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名刺管理コラム - Vol.4

名刺管理名刺をデジタル管理するための
第一歩!

アナログ管理からデジタル管理へ

名刺を管理する方法はさまざまであり、ホルダーに入れて管理するといったアナログな方法からアプリを使って管理するといったデジタルな方法までたくさん存在します。
今まで何百との名刺を交換してきたけれど整理できていないまま机の引き出しに眠っている、ホルダーなどに入れて整理はしているけど探すのに時間がかかってしまい、PCで管理できるようにデジタル化したい、このようなことを考える人もいるでしょう。
しかし、これまで溜めてきたたくさんの名刺をデジタル化して管理するとなると、とても時間と労力を要します。自分で整理しようとすると仕事の時間を使ってしまい、毎日少しずつ整理するにしても何十日とかかってしまうかもしれません。
もう自分たちでは手に負えない...
そのようなときは入力サービスや管理サービスを検討してみてはいかがでしょうか。

入力サービスとは?

名刺をデジタル化したいという場合には、最初からPCやアプリで管理するという方法の他に、入力サービスを利用するという方法もあります。

それは、名刺を管理する中で生じるこのような問題を解決してくれます。

1. 名刺がたまっていてデータ化するのに時間がかかるので外注したい
2. 展示会で沢山の名刺をもらったけど、整理するために自力で入力するには時間がかかる
3. すでにある顧客データに名刺データをインポートしたい
4. マーケティング用にデータ化したい

これらをすべて自分でデータ化すると、どうしても時間がかかってしまいます。そんなときにはコストは多少かかりますが、入力サービスを使うと、短期間でデータ化が可能です。データ化して入力サービスを使うときには、何枚外注するか、エクセルなど納品形式は何にするかを決めて、サービス会社まで名刺を郵送します。その後数日から数週間後には、名刺が返送されて、データも送られてきます。

サービス会社に依頼する場合は、会社によっても値段は違いますが、名刺1枚に付き10円から30円ぐらいです。これはどのような項目をデータ化するかによっても値段は違い、項目が多いほど値段は高くなります。通常は基本の項目が決まっているので、それ以上データ化する項目を増やしたいならオプションでの追加料金です。100枚単位だと数千円、1000枚単位だと数万円という予算を見ておくとよいでしょう。

入力サービスには、名刺をサービス会社まで郵送するタイプと、自社まで名刺を取りに来てくれるサービスがあります。もしもサービス会社が近くにあるなら、自社まで取りに来てくれるという場合もあります。郵送する場合は、サービス料金とは別に郵送料金も必要となります。

入力サービスと管理サービスの違い

名刺を管理する方法としては、入力サービスとアプリなどの管理サービスがあります。どちらも似ていますが、データ化スピードなどで違いがあります。

・データ化速度
データ化する速度は、入力サービスよりも管理サービスの方が早いことが多いです。入力サービスを使う場合は、どうしても注文書の作成が必要であったり、郵送して送らないとならないため、その分の時間がかかってしまいます。さらにはデータ化するまでも最低でも1週間という場合が多く、データ化までの時間がかかります。
その反面、管理サービスを使うと、自分で名刺をスキャンするだけで済むため、データ化するのには枚数があっても1時間や2時間あれば完了します。

・データを整理する場合
データを整理したいのであれば、入力サービスの方が効率的です。仮に100枚の名刺があったとして、それをデータ化して整理するなら、入力サービスでは名刺を送るだけで整理されて納品されます。その間、一切手を付ける必要はなく、納品されるのを待つだけです。これは名刺が何枚あっても同じであり、1000枚でも10000枚でも納品時にすでに整理されています。
管理サービスの場合、すでに名刺は何枚もデータ化されています。それを整理して50音順にする、必要のないデータを削除するなどする場合は、1つ1つ手作業で実施しなくてはならない場合があります。作業するデータ数が多ければ多いほど時間もかかり、場合によっては丸1日の作業になるかもしれません。

・コスト
コストの面を考えると、どのようなサービスを利用するかによります。入力サービスは1枚30円前後のコストがかかり、名刺の枚数が多いほどコストも高くなります。一方で管理サービスはそのサービスで一律いくらと決まっている場合が多く、枚数が少ない多いにかかわらずコストは変わりません。
管理サービスでは無料のものもあるため、それらのサービスを使えばコストは安く抑えられますが、データ化するのには手間がかかるのでどちらがコストパフォーマンスがよいかとは一概には言えません。


まとめ

入力サービスは枚数が多いほど威力を発揮するサービスであり、もちろんコストは枚数に応じてかかりますが、手間を考えると十分にコストをかけてもよいと考えられます。しかも何かしなければならない作業が特にないため、データ化されて納品されるのを待つだけです。いくつもの入力サービス会社がありますので、まずはそれぞれの会社の内容を見て比べてみましょう。どのような項目を入力してデータ化してくれるのか、名刺1枚に付きいくらという料金になっているのか、また納期はどれぐらいなのか、それぞれの会社で違います。もちろん安い料金の方が利用者にとってはよいかもしれませんが、安くても納期が長いなど、料金だけでは決められない部分もあります。


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