OCRによる帳票管理が失敗する要因

はじめにOCRによる帳票管理が失敗する要因を把握しておきましょう。

OCRの読み取り精度が低い

OCRの読み取り精度が低く、結果として目視と手動によるデータ入力が必須となる場合は、失敗する要因となります。OCRで読み取ったデータが正しいのかをチェックしなければならない時点で、OCRによる帳票管理がなされているとは言えないからです。例えば、OCRのツールやソフトウェアが古すぎる、またはスキャナやデバイスが古すぎる等が原因として挙げられるでしょう。

必要な情報の読み取り設定がされていない

OCRのツールやソフトウェアで帳票上にある必要な文字情報の読み取り設定がされていない、または帳票の読み取り範囲の設定ができていない場合も失敗する要因となります。その他、OCRとは異なり、単に画像としてデジタル化し、目視と手動でデータ入力する場合も、結局は作業効率化できているとは言えません。スキャンしてデジタル化する流れまでは同じですが、帳票上の文字を認識して、目視と手動によるデータ入力を削減できなければ、本当の効率化とはならないからです。

読み込んだ情報を一元管理する機能がない

OCRの読み取り精度も高い、帳票の読み取り設定もできている、しかし、読み込んだ情報の紐付けや分類、一元管理する機能がない場合も、OCRによる帳票管理が失敗する要因となります。結局、ひとつひとつの項目を転記及びコピー＆ペーストで移動するようなデータ入力作業が発生していては、OCRの読み取り技術を活用できているとは言えません。OCRによって読み取った情報を自動でデジタル化し、分類、紐付け、蓄積して一元管理することで、初めてOCRを用いた帳票管理が成功したと言えます。

OCRによる帳票管理が失敗した場合の一時的な対応策

次にOCRによる帳票管理が失敗した場合の一時的な対応策をご説明します。

導入したOCRの機材やソフトの再確認

導入したOCRに帳票設計機能があるのか、読み取り精度はどの程度か、単なる文書の画像化のみではないかなど再確認しましょう。基本的にはOCRで読み取る範囲の指定とデータベースへの反映や紐付け、印刷文字列や決まった書式の手書きスペースの読み取りが可能なものであれば問題ありません。ただし、デバイスが古かったり、ソフトが古かったりする場合は、入れ替えを検討する必要があります。

OCRに適した帳票及び書類かチェック

OCRといっても自由書式で何でも取り込めるというものではありません。OCRで設定した帳票設計に対応して記述されているのか、帳票設定した範囲と同じ帳票や書類なのかをチェックしましょう。単純な設定ミスや古い書式の帳票、または新しい帳票で設定していない場合など、帳票の文字を読み取れない原因の場合もあります。その他、他社の似ている帳票を無理に読み込もうとした場合に、読み取っても上手くデータ化されないようなパターンもあるでしょう。まずは、簡単なミスや見間違えではないか、思い込みで毎回間違ったものを読み込んでエラーやミスと誤断していないかも再確認すべきです。

OCR利用時のマニュアルや研修を行う

OCR利用時のマニュアルや研修を行い、OCRを担当する部署や人以外でもOCRを扱えるようにしておきましょう。特にOCRによる読み取り作業を特定の担当に依存し、属人化している場合には注意が必要です。例えば、担当が休みで他の人がわからないまま触った、またはやり方がわからないまま時間が過ぎて処理されていないなどの状況が考えられます。属人化を避けるためにも、なるべく社内や組織内のツールはどの部門、部署においても活用できるように、誰もが使えるような配置や整備を心がけてください。

OCRによる帳票管理が失敗した場合の具体的・根本的な解決方法

次にOCRによる帳票管理が失敗した場合の具体的・根本的な解決方法をご紹介します。

既に利用しているOCRの機材やソフトを乗り換える

前述しましたが、既に利用しているOCRの機材やソフトに不満がある場合は、乗り換えることを検討するのが近道となります。使い勝手のよくないOCRを使い続けてしまうと、不要な手間が増えてしまうだけでなく、業務や作業の遅延を招き、結果として顧客や取引先に迷惑をかけてしまうことも考えられます。なるべく早い段階で別のOCRに切り替えること、可能であれば不足している部分の機能を備えているもの、読み取り精度が高く、扱いやすいUIを備えているものを選ぶのがおすすめです。

その際、大切なのは導入テスト、導入から実務による運用までをしっかりと計画すること、実務で扱う担当者に使い心地を見てもらうこと、そして、実際の伝票による帳票設計や読み取り精度をテストすることを忘れないようにしてください。

業務プロセスに合わせやすいOCRを選ぶ

OCRは業務プロセスに合わせやすいものを選びましょう。経理や事務、営業や開発、企画など、部門や部署を選ばず、誰でもすぐに使いこなせるものがおすすめです。実際に特定の部門や部署でしか受け付けない、または処理しない請求書や納品書などの帳票もあるでしょう。どこかの部門や部署、担当のみがOCRを利用するのではなく、どこの部門や部署でもOCRによるデジタル化＝データ入力の削減を取り入れるべきと言えます。

当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、部門や部署を問わず利用することが可能であり、帳票設計や認識の確認などのUIも見やすく、扱いやすくなっております。また、RPAとの連携、各種ツールとの連携も可能です。データの一元管理とともに、情報資産の蓄積、データの横断的な活用や共有を可能としますので、初めてOCRを導入する場合でも、お乗り換えを検討されている場合でも、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

OCRの機能だけでなくサポート面も大事

OCRの機能や性能だけでなく、サポート面が充実しているかも選定基準となります。例えば、導入したけれど使い方が難しい、または使える人が退職や移動してしまったというような場合、作業が滞るだけでなく、業務全体の遅延が発生する恐れがあります。

もちろん当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、サポート面も万全です。導入時から運用時のサポートも含めて、お客様がOCRをより活用できるようお手伝いさせていただきますのでご安心ください。

まとめ：OCRによる帳票管理に困ったら乗り換えることも考えよう

今回は、OCRによる帳票管理が失敗した場合の一時的な対応策や解決方法についてご説明しました。

OCRに限らず、業務や作業を円滑にするツール、効率化や最適化するツールは、導入以前に想定していたような業務プロセスを描けなかったり、思ったような効率化や最適化がなされないことはあります。実際には導入から実務による運用の波に乗るまでサポートがなされていなかったり、もしくは現場担当者との食い違いがあったりすることから、まるで失敗したかのように感じてしまうこともあるでしょう。

大切なのはOCRが自社に適したタイプなのか、業務プロセスに合わせやすいのかを見極めることです。もしタイプが合わない、機能や性能が伴わなければ、早い段階で乗り換えることをおすすめします。OCRを導入する際に失敗したくない、業務や作業の効率化によって適切な人員配置と、生産性のある仕事の割り振りをしたいとお考えであれば、当社の提供する「AnyForm OCR」の導入を視野に入れていただけると幸いです。