく、パソコンとインターネットの接続環境さえあれば使用できる点が両者の違いとなります。クラウドサービスの代表例としてはフリーのメールサービスなどと似ていると考えて良いでしょう。

クラウド型CRMのメリット

クラウド型のCRMは、パッケージ型と違うメリットが多くあり、独特のメリットもあります。それでは、ここからは、クラウド型CRMのメリットについて解説してきましょう。

・導入コストが安い
社内でCRMを導入するとなると、システムを購入するかまたは開発を行わないとならないため、サーバーやパッケージの費用がかかります。導入するだけで数十万円かかるのは普通であり、組織規模が大きくなればなるほど、コストも多くなります。
この導入コストがネックとなり専用システムを使わないという企業もありますが、クラウド型にすると、初期費用も月額料金も安くなります。導入コストさえ安くできれば、導入するという企業もあるでしょう。

・ランニングコストが安い
顧客管理システムを、インストール型など導入すると、構築後にはサーバーの保守やバージョンアップなど、意外と手間やコストがかかることが多く、そこには人件費などが発生します。サーバーを使うとなると、サーバーの管理や保守も必要であり、消費電力や温度も気にしないとなりません。
もちろんクラウド型でもランニングコストはかかりますが、サーバーは自社で用意する必要はありませんので、サーバーのことは気にせずに済み、ランニングコストは安くなるケースが多いです。ただ導入前にはどれぐらいのコストがかかるかは、調べて把握しておいた方が無難です。

・外出先からも利用できる
クラウド型CRMを導入するメリットで一番大きいのは、自社のパソコンにインストールしたり、システムを構築する必要がない点です。どんなに高機能なシステムであっても、すでにサービスが構築されているため、それをインターネットに通じて使用するだけです。
さらにインターネットで使うシステムなので、パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットでも使うことができます。外出先でもインターネットに接続できる器機と環境があれば使えるということであり、CRMとしてエクセルを使う場合にはないメリットです。特に外出が多いようなビジネスマンや営業マンには、この機能は重宝されます。

・システムは自動的にバージョンアップする
インストール型や社内で構築したパッケージでは、システムのバージョンアップ、セキュリティパッチの適用など、その後の定期的なメンテナンスが必要です。クラウド型サービスの場合、それらは自動的に行われるため、使用者は一切そのようなことは考える必要がありません。
どうしても自社内システムだと、バージョンアップしても動作が安定しないなどのこともありますが、クラウド型ではそのような心配はなく、システム障害に悩まされることはありません。心配するとなると、サーバーに障害が出ないかということぐらいです。

クラウド型CRMのデメリット

パッケージ型などと比べると、メリットの多いクラウド型CRMですが、若干デメリットも存在します。

・セキュリティ面で不安がある
クラウド型はサービス会社のサーバーの中のシステムを使いますので、どうしても自社で対応できるセキュリティ対策は限りがあります。その気になれば、サービス会社がサーバーの中の顧客情報をすべて抜き出すことも可能です。
通常はIDやアカウントを使い使用していきますが、それらの情報が漏れると第三者に顧客情報を見られる心配があり、インターネットでどこからでもアクセスできるので、どこからでも漏れてしまう危険はあります。

・パフォーマンスが感じにくい
効果が実感できるまでに時間がかかることがあり、コストパフォーマンスが感じにくいという面があります。入力に手間がかかったり作業が増えるなどのことはあります。

・すでにあるシステムを使わなければならない
クラウド型CRMでは、サービス会社の提供するシステムの中で、利用者が工夫して使っていくということになります。バージョンアップなどの作業の手間は、利用者には必要はありませんが、提供されるサービス内容に不満があり、ある仕組みを追加して欲しいと思っても、それはできません。


まとめ

これらのようにクラウド型サービスはメリットもデメリットもあるものです。 クラウド型のCRMシステムを検討する場合は、機能やコストなどはもちろんですが運用面なども含めて、それぞれのメリット、デメリットがあることを把握したうえで自分たちに最適なものを選定するようにしましょう。


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