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名刺管理コラム - Vol.6

名刺管理名刺を机の引き出しに
眠らせていませんか?
パソコンで効率的に管理する方法

名刺管理の課題

ビジネス現場で初めて会った人とは名刺交換を行い、お互いに自分のことを伝え、相手の情報を得ます。仕事を続けていると日々、交換する名刺の数も多くなり、名刺の枚数も溜まってきます。
この溜まった名刺の管理をおろそかにすると、いざ必要となった際に目当ての1枚を探すことが大変になります。
一般的な管理方法としてホルダーに入れて名刺管理しているような方も多いですが、ホルダーでは枚数が多くなると探す際に時間がかかり、新しい名刺をもらって整理する際にも時間がかかります。そんなときに役に立つのがパソコンであり、パソコンを使うと、名刺をデジタル化して整理できるため効率的に管理することができます。

パソコンで名刺を管理するメリット

パソコンで名刺を管理すると、ホルダーなどでアナログに名刺管理するよりも、多くのメリットを得られます。

・スキャナーなどで読み込むだけでデータ化できる
・必要な名刺をすぐ検索できる
・データの整理もすぐ行える

まず、パソコンで管理するときには、名刺をパソコンで扱えるようにデジタル化する必要があります。その方法にはいくつかあり、スキャナーで読み込む方法、カメラで名刺を撮影して写真にして整理する方法などがあります。そしてデジタル化したデータは、パソコンで整理しますが、もっとも一般的に使われているのがエクセルです。デジタル化した名刺をエクセルに貼り付けて、必要に応じてコメントなどを記入しておきます。

エクセルで管理する場合は、社名ごとにシートにわける、または50音順で名前ごとにわけるという方法があります。このようなシートごとに分ければ、探したいときでも、目当ての1枚をすぐに探せます。ホルダーの中から探すよりも、かなり時間は短縮することができます。

新しい名刺をもらった際は、デジタル化して、エクセルに加えておきます。社名や50音順で整理している場合でも、名刺を数枚移動させれば、新しいものがあってもすぐ整理できます。この点もホルダーで管理するより、かなり時間を短縮することができます。

スキャナーやカメラがない場合

デジタル化してパソコンで使えるようにするには、スキャナーやカメラが必要となりますが、手元にないという場合もあるでしょう。そのような場合は1枚1枚名刺を見て、エクセルに名前や社名、電話番号などを記入していく方法でもデジタル化して管理できます。枚数が多いと入力するのに手間と時間がかかりますが、一番かんたんにパソコンで管理できる方法です。ただし手入力して管理していく場合には、記入ミスに気をつけないとならず、記入したら必ず間違いがないか確認しましょう。

エクセルは、すでにパソコンにインストールされていれば無料で使うことができますが、インストールされていないとなると、代替ソフトのオープンオフィスなどを使うという方法もあります。しかしこのようなソフトは、パソコンからしかデータは見ることができず、外出先でデータを見たい、社員間で情報を共有したい、など、さらに機能を求めたい場合、専用の管理ソフトを使う必要が出てきます。

名刺管理ソフトのメリット

・スマートフォンからも見られる
管理ソフトを使用すると、スマートフォンに対応したソフトもあり、クラウド対応のソフトなどはこの機能を持ち合わせています。スマートフォンで見ることができるなら、外出先でパソコンを持っていなくても名刺を見ることができ、いざというときに連絡先などを知ることができます。

管理ソフトによっては、そのままスマートフォンから見られるだけでなく、名刺の情報を表示し、表示された電話番号に対してそのまま電話をかけたり、メールアドレスをタップすればメーラーが起動する、などといった機能も利用できます。

・CSVなどのデータに出力できる
これはエクセルでも出力は可能であり、専用の管理ソフトでも出力可能なソフトはあります。名刺のデータは名前や連絡先を見るばかりでなく、データにある住所をダイレクトメールなどの送付のために使いたいということもあります。

このようなときに、名前と会社住所だけをCSVで取り出せば、あとはダイレクトメールに住所を記載すれば良いだけであり、CSVがあれば宛名作成ソフトで使うことができ、一度に何社分もの住所ラベルが作れます。


まとめ

名刺管理ソフトはいくつもありますので、もしも管理ソフトを使いたいと思うなら、その中から使いやすいと思うものを選ぶことをおすすめします。初めて使うのであれば、無料のソフトを使いたいと思うかもしれませんが、機能が充実していれば有料のソフトを使用しても便利です。また、パソコンで管理ソフトを使う場合、名刺はスキャナーで読み取ってデータ化して使うことになりますので、スキャナーも用意しておく必要があるかもしれません。

エクセルで管理する場合でも、パソコンの専用の管理ソフトを使う場合でも、ある程度の手間はかけなければなりません。一度データとして取り込んでしまえば、整理や検索はかんたんにはなりますが、データを取り込んだままではただ情報が溜まっていく一方です。
ビジネス現場では日々、新しい名刺を交換するため、時間が経てば必要のない名刺のデータも出てきます。たとえば、1年使わないデータは削除するなど整理が必要です。また、場合によっては交換した名刺の人物の役職が変わる、会社や事務所が移転し、住所や電話番号、メールアドレスなどが変わることもあります。このような変化があれば、データを最新情報に保つためにもデータを更新するなど定期的なメンテナンスが重要です。


Vol.7 - いまさら聞けない...CRMの特長と活用方法とは


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