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OCRで業務効率化を実現 非効率業務を削減する方法とは?|データ入力・データエントリーの課題解決なら『DEFACT(デファクト)』

データ入力業務支援コラム

OCRで業務効率化を実現 非効率業務を削減する方法とは?

AnyForm OCR

2020/08/26

OCRで業務効率化を実現 非効率業務を削減する方法とは?

OCRを導入したけれど思ったよりも業務効率がアップしない、またはOCRを導入しても本当に業務効率がアップするかわからないとお悩みではありませんか。
OCRを有効活用し、業務効率をアップさせるためには「非効率な作業の洗い出し」が必要不可欠です。
今回は、OCRで業務効率をアップさせるために非効率な作業を洗い出す方法をご紹介します。

目次

OCRが適用できる非効率な作業を洗い出すべき理由

はじめにOCRが適用できる非効率な作業を洗い出すべき理由をご紹介します。

OCRで電子化やペーパーレス化しやすい部分のみ着目してしまうため

OCRによる電子化やペーパーレス化は業務・作業の効率化がしやすい部分にのみ着目しがちです。また、非効率な部分は余計な手間や承認が必要だったり、他の部署や部門との調整や確認が必要だったりするため、結局は人力による作業の方が早いと認識してしまうこともあります。

また、ある程度OCRの適用範囲が定まってくると、これ以上はOCRを使う場面はないだろうと考えてしまうことも原因と言えます。OCRをフル活用できているとは言えない状態であり、もう一歩先の効率化や最適化に進めない状態とも言えるでしょう。

実務担当者や顧客及び取引先の「手間」を減らすため

実際問題として、実務担当者や顧客及び取引先が感じている見えない「手間」を把握しきれていないことがあります。特に誰しも「こういったものだ」と考えてしまうことで、複雑かつ煩雑な手続きだとしても必要だろうと考えて指摘してくれないことも少なくありません。

非効率な部分を社内外から洗い出すことができなければ、やはりOCRを有効活用しているとは言えませんし、何よりも企業活動における無駄な部分を排除しきれていないことになってしまいます。

かえって手間が増えてしまう可能性もあるため

OCRに限らず、便利な技術やツール、ソフトウェア全般に言えることではありますが、それらを導入・運用開始する際の初期段階にかかる手間のせいで、非効率な部分にあえて目を瞑ってしまうということもありがちです。新しいことを始める際の煩わしさから、時間がかかるが手慣れた作業をそのまま続けてしまうということがあります。

作業に慣れるというのもよし悪しで、良く言えば職人技のようなものもありますが、同じ作業を機械が瞬時にできてしまうのであれば、単調な作業をたくさんこなすことは仕事ができると同義ではなくなってしまいます。今後のことも考えて自動化しておくことをおすすめします。

その他、OCRの技術を信じていない、という場合もあります。以前のOCRの認識精度をご存知の方などはそのように考えてしまいがちです。現在のOCRの認識精度が当時とは比較にならないことは言うまでもありませんが、使えない、と一度でも判断したものについて認識を改めるのはなかなか簡単ではないということでしょう。

OCRが適用できる非効率な作業を洗い出す方法や考え方

次にOCRが適用できる非効率な作業を洗い出す方法や考え方をご説明します。

作業や業務の間の「スキマ」にある手順を見直す

作業や業務の間にある「スキマ」とは部門や部署、または同じチーム内における情報及びデータを受け渡すタイミング、または承認や確認を必要とする部分の手順を指します。特に何かを誰かに引き継ぐタイミングでは何らかの手続きが必要となる場合もあり、ただ単に渡すだけの場合もあることから業務の流れ、作業の流れとして見落としがちです。

OCRでせっかく情報を電子化及びデータベース化するのですから、その先の確認や承認もその都度伺いを立てるのではなく、電子的な処理で相互に共有できる仕組みを考えることが重要です。例えば、処理が終わったタスクやデータを認識したら、次に作業や業務を行う人に自動的に通知される、または一覧ですぐにチェックできるなどの仕組みを取り入れるのがおすすめです。

実務担当者や顧客及び取引先にヒアリングをする

実務担当者や顧客及び取引先にヒアリングすることも重要です。匿名のアンケートでも良いですし、言葉を濁さず直接的に聞くのも良いでしょう。単純に「面倒だ」や「手間だ」と感じる部分を集めることから始めて、実際に同じ手順を試してどう面倒なのか、どう手間なのかを体験するのがおすすめです。

特に社内や組織内にいると見えない部分も少なくないので、何らかの形で第三者によるチェックや企業や組織に属さない人の意見を聞くことも取り入れて見ましょう。

実際に作業や業務に要する時間を計測する

非効率だという業務や作業があれば、実際にOCRとRPAを組み合わせて自動化して必要となる時間を計測し比較することも大切です。本当に一連の手順が人力の方が早いのか、それともOCRを用いた方が早くなるのか明確になるからです。

特に実務で作業する人間は「こういうものだ」と考えてしまいがちですし、OCRのことがよくわかっていない場合もあるでしょう。だからこそ、実際にどちらが早いのか実務レベルで検証してもらうことで「自分の仕事が無くなる」ではなく「自分が楽になる」と感じてもらえるような工夫をしてみましょう。

後回しになりがちな業務や作業をチェックする

一連の業務プロセスの中には一見すると簡単そうでも実は非効率で後回しになりがちな業務や作業が存在します。後回しにするのはすぐに終わらないから、時間がかかるからなど、まさに非効率な作業や業務と言えます。

実際に人力で大変だったり、時間がかかったりするもの、または面倒に感じやすい業務であったとしても、企業や組織として大切な業務であることも少なくありません。言い換えればそういった箇所を改善することが本当の意味での業務効率化や最適化であると言えます。

不自然に遅れがちになる作業や業務はないか、なぜか後回しになる作業などを念入りに調べると良いでしょう。

滞ると後方の業務の遅延が起きる作業や業務を重視

非効率な作業の中でも滞ることで後方の業務が遅延したり、最終的な売上や利益となる時間が伸びてしまったりするような作業や業務を重視してください。特に重要な局面と言える部分において、何らかの判断、承認が必要な場合があります。

もちろん、目視によるチェックや上層部の承認などは必要不可欠な部分ですが、単純にスケジュールが合わない、データや書類が目に触れられていないなどの原因も考えられますので、せっかく電子化やデータベース化しているのですから、電子的にすぐに通知されたり、承認を促したりする仕組みも取り入れてみることが大切です。

例えば、上司が忙しいのであれば、部下がOCRで様々な書類を読み込んでおいて、必要な部分のチェックや確認が一目でわかるようにしておくことなど、意外と簡単な方法で滞る部分を解決できることもあるということを知っおきましょう。

どんな書類でもOCRを使うこと、またはOCRに対応させること

ある程度OCRの扱いに慣れてくると、OCRで読み込めるものや読み込むべきものの区別ができるようになります。どんな書類でもOCRを使うことを前提として可能な限り すべての帳票をOCRに対応させるよう習慣づけることが重要です。なぜなら、帳票内にある一見無価値なような情報でも蓄積されるとビックデータとなり、情報資産として活用することで価値を生む可能性があるからです。

そのためにも注文書や納品書、伝票や申込書などの情報はデータ化や電子化しなければデータベースとして扱えないということを理解しなくてはなりません。同時にOCR対象とすべき帳票かOCR対象となる帳票かを見極めた上で対象とすべきものはOCRへの対応を進めていきましょう。

同時にOCRによってデータの一元管理がされており、データの共有や活用段階に入るとデータ化されていることの重要性や必要性が身に染みてわかるようになります。紙ベースの情報だからこそ、逆にすぐに電子化するべき、データ化しなければならないと考えるようにしましょう。

まとめ:OCRによる業務効率化には「AnyForm OCR」がおすすめ!

今回はOCRで業務効率をアップさせるために非効率な作業を洗い出す方法をご紹介しました。

しかし、非効率な業務や作業を見つけたけれど、今のOCRツール及びソフトでは対応できないとお悩みのこともあるでしょう。当社の提供する「AnyForm OCR」であれば、高精度の読み取り性能とともに各種マーケティングツールやRPAツールとの連携も可能です。例えば、RPAツールであるUiPathを経由して基幹システムへのデータの受け渡しや必要なデータを集めて通知やメールするようなことも難しくありません。その他、実務レベルですぐに扱えるような仕組みや馴染みやすい機能を備えておりますので、現在のOCRツールで満足していない、または新たにOCRツールの導入をお考えであればAnyForm OCRの利用を検討してみてください。

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