もともとのきっかけは、ある時期にPCやソフトウェアの購入申請が頻発し、経営陣からIT資産管理の適正化を図るためのソフトウェア導入を指示されたことです。 それまで弊社で行っていたIT資産管理は、かなり人的なものでした。 全ての部門管理者に担当部署のPC台数やOS種類などを調べてもらい、それらの情報を私たちがまとめ、経営陣に提出していました。 この作業は年に1～2回でしたが、人事異動やリースアップでPCが入れ替わることも多く煩雑な作業でした。 当時はシステム管理部のメンバー3名ですべての作業を行っていたため、膨大な時間と労力がかかっていました。 それまでも何度かIT資産管理システムの導入を提案していたのですが、導入メリットが見えにくいためか稟議が通らなかったという経緯がありました。 そんな折の上層部からの指示に、早速システムの検討を始めたのです。 製品選定にかかった時間は長かったです。 展示会や雑誌を見たり、資料請求を行ったり、評価版があるソフトウェアは実際に動作検証も行いました。 さまざまなメーカーのシステムを調べ、ようやく3社に絞ったころ、IT情報サイトに掲載されていたハンモックの APOS の記事を読みました。 そこで早速商品の説明などを伺ったところ、弊社の求めていた機能とサービスを包括していたことがわかり、導入を決めました。それまではとても長かったのですが、APOS を知ってから導入まではあっと言う間でした。

一番の決め手は、APOS が AssetView の運用アウトソーシングサービスであったことです。 会社ごとに担当者がつき、定期訪問や3ヶ月に1度のレポート提出など、運用のサポートが受けられるサービスです。 弊社は国内に7拠点、PCは800台弱あり、海外の拠点を加えるとそれ以上になります。 現在では個別のPC管理は各拠点・各部門のシステム管理者が行いますが、IT資産における全体的な戦略や新規の企画などは当部門の3名で行っております。 決して人数が多いわけではありませんから、APOS を利用することでIT資産管理を運用するための工数を削減できることが最大の魅力でした。 それまでは不可能に近かった膨大なログ解析も、定期的に社内へアウトプットすることができるようになりました。 それによって問題が可視化されたことが、社員のIT資産に対しての意識が大きく高まるきっかけになったと言えるでしょう。
もう一つのポイントは AssetView の動作が軽いことです。それまでに試したものは、動作が重いものが多く、弊社の業務内容とマッチしないだろうと思っていました。 弊社ではマニュアル制作を行っているので、制作用ソフトが入っているPCが多く、ただでさえPCが重くなっています。 その上さらに重くなるソフトの導入は、社員に拒否感を持たれてしまいます。 機能については、必要な機能をオプションとして選択できますし特に問題はありません。 弊社にとっては、定期訪問やレポートなどのサービスが最大のメリットとなっています。

導入に対しては、最初は批判的な意見も多かったです。 しかし実際に導入してみるとその効果は大きく、だんだんと社員の間で『アンチウイルスソフトと同じように、PCにインストールしておかなければいけないもの』として認知されるようになりました。 具体的な効果を挙げるとソフトウェアの適正化です。 例えば、あるソフトが絶対に必要だと主張する社員がいたとしましょう。 しかし実際に稼働率を出し、週に１回程度しか使用していないことをデータで見せると、納得してソフト削除に協力するようになりました。 現在社内にWindows XP端末が残存しているのですが、セキュリティ設定に不安要素があるのため設定状況を調べてほしいと 社内のISMS事務局から依頼がきたことがありました。 最初は1件1件手動で調べ、1ヶ月単位でまとめていたのですが、 多大な工数を必要とする大変な作業でした。 そこでハンモックの担当者に相談し、自動で必要な情報が収集出来る設定をレクチャーしてもらい、迅速な情報収集とその対策検討が可能となりました。

弊社は情報マネジメントセキュリティシステム（ISMS）を取得しています。 そこで、各部署から1名ISMS委員を選出し、委員会を設けています。 毎月、ISMS事務局のメンバーが参加するISMS発表会があるのですが、そこで APOS のレポートからセキュリティ違反に関する情報をピックアップし、指摘事項としてメンバーへ通知しています。 セキュリティに関しては、このように事務局から委員へ伝達し、各部署へ周知されます。 最初は APOS のデータをどう運用しようかと考えあぐねていました。 最初の1年間は我々だけでデータを解析していたのですが、ちょうど時を同じくして社内でISMSの取り組みが行われたこともあり、だんだんと運用フローが固まっていきました。

POS を導入し、運用を始めてからもう6年。APOS は、機能面ではほとんど問題はありません。 社内システム管理部門としてはツールとして活用させていただき、ISMS委員会と連携し情報セキュリティリスクを早い段階でチェックする体制も作れました。 今ではなくてはならないソフトだと認知されています。 今後は、SNSの流行などにより社員の行動も変化してきましたので、セキュリティ対応も一層強化していかなければいけません。 APOS は機能や操作性が年々進化していることを実感しているので、 これからも担当者とコミュニケーションを密に取り、社内IT資産の管理性を向上させていきたいと思っています。