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名刺管理コラム - Vol.3

名刺管理「名刺」を有効活用するための
「名刺管理」手法

ビジネスツールとして必須の「名刺」

名刺はビジネスツールとして必要不可欠なものであり、通常の業務をしている以外にもセミナーや展示会などでも多くの方と名刺交換を行う機会があります。そのため、1年を通じて多くの方と名刺を交換し何枚も溜まっていきます。
ただ、いくらたくさんの名刺があったとしても名刺を溜めているだけで、有効活用できなければ意味がなく、有効活用するには使いやすく整理しておくということが重要です。

「名刺」を交換したら

名刺を交換して保管、整理するだけでは不十分であり、まずは名刺をもらったら忘れない内に、以下のような情報を書いておきましょう。

■記載する情報
1. 名刺を交換した日付
2. 名刺を交換した場所(お客様先、展示会、セミナーなど)
3. 名刺を交換した際の要件(ご挨拶、案件相談、協業など)

必要に応じて名刺交換した際のエピソードを記載しておくことで、後日再度同じ人と会う際に、話のきっかけとすることができます。初対面の人の場合なら何か話をしたときのことを、たとえば趣味や見た目、特徴などを記載しておくことも効果的です。
しかし、人によっては名刺に直接そのようなことを記載するのに抵抗があるかもしれません。名刺の裏面に書くとなると、確認する度に名刺をめくり裏面を見なくてはならなく不便です。そのためにも何かこれらの情報を含めた形で名刺を管理していくことが大切です。

定期的な整理を心がける

名刺を管理するにあたり、定期的な整理を心がけましょう。交換した名刺はその日に情報を記載しますが、何枚も溜めると山となり、必要な時に探しにくくなります。せっかく書いておいた何らかの情報も、時間が経つほど忘れてしまいがちであるため、定期的な整理が必要です。

たとえば、最低でも1年に1回は名刺の整理をするようにしましょう。
特にホルダーやノートなどに管理している場合、名刺が増えると場所を取り使いにくくなります。目安として年末や年度末などに、時間をとって整理するようにして、使用頻度に応じて別の場所に保管したり、ほとんど会うようなことがない人の名刺は思い切って処分しても構いません。

ビジネス現場において名刺は日々増えていくものであるため、管理・活用しやすくするためにはこのような整理が必要です。

代表的な名刺の管理手法

名刺の管理方法には、アナログ的に管理するかデジタル的に管理するかの2通りあります。必ずこのような方法を使わないといけないということはありませんので、使いやすいと思う方法で行ってみてください。

・名刺ホルダー
もっとも一般的な管理方法であり、クリアファイルなどを使うか、専用のボックス型ホルダーに入れていきます。会社順に分けて、さらに名前を50音順に分けて保管していくのが一般的です。ただ50音順にわけて保管していくと、新しい名刺をもらうと順序を入れ替えないとならないので、手間がかかるということはあります。
アナログな方法でありますが、管理しやすいという面があり、その反面目的の1枚を探すのに時間がかかります。名刺を探す時間を節約して短く簡単にしたいというのなら、デジタル化して管理するのが一番です。

・ノート
ホルダーと同じくアナログな管理方法として、ノートを使った方法があります。ノートを使うとコストが安く、管理が簡単であり、修正するのに手軽です。A4やB5のノートを使い、1ページに何枚かずつ貼り付けていきます。ただノートを使うと、どうしても名刺はノリや接着剤で貼り付けることとなりますので、順序を入れ替えることはできず、50音順での整理は難しいです。しかしながら、ノートの余白に、名刺に関する情報を記載することができ、詳細に管理したいという方におすすめです。

・エクセル
名刺を画像などにデジタル化して、エクセルに貼り付けて管理する方法です。管理方法としては、ノートの使い方とさほど変わりませんが、名刺は順番を入れ替えることができますので、50音順で整理ができます。またノートと違い、名刺が何枚になったとしてもかさばることはなく、エクセルのデータ容量が増えるだけです。使いやすいならエクセルの代わりにワードを使っても構いません。ただしエクセルで管理するなら、名刺をデジタル化する方法が必要であり、カメラで写真にする、スキャナーで取り込むなどの方法を使わないとなりません。

・アプリ
今は名刺管理できるアプリが多数あり、簡単な機能のものから、詳細に管理できる高機能なアプリまであります。このような管理用のアプリの大きな特徴としては、スマートフォンで名刺を撮影すると、自動的にデータ化されます。会社名から名前、電話番号などまで記載されている情報を読み取りデジタル化して文字になり、保管されます。

アプリを使える環境ならとてもかんたんな管理方法であり、順序の入れ替えや、データの修正も行うことができ、コメントで一言加えておくような機能もあります。ほとんどが無料ですが、中には有料や機能アップすると有料になるアプリもあります。


まとめ

このように名刺の管理方法にはデジタル化する方法か、アナログ的に管理する方法かの2通りがあり、さまざまな管理スタイルがあります。
管理する上でも重要なことが廃棄することであり、どのような場合は廃棄するかなどのルールを作っておくとよいでしょう。
たとえば、「1年間1度も使わないような名刺は、その後も必要となることは限りなく0に近いため廃棄する」などといったルールです。
万が一、もう一度使うことになるかもしれないので廃棄できないというのなら、データ化し名刺そのものを廃棄したり、ホルダーで管理している場合は、名刺をコピーして専用ファイルに保管するなど、ご自身の運用しやすい方法で実践してみてください。


Vol.4 - 名刺をデジタル管理するための第一歩!


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