AssetView Standard パッケージ は、2011年から利用しています。それまでは、PCのポートを閉じる機能をメインとしたソフトウェアを使っていたのですが、それだけでは不十分であるため、統合的な資産管理システムの導入を検討していました。西東京市の庁舎は田無庁舎と保谷庁舎の2つの庁舎に分かれているため、両庁舎と外部施設に設置しているPCの統合管理が行える AssetView の採用により、運用が効率化したことを感じています。導入から5年が経過しますが、既になくてはならない存在です。
そして、2016年1月からマイナンバー制度の本格運用が始まるにあたり、セキュリティ対策の強化を検討していました。ご存知の通り、マイナンバーの運用は厳格な個人情報対策が必要となりますので、慎重に選択する必要がありました。ちょうどそのころ、AssetViewのマイナンバーパッケージについてお話をいただいたのが導入のきっかけになりました。AssetView はIT資産管理ソフトとして利用していましたが、PC内に個人情報やマイナンバーなどの重要な情報を含むファイルを保存していないかをチェックする機能があり、資産管理に加えてマイナンバー対策も行えるため、AssetView マイナンバーパッケージの導入は、セキュリティ対策の強化につながると考えました。

AssetView で、マイナンバー対策も十分に行えるということと、ソフトウェアのバージョンアップで対応できるとのことでしたので、まずは AssetView を導入しました。導入もかなりスムーズに進みました。既に利用している画面や操作方法が前提としてありますので、実務のイメージもしやすかったですね。AssetView は操作がとても分かりやすく、実際にマイナンバー対策は、専用のテンプレート画面でステップに沿って操作していくだけでかんたんに設定できました。画面上にマイナンバーガイドラインの内容も表示されているので、ガイドラインのどの対応内容についての設定をしているかを把握することができて便利です。
市役所は定期的な人事異動があり、およそ5年間隔で部署を異動することが多いため、業務を継続して行っていく必要があることを考えると、やはり操作が分かりやすいというのは非常に重要です。

庁舎でもマイナンバーの運用が始まりました。特定個人情報の扱いには慎重を期す必要がありますので、職員それぞれのPC内のデータについても適切に管理していく必要があります。AssetView には、PC内にどのようなファイルを保存しているかをチェックする機能があるのですが、非常に重宝しています。
これは偶然だったのですが、PC内に保存してある個人情報ファイルを開くと、警告メッセージが表示される機能を有効にしたところ、表示されたメッセージについて、職員から複数の問い合わせがありました。実際のファイルを確認してみると、12桁以上のマイナンバーではない数字を含むファイルだったのですが、ローカルPCに保存されていたファイル内の別の数字がチェックされたのです。これがマイナンバーのチェックに切り替わると、マイナンバーを含む可能性のあるファイルをローカルPCへ保存しようとした際に、随時チェックされるということが実証されました。今後はシステムとして制御できるので、その点での期待は大きいものがあります。意図したわけではなかったのですが、結果的に現状のセキュリティリスクに対するチェック機能を実感することができました。その他にも、各課で利用しているシステムのログイン状況をチェックできる機能を活用しています。いつ、どのシステムにどのようなIDでログインしているかを把握することができるため、不正アクセスのチェックに役立っています。
また、既存機能のPC操作ログ機能を活用し、環境省が定めた「エコアクション21」というガイドラインに基づいた取組みにも AssetView を活用しています。現状、昼休みには全体の3割程度のPCがスリープモード状態にしていることを把握できています。まだ目標には届いていませんが、それだけでも使用する電力量はかなり違います。業務時間外に起動していたPCについても把握することができ、これも AssetView がなければできなかったことですね。

情報漏洩対策というと、マルウェア感染やサイバー攻撃など、外部からの攻撃による大量漏洩に目が行きがちです。しかし実際には、それが意図的であるかどうかに関わらず、内部からの情報の持ち出しの方が問題になることが多く、そういった内部統制の方がより重要だと感じています。その点は、デバイス制御機能を活用し、情報漏洩対策を行っています。これはマイナンバーを扱う際にも大変有効な機能ですので、今後もセキュリティレベルを調整しながら継続して運用していきたいと考えています。

「マイナンバー対策」というと何か特別な施策をイメージしがちですが、重要なのはとにかく情報を守ることです。そのために必要なのは包括的な仕組みであり、ルール作りだと思っています。その点で、AssetView は、ルールに則した対策を行うのに有効なソフトウェアだと感じていますし、多機能なので、今後起こり得る変化にも対応できる汎用性を持っていると思います。あまり流行りに左右されず、普段からしっかりとした情報漏洩対策を行っていくことが重要だと考えています。