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データ入力業務の削減がDX推進の第一歩におすすめである理由|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

データ入力業務の削減がDX推進の第一歩におすすめである理由

AnyForm OCR

2020/10/26

データ入力業務の削減がDX推進の第一歩におすすめである理由

データ入力業務の削減・効率化は、業界や業種を問わず、大きな課題であり解決すべき問題です。デジタル庁の創設に伴い、DXの推進が急激に進む可能性が高まってきました。
今回は、デジタル化の波に乗り遅れないためにも、データ入力業務の削減がDX推進の第一歩におすすめである理由についてご説明します。

目次

データ入力業務を削減・効率化する際に押さえておくべきこと

はじめにデータ入力業務を削減・効率化する際に押さえておくべきことをご説明します。

単なる書き写し・コピー&ペースト・転記ではないか

データ入力業務で一番に削減すべきなのは、紙からパソコン、または紙から社内や組織内の基幹システムへ、同じ情報を転記するような作業です。もちろん、目視と手動によるデータ入力がすべてダメということではありませんが、現在では各種オンラインサービスやマーケティングツールと連携したシームレスなデータ活用が可能となる時代であり、旧来の方式を続けるということは、積極的に効率化を推進している同業他社に太刀打ちできなくなるということが前提としてあります。

作業時間10分、簡単なチェックのみでほぼ自動で済むような最適化・自動化・効率化を適用したデータ入力の作業方法と、1日に業務時間の大半を数人で費やしてやっと終わるようなデータ入力の作業方法では、時間の使い方、生産性の点で圧倒的に前者の方が有利であるということです。

不要な範囲までデータ入力で補完していないか

データ入力業務では、本来不要であるデータ入力まで補完していることが少なからずあります。もちろん、担当やオペレーターの判断で付帯すべき情報については別ですが、その後どの場面においても活用されない情報まで入力するのは、人的リソースの浪費でしかありません。

昨今はビックデータの活用が盛んになり、あらゆる情報が情報資産と目され、要不要に関わらず様々な情報のデータ化が進められています。しかし、ビッグデータの情報処理はAIが担うものであり、そこに手作業が入る余地があるとするなら、話は違ってきます。

たった1項目、手動による入力時間は数秒であっても、項目が増え、積み重なることで、膨大な作業時間と作業を補うための人的リソースが必要になります。人員のためのコストやデバイスの保守・ランニングコストを考えると、利益や売上を目減りさせながら、日々の業務を回し続けているような状態になりかねない問題をはらんでいると言えます。

うっかりミスやヒューマンエラーはどの程度か

データ入力業務を単純に目視によるチェックと手入力という作業で行っている場合、うっかりミスやヒューマンエラーが介在する余地があります。そのため、何らかの形でそうしたネガティブな状況を把握・修正する必要も生じます。誰が、どの部分を、どのようにミスしたのか、それらを把握するのが困難で、結果として、全体的なパフォーマンスや業務スピードの低下を招くことになります。同時に、小さな間違い一つで取引先や顧客、ユーザーに迷惑をかけてしまうことも考えられます。

最終的な目視によるチェックが必要なことは言うまでもありませんが、目視と手動の入力がうっかりミスやヒューマンエラーを生み出していること、場合によってはネガティブな要因として存在し続けていることを自覚する必要があるということです。

データ入力業務の削減がDX推進の第一歩におすすめである理由

次に、データ入力業務がDX推進の第一歩におすすめである理由や考え方についてご紹介します。

DXの推進が急激に普及する可能性

2020年秋の総理大臣の交代に伴い、ハンコやFAXの廃止が目標として掲げられました。デジタル庁が創設され、「2025年の崖」まであと5年ということも考えると、DXの推進が急激に普及し、具体的な対応策を講じなければならない時代に突入していると言えます。

同時に、各種官公庁の手続きにおいてもオンライン化や一元化が進むとなれば、業界や業種問わずデバイスやITに関する知識の底上げが必要な状況でもあります。パソコンが扱えないから行政の手続きに遅延が生じる、他の企業や組織がデジタル化しているのに、自社がデジタル化していないために取引すらままならないというようなことも、現実問題として起こり得る可能性が高いということです。

OCRの精度が高くなり、一昔前よりもはるかに実用的になったため

データ入力業務の削減・効率化にはOCRの導入が効果的です。現在では一昔前とは比べ物にならないほどOCRの読み取り精度が向上しました。印刷された文字だけでなく、手書きの文字についても認識しやすくなったこと、ペーパーレス化やデジタル化によるメリットが周知されはじめ、普及しやすくなったと言えます。

もし、「OCRは使い物にならない」という古い認識のままであれば、早急に改める必要があります。また、既にOCRは導入しているけれど、古いタイプのままのものを利用してる場合は、最新のOCR技術の導入を検討すべきだということも理解しておきましょう。

ビックデータの活用やIoTなどを受け入れやすくするため

ビックデータの活用、横断的なデータの共有、その他にもIoTやセンシング技術、GPSやモビリティなど、どの技術が実は自社にマッチするのか、受け入れることで本当の意味でデジタルによる変革が可能となるかは未知数です。そして、最先端の技術を受け入れる体制、土台を作るためには、今までのデータ入力業務やデータ管理方法では難しいということを理解しなくてはなりません。

最新の技術を受け入れやすくするためにも、まずはデータ入力業務という多くの企業や組織にとって必要不可欠な、基礎となる部分から改めること、データの正確性や情報の一元管理、活用や共有から始めるべきだということです。

データ入力業務の削減・効率化をOCRで対応する際に必要なこと

次に、データ入力業務の削減・効率化をOCRで対応する際に必要なことについてご紹介します。

帳票や伝票など紙ベースで出力されているデータの把握

現時点で紙ベースで出力されている帳票や伝票などのデータの把握から始めましょう。取引先や顧客とのやりとりで必須となる項目やデータ、文字列なのか数値なのかなど、どのような情報として記録するのかを検討し、どの部分をOCRに対応させるべきかを考えましょう。

印刷と手書きの範囲の把握、またはFAXなどの利用頻度

印刷された文字が多いのか、それとも手書きの文字が多いのか、それぞれがどのような範囲で混在しているレイアウトなのかをチェックします。また、社内や組織内で受け取ったFAX、郵便で届く帳票などの利用頻度についても調査しておきましょう。実際にどの程度がデジタル化されているのか、デジタル化されていないのかを把握することを意識してみてください。

データベースとの連携や一元管理が可能かどうか

既に導入したOCRが様々な帳票や伝票、FAXや手紙に対応できるのか、読み取り精度はどうなのかを把握し、その上でデータベースとの連携、一元管理や共有が可能かを改めてチェックしましょう。

もし、現時点でOCRを導入していないのであれば、単に文字起こしをするためだけのツールやアプリを利用するのではなく、読み取った文字列をデータとして規則に沿って保存してくれるソフトウェアの利用を検討するのがおすすめです。同じくデータベースや各種マーケティングツール、オンラインサービスと連携や一元管理ができるとなおよいでしょう。

まとめ:DXの推進に乗り遅れる可能性があることを理解しよう

今回はデータ入力業務の削減がDX推進の第一歩としておすすめである理由についてご説明しました。

まずはデータ入力のような作業及び業務であっても、DXの推進に乗り遅れる可能性があることを理解しましょう。もし、既に導入しているOCRでは対応できない、またはOCRの導入や乗り換えを検討しているのであれば、当社の提供する「AnyForm OCR」をおすすめします。現場でも扱いやすい帳票設計機能、各種ツールやデータベースとの連携、何よりもOCRの認識精度が非常に高く、データ入力業務の削減に効果を発揮します。ぜひともこの機会にお問い合わせ、ご相談ください。

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