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IT資産管理ソフト『AssetView』 > 導入事例 > 学校法人 拓殖大学 様

学校法人 拓殖大学様

Excel台帳からの劇的な業務改善、効率アップ

教育現場を裏側で支えるシステムとして選んだ、 AssetView。

1900年、台湾協会学校として台湾開発に貢献する人材の育成を目的に設立された、拓殖大学。建学以来一貫した精神の元、世界各地で活躍する多くの卒業生を輩出した、国際大学のパイオニア的存在である。さらなる国際化が進み、政治・経済・文化のあらゆる活動が国という枠を超えた現代において、異なる文化や生活様式の人々と共に生きる視点を持った人材の育成に力を入れている。今回は、同大学のネットワーク、ソフトウェアを管理する、図書館・情報センター事務部 八王子電算課 課長補佐の岡本様に、AssetView 導入の経緯、活用方法について伺った。

図書館・情報センター事務部八王子電算課 岡本 慎一郎様
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    導入の背景:Excelでの台帳管理、ファイルサーバーのアクセスログ取得という二つの課題

    導入の背景を教えてください。
    AssetViewの導入前、電算課の業務において二つの大きな課題がありました。当時、PCの新規設置や稼働中の筐体管理をしたりするのに、型番や台数をExcelで作成した台帳に記入していました。また、ライセンス契約をしているソフトウェアに関して、どのソフトがどのPCに導入されているのかなども同様にExcel台帳で管理していました。ただやはり、PCは長く使っていれば故障も発生するため、その都度機器の置き換えと、当該PCにどのようなソフトウェアが入っていたのかの引き当て作業がExcel台帳では非常に煩雑でした。その点が、当時抱えていた一つ目の大きな課題となります。
    もう一つの課題として、ファイルサーバーのアクセスログの管理をサーバー側で行っていた、というものがあります。この方法だとクライアント起点の詳細なログが取得しづらく、インシデント管理等の観点で、細かいログの保管を必要としていたこともあり、やはり優れた管理機能を備えたソフトの導入が必要だと感じていました。Excelベースでの台帳管理からの脱却、および詳細なログ管理、という二つの課題を解決できる管理システムの導入が、当時の我々に課せられていたミッションでした。

    選択の理由:拡張性、わかりやすいインターフェイスが決め手

    当社製品を選択していただいた経緯はどのようなものですか?
    前述のような課題を抱えてはいたのですが、実際にそれを解決するためにはどういった製品があるのか、我々にはまったく知識がありませんでした。Web検索を頼りに情報収集を進め、ある日AssetViewに出会いました。詳しく調べてみるうちに、この製品は我々の課題を解決できるのではとの思いを強め、ハンモックへ問い合わせをしました。担当営業にすぐ来校してもらい、実際にデモ機を触らせてもらうなどして検討を進めました。検討期間は半年ほどで、最終的に絞られた2社から、AssetView を選んだという形です。
    決め手になったのは、前述で抱えていた課題を解決できる機能を実装していたこともさることながら、AssetView は他社製品に比べ配信機能が充実していたことです。各PCへのファイル、ソフトの展開、パッチの適用状況の確認、さらにそれらの拡張性という面で非常に優れていました。マクロメーション機能など、細かな条件分岐などのインターフェイスも使いやすくユーザーフレンドリーで、慣れてくればかなり詳細に作り込むことも可能でした。他社製品の場合、そこまで作り込む、使い込むとなると、別途コストや時間がかかるといったことがありましたので、AssetView を選んだ大きな要因になったと思います。

    導入効果:万が一の不測の事態にも安心感のある AssetView

    実際に導入された効果はいかがですか?
    画像Excel台帳で管理していると、どうしても台帳自体の管理がおざなりになっていくという傾向があります。いつの間にか複数のファイルができておりどれが最新なのかわからないといったような状態は、管理を複雑にするだけではなく、作業効率も著しくダウンさせていました。その点 AssetView 導入後は、すべてのクライアントにプログラムをインストールしているため統括的な管理が可能になり、さらにそれを管理画面で一目瞭然で確認できるのは大きな運用上のメリットでした。また、PCやネットワークを利用する上で避けては通れないウィルス対策を行う際にも、AssetView の操作ログは有利に働くと考えています。万が一何か不測の事態が発生した際、実際に何が起こったのか、どのような操作がその事態を招いたのかがログで追えることは大きなメリットですし、AssetView ではそれが詳細にわかるということで安心感があります。
    もちろん何も起こらないことが最良ではありますが、当部署の業務も多岐に渡るため、セキュリティだけに注力することはできません。たとえばファイルロックなどの現象が発生した際、ファイル操作の履歴を辿ることができれば、それがウィルスやマルウェアなどによるものなのか、どの程度に影響を及ぼしたのかなど、原因の究明をすることができます。これをもし AssetView 抜きでやろうとしたら、今の倍の時間を費やしても難しいのではないでしょうか。
    自分たちのネットワークや資産を保護することはもちろん大前提ですが、万が一何かが起こった際にもその被害を最小限に食い止め、原因を即座に究明できるという点で、AssetView には大きな信頼を置いています。

    運用の工夫:劇的に短縮された置き換え作業空いた時間を別の業務に充てられる

    日常業務の運営において、工夫された点などはございますか?
    AssetView を導入したことで最も大きかったのは、やはりExcelでの台帳管理から開放されたことです。ファイルでの管理からシステムへの移行は、業務環境を劇的に変えたと感じています。クライアントの置き換え作業に関しても、以前は機器を置き換えて、台帳を書き換えて、整合性を確認してといった作業が必要でしたが、今は本当にただ置き換えとクライアントプログラムのインストールだけで完了します。その辺りの、手間と時間がかかっていた作業工数が大幅に短縮されたため、空いた時間を積極的に他の業務へ充てることができています。

    今後の展開:試してみたい暗号化機能、セキュリティ対策も AssetView へ一本化

    Q:今後はどのような展開をお考えでしょうか?
    画像セキュリティ対策の一環として、ファイル暗号化機能に大変興味を持っています。これまでは、資産管理、運用補助的な位置づけで AssetView を利用してきましたが、昨今のセキュリティ対策の重要性が増していることから、もう一歩踏み込んだセキュリティ対策製品としての運用にも活用していきたいと考えています。

    取材日:2017年2月8日

    学校法人 拓殖大学

    https://www.takushoku-u.ac.jp

    設立
    1900年(明治33年)
    生徒数
    9,387人(平成28年5月現在)

    ※掲載された導入企業様のご担当者様役職名等は取材日現在のものです。
    記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。

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