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OCRの基本的な仕組みや実務レベルでOCRを使いこなす方法とは|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

OCRの基本的な仕組みや実務レベルでOCRを使いこなす方法とは

AnyForm OCR

2020/08/26

OCRの基本的な仕組みや実務レベルでOCRを使いこなす方法とは

OCRがいまいちよくわからない、または実務レベルで使いこなす方法や考え方が知りたいとお悩みではありませんか。OCRは、決して新しい技術ではありませんが、最新のOCR技術を使いこなせれば、業務効率化や最適化を実現することが可能です。
今回はOCRの基本的な仕組みや実務レベルでOCRを使いこなす方法や考え方をご紹介します。

目次

OCRの基本的な仕組み

はじめにOCRの基本的な仕組みをご紹介します。

OCR=光学文字認識技術で文字を読み取る

OCRとは光学文字認識技術であり、平たく言えば文字を読み取る技術のことです。紙ベースの書類をスキャナやカメラで読み取ることで、記載されている文字を認識しデータ化します。データ化された情報はOCRのソフトウェアやツールによってデータベース化され、一元管理や情報の蓄積・活用が可能となります。

特に昨今は認識精度も向上していることから、修正やチェックの手間も格段に少なくなりました。読み取られた情報はさまざまな他の情報と紐付けされながら、電子的に管理しやすい形で保存することが可能であり、情報資産として共有や活用することも可能にするのがOCRの特徴と言えます。

単調な事務作業の低減やヒューマンエラーの削減につながる

OCRを利用することで単調な事務作業やヒューマンエラーの削減にもつながります。一昔前であれば単調な作業は事務員に任せきり、または他の業務の合間に行うのが一般的でしたが、現在では紙ベースの書類は電子化及びペーパーレス化すること、様々な形の書類もOCRで読み取りやすいような仕組みに変更されつつあります。

単調な事務作業の低減は、すなわちリソースの確保にもつながります。優秀な人材を生産性の高い仕事に従事させることができる余力が作れるということは、企業としての競争力の向上も期待できるということです。

RPAと組み合わせることで幅広い範囲の自動化も可能に

OCRとRPAを組み合わせることで幅広い範囲の自動化も可能となります。例えば、OCRのデータベースとRPAを組み合わせることで受注や発注の内容ごとに分類し、適切な部門や部署へ情報がリアルタイムで共有されます。都度都度の確認やチェック、書類による申請などが不要となり、シームレスな作業体制の構築や最適化も期待できます。

また、RPAのツールによっては、パソコン上のほぼすべての操作を自動化できることから、工夫次第で様々な業務や作業を自動化できるのも大きな強みと言えます。OCRとRPAを導入し、業務の様々な局面で自動化できるようになると、企業や組織全体のリソースの確保となり、気持ちや心の余裕が生まれることで、企業としての成長力や伸び代を確保できるとも言えるでしょう。

実務レベルでOCRを使いこなす方法とは

次に実務レベルでOCRを使いこなす方法や考え方をご紹介します。

手入力する業務や作業を極力減らす

実務レベルでOCRを使いこなすためには、まず手入力する業務や作業を極力減らすことを意識してみましょう。例えば、顧客や取引先からの注文書をOCRでデータ化したら、それ以上は手入力が不要な形にするのが理想です。

同時にOCRによってデータベース化した情報をむやみに印刷しないようにすることも大切です。最終的な納品書や契約書など顧客や取引先に送付が必要なもの以外はすべて電子データにするくらいの勢いを持つことをおすすめします。

データの受け渡し部分を一元管理する

業務や作業において、紙ベースで仕事をしないということも重要になります。情報を渡すためだけの書類、確認や承認のためだけの書類は排除し、なるべくシステムやソフトウェア上で一元管理できる仕組みを導入することが大切です。

間違っても書類が最初から最後まで継続的に受け渡しされるような仕組みにしないということです。あくまでも紙ベースの書類はOCRで必要な情報を読み込むためのものだと考えるべきということです。

その他にも、各種マーケティングツールやRPAツールにデータを受け渡す部分を意識することで、必要な情報を的確に活用しやすくなります。データをどのように扱うのか考えながら、その先で不要な処理や人力の作業が増えないようにイメージすることを忘れないようにしましょう。

必要な情報の選別やデータの紐付けや権限などを見直す

OCRによってデータを蓄積しているのに、必要な情報の選別や紐付けが整っていないことがあります。例えば、OCRで読み込んだけれど、別の情報を手入力しなければならないようなことは避けましょう。自動で必要な情報をデータベースから読み込むような仕組みを取り入れるべきです。同時に、データは紐づいている情報を適切に呼び出せなければ有効活用しにくいことを理解しましょう。

また、必要な権限が割り振られないことで業務に支障が出てしまう可能性があります。その都度承認や確認が必要にならないような体制を考えるべきです。逆に過度に権限が割り振られてしまうことで、内部不正などのリスクが生まれたりすることにも注意しましょう。部門や部署、役職や立場に応じて閲覧や書き込みなどの制限も含めて、データを守りながら有効活用することを意識することが重要です。

OCR帳票設計で各種書類の電子化を「誰でも」できるようにする

OCRツールやソフトウェアを導入したら、各種書類の電子化を誰でもできるようにしましょう。なぜなら、OCRは工夫次第で様々な業務の自動化や最適化につながる可能性があるからです。

また、OCRの技術を扱えることがごく当たり前になることで、一部の人に負担や皺寄せが集中することを避けることができます。コピー機でコピーを取るような感覚、またはFAXで書類を送るくらいの感覚でOCRを皆が使えるようにすることが、実務レベルでOCRを使いこなす前提と言っても良いでしょう。

OCRによる作業や業務を属人化させない

前項でもお話している部分でもありますが、OCRによる作業や業務は決して属人化させないことが大切です。属人化するということは、他の人に扱えないようにすることであり、その担当者が退職や引退した場合にOCRのツールを使える人がいない事態になりかねません。

これらは現実問題として起きていることであり、その他のマーケティングツールやRPAツールでも共通して言えることですので、属人化させないことと同時に一部の人間のみができる作業や業務を生まないことを常に意識してみてください。

OCRは導入しているけれど、使いこなせていない場合は?

既にOCRを導入しているけれど、使いこなせる気がしない、またはこの記事で読んだようなことが実現できる気がしないとお悩みの場合もあるでしょう。

その場合はまず当社が提供する「AnyForm OCR」のご利用をご検討ください。実務レベルで使い勝手の良い便利な機能が揃っており、誰でも簡単にOCR技術を受け入れられるような仕組みも備えております。

特に「OCRを導入したけれど現場で使えない」とお悩みであれば、「AnyForm OCR」がお役に立てる可能性が非常に高いのですで、ぜひともこの機会にご相談、お問い合わせください。

もちろん、初めてOCRを導入する場合でも早い段階で実務レベルで利用可能なインターフェイスを備えておりますので、乗り換えの検討だけでなく、新規でのご利用もご検討ください。

まとめ:OCRを誰もが当たり前に使える環境に落とし込むこと

今回はOCRの基本的な仕組みや実務レベルでOCRを使いこなす方法や考え方をご紹介しました。

OCRについては誰もが当たり前に使える環境に落とし込むことが、実務レベルで使いこなすために必要なことと言えます。新しい技術やツール、ソフトを扱うのは最初は誰でも苦労しますが、それを使いこなした時には大きな恩恵を得られます。これからの時代の当たり前の技術であることを理解して、不必要に苦手意識を持たずに柔軟に受け入れることをおすすめします。

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