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データ入力業務支援コラム

納品書を文字データ化するには? OCR活用で業務最適化をする方法

AnyForm OCR

2020/08/26

納品書を文字データ化するには? OCR活用で業務最適化をする方法

OCRを導入したい、または導入しているけれど、どのように活用すべきかでお悩みではありませんか。OCRは、使い方次第で業務効率化や最適化につながります。そしてOCRによる電子化とRPAによる自動化を組み合わせることで、さらなる最適化や効率化を期待できます。
今回は、OCRで納品書など社外からの書類の電子化で業務を最適化する方法をご紹介します。

目次

OCRで納品書など社外からの書類の電子化及びペーパーレス化をおすすめする理由

はじめにOCRで納品書を電子化及びペーパーレス化をおすすめする理由をご紹介します。

紙ベースの情報をデータベース化と一元管理ができる

紙ベースの情報とは各種書類や名刺、注文書や発注書、納品書など、紙に印字されただけで社内や組織内で目視によるチェックや手入力をしている情報を指します。もちろん、人力による電子化やデータベース化も間違ってはいないのですが、OCRを用いてデータベース化するほうが圧倒的にスピーディーになります。単調になりがちな事務作業は、人員を多く必要としますし、時間もそれなりにかかってしまいます。少子高齢化が今後いよいよ加速することを考えると、そうしたアナログな方法ではリソース的に遠からず限界がくることは目に見えています。対策は早いに越したことはありません。

OCRによって紙ベースの情報を簡単にデータベース化・一元管理できるようになれば、その後のデータ連携や情報の活用、共有にもつながり、必要な場所に必要な人員を割けるようになることから、リソース不足の解消も期待できます。また、一昔前であれば廃棄するしかなかった紙ベースの情報を蓄積することが、ビックデータとしての情報資産の蓄積につながることも重要視されています。

OCR帳票設計で異なるフォーマットでも電子化可能

OCR帳票設計を利用すれば異なるフォーマットでも電子化可能です。例えば、実務レベルでは納品書に限らず、さまざまな文書や帳票及び伝票などが存在しますが、読み込む部分を設定することで自動的に読み込めるようになります。

OCRが読み取り精度が低い、または決まった様式でなければ読み込めないというのは過去の時代の話で、現在では部分を選択して読み込むことはごく簡単な作業で済みます。間接的に社内の紙ベースの情報だけでなく、顧客や取引先、または発注先企業からの社外の紙ベースの情報も電子化し、情報資産として蓄積できるということです。

OCRによる電子化とRPAの自動化は相性が良い

OCRによる電子化とRPAの自動化は非常に相性が良いです。例えば、受け取った納品書や明細書をOCRで読み込むと自動的にRPAツールと連携し、在庫として登録する、または消耗品のリストとして登録するなどの「単なる転記」のような単調作業を完全に自動化できます。

事務作業においては、流れ作業の間に人間の判断が必要な部分もあることから、自動化できないという前提を持ってしまいがちですが、実はパソコンで操作するような簡単な事務作業であればRPAツールで自動化できるということをまずは知っておくべきと言えます。

また、受発注のような前後の流れがあり、作業や業務を受け渡ししながらデータを引き継いでいくようなパターンであれば、RPAツールを用いることで一連の流れそのものを自動化することも難しくないので、人の手によるうっかりミスやヒューマンエラーを低減しながら、膨大な事務作業の負担の軽減につながります。

OCRで納品書など社外からの書類の電子化で業務を最適化する方法

次にOCRで納品書など社外からの書類の電子化で業務を最適化する方法や考え方について、商品の受注や発注などの例を交えながらご説明します。

注文書による受注を自動化する

OCRで注文書を読み取ったら、必要な情報を基幹システムや業務システムへの登録や必要な担当者への通知や在庫の確認、または在庫を確保するような流れをの中で自動化できる部分を洗い出してRPAツールで自動化します。

可能であれば注文書が届いたという確認や折り返しの連絡の手順も含めて自動化するとかかる手間がさらに少なくて済みます。ただし、何らかの確定のタイミングでチェックできる体制を作ることも忘れないようにしましょう。顧客が10個のつもりで誤って1000個注文してしまった場合、1000個をそのまま届けてしてしまうようなことも実際にあり得るからです。システム的に一定の数を越えたり、明らかに異常な数値は担当に通知や連絡がいく仕組みを組み込んでも良いでしょう。

注文の内容や在庫数に応じて発注の自動化を紐付ける

もし、商品の在庫がなければ自動的に発注するような紐付けを行っても良いでしょう。もちろん、確定などのタイミングで目視によるチェックを挟む方が安全です。RPAツールによる自動化においてはあとは本当に大丈夫か監視する程度の事務が残るようなイメージを持っておくと思わぬ事故につながらないことも覚えておきましょう。

特に企業や組織の規模によっては、普段は100個前後でも、急に1000個に増えても不思議と思われずにそのまま受注されてしまうこともありますので、受注する側と同じように発注する側も注意すること、またはシステム的にエラーや通知となるようにしておくことが大切です。

商品とともに到着した納品書を電子化する

倉庫などで商品を受け取ったら、到着した納品書をOCRで読み込み電子化します。この時点で拠点間において適切なネットワークが構築されており、データベース化によって一元管理がなされていることが重要になります。商品が倉庫に到着したら、注文した部署にメールやFAXを送る、または郵送で納品書を送るといった不要な手間を増やさないようにしましょう。

商品の受発注のような作業や業務は確認の連続だからこそ、機械が間違えないことを上手に利用しながら、確認が不要な部分と必要な部分を切り分けながら、人間の手間を減らすことが重要です。

納入された商品名や商品数がデータベースに反映される

データベースによって一元管理されており、基幹システムへの入力をRPAツールに担わせることで、自動的に商品名や商品数が反映されるようになるので、納入したことを知らせるためだけの報告や連絡が不要になります。自動で納入され在庫が増えたらメールなどで通知する仕組みもRPAツールで自動化しても良いでしょう。また、在庫が確保された時点でデータベース上で注文に応じた納品書を作成、配送伝票の印刷や手配の指示をRPAツールで自動化すると、さらに事務作業が少なくなっていきます。

配送手配が済んだら配送伝票の伝票番号の連絡や発送メールなどを送る仕組みをRPAツールで組み込んでも良いでしょう。同時に発送して少なくなった分の在庫を再度発注する仕組みや品薄や在庫切れに応じて担当者に通知するなどの機能があると、発注忘れや注文忘れのようなヒューマンエラーも低減できます。

イレギュラーな要素に対応するためのマニュアルを作る

OCRで納品書など社外からの書類を電子化する中で、やはりイレギュラーな要素やパターンが現れてくるのも事実です。もちろん、それらが事務作業における人員が必要だった、または完全に自動化できないとされる原因ではありますが、それらの情報を蓄積することで自動で対処することは可能です。また、どんな場合においてもRPAツールで自動化された部分を手動で行える仕組みは必ず残しておきましょう。

その他、RPAツールによって自動化した部分の作業や業務がわからなくなってしまわないようにするためにも、手順をまとめたマニュアルを作って共有することも大切です。同時に属人化しないようにするため、またはブラックボックス化させないことも意識することをおすすめします。

まとめ:実務レベルで運用するためにも適切なOCRの導入を

今回はOCRで納品書など社外からの書類の電子化で業務を最適化する方法をご紹介しました。

OCRとRPAを組み合わせる方法として、簡単な受発注における例を出しましたが、その他の業務や作業において発生する社内外の書類もOCRで読み込む体制、または誰でも気軽にOCRが使える状態にすることで、さらに様々な範囲の業務をRPAによって自動化できるようになります。同時に一見すると役に立たないような情報であっても、蓄積されビックデータとして育つことで、将来的に価値のある情報資産となることも忘れてはいけません。

しかし、OCRは便利そうだけれど、自動化も含めた業務プロセスの構築が現実的に見えないとお悩みの方もいらっしゃるでしょう。その場合は当社の提供する「AnyForm OCR」の利用をおすすめします。AnyForm OCRはOCR帳票設計や実務で使いやすい現場に即したインターフェイスを持っており、実務レベルでOCRを導入できる機能を複数備えております。同時に今回お話したような自動化を可能とするためのRPAツールとの連携も可能です。この記事でご紹介したことはほぼ実現可能ですので、ぜひともこの機会にお問い合わせ、ご相談ください。

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